# Google Workspace Studio (voorheen Flows): no-code automatisering uitgelegd

Met **Google Workspace Studio** automatiseer je terugkerend werk in Gmail, Drive, Sheets en Chat zonder een regel code te schrijven. Deze tool werd in 2025 aangekondigd onder de naam Workspace Flows en heet sinds de brede uitrol Workspace Studio. In dit artikel lees je precies wat het is, hoe triggers en acties samenwerken, en hoe je in een paar minuten je eerste flow live hebt staan.

[[TOC]]

## Wat is Google Workspace Studio

Google Workspace Studio is een visuele no-code automatiseringstool die ingebouwd zit in je Workspace-omgeving en wordt aangedreven door Gemini. In plaats van handmatig elke keer dezelfde stappen te herhalen, beschrijf je één keer wat er moet gebeuren en daarna draait het automatisch. Je kunt een flow zelfs in gewone taal omschrijven, bijvoorbeeld "elke vrijdag een herinnering om mijn tracker bij te werken", waarna Gemini de opzet voor je maakt. Denk verder aan het sorteren van inkomende mail, het kopiëren van bijlagen naar Drive of het versturen van een melding in Chat.

Het grote voordeel is dat je niets hoeft te installeren of te koppelen via externe diensten. Alles loopt binnen Google's eigen beveiligde infrastructuur, dus je data blijft in je Workspace-omgeving. Voor teams die geen ontwikkelaar in huis hebben is dit de snelste manier om processen te stroomlijnen.

:::info title="Flows is nu Workspace Studio"
Bij de aankondiging tijdens Google Cloud Next 2025 heette deze tool nog Workspace Flows. Sinds de brede uitrol vanaf december 2025 is de naam Google Workspace Studio. In maart 2026 was de tool beschikbaar voor alle Rapid Release- en Scheduled Release-domeinen. Kom je de oude naam Flows nog ergens tegen, dan gaat het over dezelfde functionaliteit.
:::

## Hoe werkt een flow: triggers en acties

Elke flow bestaat uit een paar bouwstenen. Een **starter** (de trigger) is de gebeurtenis die de flow start, bijvoorbeeld een nieuwe e-mail met een bepaald label of een vast tijdstip. Een **stap** (de actie) is wat er daarna gebeurt, bijvoorbeeld een rij toevoegen aan een spreadsheet of een antwoord opstellen. Met **variabelen** geef je gegevens door tussen de stappen, zoals de afzender of de datum uit de binnenkomende mail. Je kunt meerdere stappen achter elkaar zetten, zodat één starter een hele keten in gang zet.

De kracht zit in de combinatie. Een binnenkomende offerteaanvraag kan tegelijk een taak aanmaken, een mailtje naar de verkoper sturen en de aanvraag loggen in Sheets. Zonder Studio zou je dat drie keer handmatig doen. Omdat Gemini meedenkt, kan een stap ook redeneren over de inhoud, bijvoorbeeld een mail labelen als "Beantwoorden" zodra er een vraag in staat.

Een eenvoudige flow voor offertes ziet er bijvoorbeeld zo uit:

| Onderdeel | Wat het doet |
| --- | --- |
| Starter | Nieuwe e-mail met label 'Offerte' komt binnen |
| Stap 1 | Bijlage opslaan in de Drive-map Offertes |
| Stap 2 | Rij toevoegen in Sheets met afzender en datum |
| Stap 3 | Bericht sturen in de Chat-ruimte Sales |

## Je eerste flow bouwen

Beginnen is eenvoudiger dan je denkt. Je hoeft alleen te weten welk handmatig proces je wilt wegautomatiseren. Begin klein, met één starter en één stap, en breid daarna uit.

:::howto title="Stap voor stap je eerste flow maken"
1. Open Google Workspace Studio via `studio.workspace.google.com` of het apps-menu in je Workspace.
2. Klik op **Nieuwe flow** en geef hem een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Offertes loggen'. Je kunt ook in gewone taal beschrijven wat je wilt en Gemini een opzet laten maken.
3. Kies een starter, bijvoorbeeld 'Nieuwe e-mail met label'. Stel het label in op 'Offerte'.
4. Voeg een stap toe en kies 'Rij toevoegen in Sheets'. Selecteer het spreadsheet en de juiste kolommen.
5. Test de flow met een voorbeeldmail om te zien of de rij correct verschijnt.
6. Zet de flow aan. Vanaf nu draait hij automatisch.
:::

:::tip title="Geef flows een duidelijke naam"
Geef je flows altijd een naam die het doel beschrijft, niet de techniek. 'Offertes loggen' is duidelijker dan 'Mail naar Sheets'. Als je er later twintig hebt, dank je jezelf voor de duidelijke namen.
:::

## Veelgemaakte fouten vermijden

Automatisering die fout loopt is vervelender dan handwerk. De meest voorkomende valkuil is een starter die te breed is, waardoor de flow te vaak afgaat. Maak je starters zo specifiek mogelijk met labels of filters.

:::warn title="Test eerst op testdata"
Test een nieuwe flow altijd eerst met een testlabel of testmap voordat je hem op echte data loslaat. Een verkeerd geconfigureerde flow kan in een paar seconden honderden ongewenste acties uitvoeren.
:::

Let ook op rechten. Een flow draait onder een account, dus hij kan alleen bij data waar dat account toegang toe heeft. Deel je een flow met een collega, controleer dan of die collega de juiste rechten heeft op de gekoppelde Drive-mappen en spreadsheets. Houd er ook rekening mee dat een beheerder Studio per organisatie-eenheid of groep aan of uit kan zetten in de Admin-console.

:::faq
### Heet het nu Flows of Workspace Studio?
Beide namen verwijzen naar dezelfde tool. De functie werd in 2025 aangekondigd als Workspace Flows en heet sinds de brede uitrol vanaf december 2025 Google Workspace Studio. In bestaande artikelen en menu's kun je de oude naam nog tegenkomen.

### Kost Google Workspace Studio extra geld?
Studio zit bij veel Workspace-edities inbegrepen, waaronder Business Starter, Standard en Plus en de Enterprise- en Education-edities. De exacte beschikbaarheid verschilt per editie en kan veranderen. Controleer in je Admin-console of de functie aanstaat voor jouw organisatie.

### Met welke apps werkt Studio?
Studio koppelt met Google-apps zoals Gmail, Drive, Sheets, Chat en Calendar. Daarnaast zijn er koppelingen met externe diensten zoals Asana, Jira, Mailchimp en Salesforce, en kun je via Apps Script verbinden met eigen systemen.

### Kan ik flows delen met mijn team?
Ja, je kunt een flow delen zodat collega's hem kunnen gebruiken of aanpassen. Houd er rekening mee dat een gedeelde flow draait onder de rechten van degene die hem activeert.

### Wat gebeurt er als een actie mislukt?
Studio logt de fout en je kunt in het overzicht zien welke runs zijn mislukt en waarom. Zo kun je gericht corrigeren en de flow opnieuw laten draaien.

### Kan ik een flow tijdelijk uitzetten?
Ja, je kunt een flow aan of uit zetten zonder hem te verwijderen. Dat is handig tijdens vakanties of bij onderhoud.
:::

## Wanneer kies je voor Studio

Studio is ideaal voor herhalende taken binnen Workspace, van simpele meldingen tot meerstaps-workflows waarin Gemini meedenkt. Wil je koppelen met externe systemen zoals een CRM of supporttool, dan zijn er ingebouwde integraties en kun je voor maatwerk met eigen logica Apps Script gebruiken. Begin met Studio voor de quick wins en breid uit zodra je grenzen tegenkomt.