# Google Workspace koppelen aan een CRM-systeem

[[TOC]]

Een CRM-systeem heeft alleen waarde als het actuele, volledige data bevat. De meeste CRM-systemen bieden Google Workspace-integraties die Gmail, Agenda en Drive verbinden met de CRM-database. De manier waarop je die koppeling configureert, bepaalt hoe waardevol ze wordt.

## Voorbereiding: welke data wil je synchroniseren?

Voordat je een integratie instelt, beantwoord je vier vragen:

1. **Contacten**: synchroniseer je CRM-contacten naar Google Contacten en omgekeerd?
2. **E-mail**: log je e-mails automatisch als CRM-activiteiten?
3. **Agenda**: synchroniseer je CRM-deals of -taken als Google Agenda-afspraken?
4. **Bestanden**: koppel je Drive-documenten aan CRM-records?

Kies bewust welke synchronisaties je nodig hebt. Meer synchronisatie is niet altijd beter. Overgekoppelde systemen leiden juist tot dubbele data en conflicten.

:::tip title="Begin klein"
Start met de koppeling die je team het vaakst gebruikt, meestal e-mail loggen op contactniveau. Breid pas uit naar agenda- en bestandssynchronisatie als de eerste koppeling stabiel draait.
:::

## Populaire CRM's en hun native Workspace-integratie

**HubSpot**
Installeer de HubSpot-connector via de Google Workspace Marketplace. Daarna verschijnt er een zijpaneel in Gmail waarmee je e-mails met een klik logt op de juiste contactpersoon. Wie liever niets handmatig doet, voegt het persoonlijke HubSpot-BCC-adres toe (te vinden onder Instellingen, Algemeen, E-mail), waarna elke verzonden e-mail automatisch wordt gelogd. De connector werkt ook in de Gmail-app op iOS en Android en in elke moderne browser.

**Salesforce**
Salesforce werkt sinds 2024 met de Gmail-integratie (het Gmail-zijpaneel) in combinatie met Einstein Activity Capture. Het oude losse product Salesforce Inbox is uitgefaseerd. Einstein Activity Capture legt op de achtergrond e-mails en agenda-items vast en koppelt ze aan de bijbehorende Salesforce-records. Houd er rekening mee dat die vastgelegde e-mail- en agendadata standaard op de servers van Salesforce staat en niet in je eigen Salesforce-database, waardoor je er geen custom rapporten op kunt draaien.

**Pipedrive**
Pipedrive heeft een Gmail-add-on die je installeert via de Google Workspace Marketplace. In het zijpaneel zie je of de afzender al als contact bestaat, en je maakt direct nieuwe contacten, deals, activiteiten en notities aan die automatisch terugsynchroniseren naar Pipedrive. De add-on werkt op alle Workspace-abonnementen.

:::howto title="Een CRM-add-on installeren vanuit Gmail"
1. Open Gmail in de browser.
2. Klik rechtsboven op het **Google-apps-raster** (de negen puntjes) en open de **Google Workspace Marketplace**, of klik op het pluspictogram in het zijpaneel rechts.
3. Zoek op de naam van je CRM, bijvoorbeeld `HubSpot` of `Pipedrive`.
4. Klik op **Installeren** en verleen de gevraagde rechten.
5. Open een e-mail: de CRM-zijbalk verschijnt nu rechts in Gmail.
:::

:::warn title="Rol de add-on centraal uit voor grotere teams"
Voor teams vanaf ongeveer tien tot vijftien gebruikers kan een Workspace-beheerder de Marketplace-add-on in een keer naar iedereen pushen vanuit de Google Admin Console. Dat voorkomt dat iedereen zelf moet installeren en zorgt voor consistente OAuth-rechten.
:::

## Zapier of Make als middleware voor systemen zonder native integratie

Heeft je CRM geen native Google Workspace-integratie, dan koppel je via Zapier of Make (voorheen Integromat).

**Voorbeeld: nieuw CRM-contact wordt Google Contact**

1. Maak een Zap (Zapier) of Scenario (Make).
2. Trigger: nieuw contact in je CRM.
3. Actie: maak een contact aan in Google Contacten.
4. Koppel de velden: naam, e-mail, telefoon en bedrijf.

**Voorbeeld: gelabelde Gmail-e-mail wordt CRM-notitie**

1. Trigger: nieuwe e-mail met het label `CRM-log` in Gmail.
2. Actie: zoek het CRM-contact op basis van de afzender.
3. Actie: voeg een notitie toe aan dat CRM-contact.

## Gegevensbeheer na implementatie

Na het instellen van de integratie:

- Controleer de eerste week handmatig of de synchronisaties kloppen.
- Stel conflictregels in: wat wint bij een verschil, het CRM of Workspace?
- Spreek met het team af welke data via welk systeem wordt ingevoerd.
- Documenteer de integratie zodat je bij uitval snel kunt herstellen.

Bekijk de integratie elk kwartaal opnieuw: zijn de workflows nog relevant en zijn er betere opties beschikbaar?

:::faq
### Is het veilig om mijn CRM toegang te geven tot mijn Gmail?
Controleer altijd welke permissies de add-on vraagt. Legitieme CRM-add-ons vragen lees- en schrijftoegang tot Gmail (voor het loggen van e-mails) en toegang tot je agenda. Ze vragen geen toegang tot Drive-bestanden buiten de CRM-context. Lees de privacyverklaring van de leverancier. Twijfel je, beperk de toegang dan via de OAuth-instellingen in de Google Admin Console.

### Wat is het verschil tussen Salesforce Inbox en Einstein Activity Capture?
Salesforce Inbox was het oudere, losse product voor e-mailtracking en is uitgefaseerd. De huidige aanpak is de Gmail-integratie (het zijpaneel in Gmail) plus Einstein Activity Capture, dat e-mails en agenda-items automatisch op de achtergrond vastlegt en aan de juiste records koppelt.

### Kan ik twee-weg-synchronisatie instellen voor contacten?
Ja, de meeste native integraties en middleware-tools ondersteunen twee-weg-synchronisatie. Spreek wel vooraf af welk systeem leidend is bij een conflict, anders overschrijven beide kanten elkaars wijzigingen. Begin eventueel met een-weg-synchronisatie en schakel pas naar twee-weg als de data schoon is.

### Wat doe ik als mijn CRM geen native Google Workspace-koppeling heeft?
Gebruik een middleware-service als Zapier of Make. Je bouwt dan zelf de stappen: een trigger in het ene systeem en een actie in het andere. Dat is iets meer onderhoud, maar je houdt volledige controle over welke velden worden gekoppeld.

### Worden mijn e-mails opgeslagen in mijn eigen CRM-database?
Dat verschilt per tool. Bij Einstein Activity Capture staat de e-mail- en agendadata op de servers van Salesforce en niet in je eigen database, waardoor je er geen custom rapporten op kunt draaien. Bij andere koppelingen wordt de e-mail vaak als activiteit in het CRM zelf opgeslagen. Controleer dit per integratie als rapportage voor jou belangrijk is.
:::