# DocuSign koppelen aan Google Workspace

Door **DocuSign te koppelen aan Google Workspace** laat je documenten digitaal ondertekenen zonder je vertrouwde omgeving te verlaten. In dit artikel installeer je de officiele add-on, verstuur je een document ter ondertekening vanuit Drive, Gmail of Docs en zet je getekende stukken automatisch terug in Drive.

[[TOC]]

## Waarom DocuSign en Workspace koppelen

DocuSign is een platform voor rechtsgeldige digitale handtekeningen. Veel documenten die getekend moeten worden, leven al in Google Drive of komen binnen via Gmail. Zonder koppeling download je een bestand, upload je het in DocuSign en sla je het getekende stuk weer ergens op. Dat is omslachtig en foutgevoelig.

De koppeling met Google Workspace maakt dat overbodig. Je verstuurt een Drive-document met een paar klikken ter ondertekening, de ontvanger tekent, en het getekende exemplaar landt automatisch terug in Drive. Zo houd je het ondertekenproces snel en netjes gearchiveerd.

:::info title="Een add-on voor drie plekken"
DocuSign biedt sinds de vernieuwde integratie een enkele add-on, **Docusign eSignature for Google Workspace**, die Gmail, Drive en Docs in een keer afdekt. Je installeert hem dus maar een keer en gebruikt DocuSign vervolgens overal: je tekent bijlagen in Gmail, verstuurt bestanden uit Drive en stuurt het document waar je in werkt direct vanuit Docs ter ondertekening.
:::

## Een document ter ondertekening versturen

Vanuit Drive is de koppeling het meest gebruikt. Je selecteert een document, voegt ondertekenaars toe en plaatst handtekeningvelden, allemaal zonder Drive te verlaten.

:::howto title="Een Drive-document laten ondertekenen via DocuSign"
1. Installeer de add-on **Docusign eSignature for Google Workspace** uit de Google Workspace Marketplace.
2. Open in Drive het document dat ondertekend moet worden.
3. Kies in het menu voor `Openen met` en daarna DocuSign, en log in met je DocuSign-account.
4. Voeg de ontvangers toe en bepaal eventueel de ondertekenvolgorde.
5. Sleep handtekening- en datumvelden naar de juiste plekken in het document.
6. Verstuur het document en volg de status vanuit DocuSign.
:::

:::tip title="Werk met sjablonen"
Maak voor terugkerende documenten zoals contracten of NDA's een DocuSign-sjabloon met vaste velden. Dan hoef je alleen nog de ontvanger te kiezen en bespaar je elke keer het opnieuw plaatsen van handtekeningvelden.
:::

## Getekende documenten automatisch opslaan

Na ondertekening wil je het definitieve exemplaar op een vaste plek bewaren. De koppeling kan getekende documenten automatisch terugzetten in Drive (de write-back naar Drive), zodat je archief altijd compleet is.

Het proces verloopt dan zo:

| Stap | Wat gebeurt er |
| --- | --- |
| Klaarzetten | Document staat in Drive klaar voor ondertekening |
| Versturen | DocuSign stuurt het document naar de ondertekenaars |
| Ondertekenen | Ontvangers zetten hun handtekening |
| Opslaan | Getekend exemplaar gaat automatisch terug naar Drive |
| Archiveren | Document wordt bewaard in de juiste contractmap |

Voor extra automatisering, bijvoorbeeld een rij in Sheets bij elke voltooide ondertekening, gebruik je [[make-workspace-scenario|Make]] of [[zapier-workspace-zap|Zapier]].

## Beveiliging en rechtsgeldigheid

Handtekeningdocumenten zijn juridisch bindend en bevatten persoonsgegevens. Behandel de koppeling daarom met zorg en houd je archief beschermd.

:::danger title="Beperk de toegang tot je contractmap"
Sla getekende contracten op in een Drive-map met beperkte toegang, niet in een breed gedeelde map. Een getekend contract dat per ongeluk te breed gedeeld wordt, lekt zowel persoonsgegevens als vertrouwelijke afspraken. Controleer de mapdeling voordat je automatisch opslaan inschakelt.
:::

## Workflows en goedkeuringen automatiseren

DocuSign wordt pas echt krachtig als je het inbedt in een groter goedkeuringsproces. Een contract dat getekend moet worden, doorloopt vaak meerdere stappen: opstellen, interne goedkeuring, ondertekening door de klant en archivering. Door DocuSign te koppelen aan je Workspace-workflow automatiseer je die keten, zodat elke stap automatisch de volgende in gang zet zonder dat iemand handmatig hoeft door te sturen.

Een concreet voorbeeld: zodra een verkoper een offerte goedkeurt in een Sheet, stuurt een automatisering het bijbehorende document via DocuSign naar de klant. Is het getekend, dan landt het in de juiste contractmap en wordt de status in het CRM bijgewerkt. Zo'n vloeiende keten bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat documenten blijven liggen omdat iemand vergat ze door te sturen.

Bij het automatiseren van handtekeningprocessen is zorgvuldigheid extra belangrijk, omdat het om bindende documenten gaat. Bouw controlemomenten in waar nodig, zodat een mens kan ingrijpen voordat een definitief contract de deur uit gaat. Test de hele keten grondig met testdocumenten voordat je hem op echte contracten loslaat. Een goed doordachte, geteste workflow combineert de snelheid van automatisering met de zekerheid dat er niets ongezien of ongecontroleerd wordt verstuurd.

:::faq
### Zijn DocuSign-handtekeningen rechtsgeldig?
Ja, DocuSign-handtekeningen zijn in veel rechtsgebieden rechtsgeldig, waaronder onder de Europese eIDAS-verordening. De standaardhandtekening valt doorgaans onder de elektronische handtekening of de geavanceerde elektronische handtekening. Controleer voor specifieke documenttypen of er aanvullende eisen gelden, zoals een gekwalificeerde handtekening.

### Heb ik een betaald DocuSign-account nodig?
Voor het versturen van documenten ter ondertekening heb je een DocuSign-abonnement nodig. Ondertekenaars die alleen tekenen, hebben meestal geen eigen account nodig.

### Moet ik drie aparte add-ons installeren?
Nee. De vernieuwde integratie bestaat uit een enkele add-on die Gmail, Drive en Docs tegelijk afdekt. Je installeert hem een keer uit de Google Workspace Marketplace en gebruikt DocuSign daarna in alle drie de apps.

### Kan ik de status van een ondertekening volgen?
Ja, DocuSign toont de status van elk verstuurd document en stuurt meldingen wanneer een ontvanger het document opent, ondertekent of weigert.

### Werkt de koppeling tijdens het schrijven in Docs?
Ja, vanuit Docs stuur je het document waarin je werkt direct ter ondertekening, zonder het eerst als apart bestand te exporteren.

### Komen getekende documenten automatisch terug in Drive?
Ja, met de write-back naar Drive worden voltooide documenten automatisch teruggezet in Google Drive, zodat je archief vanzelf compleet blijft.
:::

## De juiste opzet kiezen

Met de enkele add-on werk je vanuit Drive, Gmail en Docs door elkaar heen, dus je hoeft niet vooraf te kiezen. Werk je vooral in Drive, dan stuur je daar je bestanden ter ondertekening. Komen veel documenten via mail binnen, dan teken je de bijlagen direct in Gmail. Voor automatische archivering en vervolgacties voeg je middleware toe. Bekijk [[workspace-marketplace-top-apps|de beste Marketplace-apps]] voor meer kant-en-klare koppelingen die je werk versnellen.