# Monday.com koppelen aan Google Workspace

Door **Monday.com te koppelen aan Google Workspace** verbind je je werkbeheer met de mail, agenda en documenten die je dagelijks gebruikt. In dit artikel stel je de integraties in, maak je items aan vanuit Gmail en bouw je bredere workflows met middleware.

[[TOC]]

## Waarom Monday.com en Workspace koppelen

Monday.com is een visueel werkbeheerplatform waarin teams taken, projecten en processen bijhouden. Maar veel werk begint in de mailbox of de agenda. Zonder koppeling tik je een aanvraag uit een mail handmatig over in een bord, met kans op fouten en vertraging.

De koppeling met Google Workspace haalt dat handwerk weg. Een mail wordt met een klik een item, een deadline op een bord verschijnt in je Google Agenda en een Drive-bestand hang je direct aan de juiste taak. Zo blijft je bord de bron van waarheid zonder dat je informatie hoeft over te typen.

:::info title="Ingebouwd integratiecentrum"
Monday.com heeft een eigen integratiecentrum waarin je met enkele klikken automatiseringen instelt met Gmail, Agenda en Drive. Je hebt hiervoor geen externe tools nodig, tenzij je wensen verder gaan dan de standaardrecepten. Integraties zijn beschikbaar vanaf het Standard-plan en hoger.
:::

## Items aanmaken vanuit Gmail

De Gmail-integratie laat je een mail omzetten in een item op een bord. Handig voor teams die veel aanvragen via mail krijgen en die gestructureerd willen opvolgen.

:::howto title="De Gmail-integratie in Monday instellen"
1. Open het bord waarop nieuwe items moeten landen.
2. Klik op de integratieknop en zoek de **Gmail**-integratie.
3. Verbind je Workspace-account en geef de gevraagde toestemmingen.
4. Kies een recept, bijvoorbeeld een nieuw item bij een mail met een bepaald label.
5. Wijs de mailvelden toe aan kolommen op je bord, zoals afzender en onderwerp.
6. Test met een voorbeeldmail en controleer of het item correct verschijnt.
:::

:::tip title="Filter met een label"
Gebruik een Gmail-label als trigger in plaats van alle inkomende mail. Zo bepaal je precies welke mails een item worden en voorkom je dat je bord volloopt met irrelevante berichten.
:::

## Agenda en Drive synchroniseren

Naast Gmail koppel je Monday aan Google Agenda en Drive. Deadlines op je borden verschijnen dan in je agenda en bestanden hang je rechtstreeks aan items. Een typische workflow ziet er zo uit:

| Stap | Wat gebeurt er |
| --- | --- |
| Trigger | Een datumkolom op een Monday-item wordt gevuld of gewijzigd. |
| Actie | Monday maakt of werkt een afspraak bij in Google Agenda. |
| Koppeling | Je hangt een Drive-bestand aan het item. |
| Resultaat | De deadline staat zichtbaar in de agenda en het bestand zit bij de taak. |

Voor workflows die verder gaan dan de standaardrecepten, bijvoorbeeld een item dat een Sheets-rapport bijwerkt, gebruik je [[make-workspace-scenario|Make]] of [[zapier-workspace-zap|Zapier]].

## Beveiliging en toegang

Werkbeheerplatforms bevatten vaak projectgevoelige informatie. Houd de koppeling daarom strak en bewust. Geef alleen de benodigde toestemmingen en controleer wie integraties beheert.

:::warn title="Let op persoonsgegevens"
Een integratie die mail of bestanden synchroniseert, kopieert mogelijk persoonsgegevens naar je borden. Beperk welke velden je overneemt en zorg dat de toegang tot het bord past bij de gevoeligheid van de gesynchroniseerde data.
:::

## Borden inrichten voor automatisering

De waarde van een Monday-koppeling staat of valt met hoe je je borden inricht. Een bord met losse, onsamenhangende kolommen levert rommelige automatiseringen op, terwijl een doordacht bord met een duidelijke statuskolom, een datumkolom en een eigenaarkolom als vanzelf goede koppelingen mogelijk maakt. Denk dus eerst na over je bordstructuur voordat je integraties aanzet.

Een statuskolom is vaak het hart van je automatisering. Door statussen als Nieuw, In behandeling en Afgerond te gebruiken, kun je recepten bouwen die bij elke statuswijziging de juiste actie in Workspace uitvoeren. Een item dat op Afgerond springt, kan automatisch een afsluitende mail sturen of een rij in een rapportage-Sheet bijwerken. Hoe consistenter je statussen, hoe betrouwbaarder je automatiseringen.

Let ook op de datumkolommen, want die voeden je agenda-synchronisatie. Gebruik je verschillende datumvelden voor startdatum en deadline, maak dan duidelijk welke daarvan in de agenda terechtkomt. Een verkeerd gekoppelde datumkolom zorgt voor afspraken op de verkeerde dag, wat snel verwarring geeft. Door je bord bewust in te richten met automatisering in gedachten, voorkom je dat je later alles moet omgooien en haal je vanaf het begin het meeste uit de koppeling met Workspace.

## De juiste opzet kiezen

Voor de meeste teams volstaan de ingebouwde recepten voor Gmail, Agenda en Drive. Heb je complexere workflows nodig, dan voeg je middleware toe. Vergelijk Monday eventueel met [[workspace-jira-koppeling|Jira]] als je tussen werkbeheertools kiest. Zie het [[workspace-automatisering-overzicht|automatiseringsoverzicht]] voor de bredere context.

:::faq
### Heb ik een bepaald Monday-plan nodig?
Automatiseringen en integraties zijn beschikbaar vanaf het Standard-plan en hoger. Op het gratis plan en het Basic-plan kun je geen Gmail-, Agenda- of Drive-integratie instellen. Het aantal toegestane acties per maand verschilt per plan: Standard biedt aanzienlijk minder ruimte dan Pro en Enterprise.

### Kan ik items koppelen aan bestaande Drive-mappen?
Ja, je kunt Drive-bestanden en -mappen aan items koppelen. Zo bewaar je het werk op de vertrouwde plek in Drive en houd je de context op het bord.

### Synchroniseren agenda-afspraken in beide richtingen?
De standaardrecepten werken meestal van Monday naar Agenda. Voor volledige tweerichtingssynchronisatie kun je middleware zoals Make, Zapier of Unito inzetten.

### Wat gebeurt er als een integratie zijn limiet bereikt?
Monday telt integratie-acties per maand op basis van je plan. Bij overschrijding stoppen de automatiseringen tot de volgende cyclus of tot je upgradet. Houd je verbruik daarom in de gaten.

### Welke Google-services kan ik native koppelen?
Monday biedt ingebouwde integraties voor Gmail, Google Agenda en Google Drive. Voor Google Sheets en andere services gebruik je doorgaans middleware om de gegevens heen en weer te schrijven.
:::