# Workspace-data koppelen aan Data Studio (Looker Studio)

[[TOC]]

:::info title="Naamswijziging: Looker Studio heet nu Data Studio"
In april 2026 hernoemde Google Looker Studio terug naar de oorspronkelijke naam Data Studio. Bestaande rapporten, databronnen, gedeelde links en embeds blijven werken zonder dat je iets hoeft aan te passen. De gratis versie blijft bestaan; daarnaast is er nu een betaalde laag Data Studio Pro met extra AI- en beheerfuncties. In dit artikel gebruiken we de naam Data Studio; Looker Studio verwijst naar exact hetzelfde product.
:::

## Welke Workspace-data kun je visualiseren?

Google Workspace genereert veel bruikbare data voor IT-beheer, HR en management:

| Datatype | Beschikbaar via |
|---|---|
| Gebruikersactiviteit | Admin SDK Reports API |
| Drive-gebruik per gebruiker | Admin SDK |
| Gmail-gebruik | Admin SDK |
| Meet-gebruik | Admin SDK |
| Login-logs | Admin SDK of BigQuery-export |
| Apparaatbeheer | Admin SDK |
| Audit-events | BigQuery-export van Workspace-logs |

:::info title="Licenties en rechten"
Voor de Admin SDK Reports API heb je beheerdersrechten nodig (de rol Rapporten of hoger). De BigQuery-export van Workspace-logs zit niet in elke editie: die vereist Enterprise Standard of Plus, Education Standard of Plus, Frontline Standard of Plus, of Enterprise Essentials Plus. Heb je Business Starter, Standard of Plus, dan gebruik je route 2 met Apps Script.
:::

## Route 1: BigQuery-export van Workspace-logs

De meest complete methode is de BigQuery-export van Workspace-logs. Daarmee analyseer je activiteits- en gebruiksdata van diensten zoals Aanmelden, Drive, Gmail, Meet, Agenda en Apparaten.

:::howto title="Workspace-logs exporteren naar BigQuery"
1. Ga naar de Google Admin Console via `admin.google.com`.
2. Open het menu en navigeer naar **Rapportage** en vervolgens **Gegevensintegraties**.
3. Klik op **BigQuery Export configureren** en selecteer een Google Cloud-project en BigQuery-dataset.
4. Kies welke services je wilt exporteren, bijvoorbeeld Aanmelden, Drive, Gmail en Meet.
5. Sla de configuratie op.
6. Google begint vanaf dat moment dagelijks logs naar BigQuery te exporteren.
7. Koppel de BigQuery-tabellen als databron in Data Studio.
:::

:::tip title="Houd rekening met de partitie-tijdzone"
De Workspace-exporttabellen zijn op dag-niveau gepartitioneerd, maar Google lijnt die partities uit op Pacific Time in plaats van de standaard UTC-grens van BigQuery. Filter daarom op de juiste partitiekolom en houd er rekening mee bij dag-vergelijkingen, anders mis je net de randen van een dag.
:::

Zie het artikel over BigQuery Workspace-auditlogs voor een complete SQL-querygids.

## Route 2: Admin SDK Reports API via Apps Script

Heb je geen BigQuery-export beschikbaar, dan kun je Apps Script gebruiken om Workspace-statistieken op te halen en in een Google Sheet te schrijven. Die Sheet koppel je daarna als databron in Data Studio.

```javascript
function exportWorkspaceStats() {
  const userKey = 'all';
  const date = Utilities.formatDate(
    new Date(Date.now() - 86400000),
    'UTC',
    'yyyy-MM-dd'
  );
  const response = AdminReports.UserUsageReport.get(userKey, date, {
    parameters: 'gmail:num_emails_sent,gmail:num_emails_received'
  });
  const sheet = SpreadsheetApp.openById('SPREADSHEET_ID').getActiveSheet();
  (response.usageReports || []).forEach(report => {
    const row = [
      report.date,
      report.entity.userEmail,
      ...report.parameters.map(p => p.intValue || 0)
    ];
    sheet.appendRow(row);
  });
}
```

Stel een tijdgestuurde trigger in om dit script dagelijks uit te voeren. De Admin SDK-data loopt doorgaans een tot twee dagen achter, dus haal de cijfers van gisteren of eergisteren op in plaats van vandaag.

## Een Workspace-gebruik dashboard bouwen

Een typisch dashboard voor IT-beheerders bevat drie blokken:

**Licentiebeheer:**

- Scorecards: actieve gebruikers, toegewezen licenties en beschikbare licenties.
- Grafiek: actieve gebruikers per dienst (Gmail, Drive, Meet).
- Tabel: inactieve gebruikers die in 30 dagen niet hebben ingelogd.

**Gebruik per dienst:**

- Gmail: verzonden en ontvangen e-mails per dag.
- Drive: opslagruimte per gebruiker.
- Meet: vergaderminuten per afdeling.

**Security-overzicht:**

- Aanmeldingen met risicovolle activiteit.
- Mislukte login-pogingen.
- Apparaten zonder MDM-profiel.

## Opslagrapportage visualiseren

Drive-opslaggegevens haal je op via de Admin SDK of de BigQuery-export. In BigQuery zie je opslaggebruik per gebruiker. Pas de tabel- en kolomnamen aan op de structuur van jouw eigen export:

```sql
SELECT
  user_email,
  SUM(CAST(JSON_EXTRACT_SCALAR(param_value, '$') AS INT64)) / 1073741824 AS opslag_gb
FROM
  `workspace_audit.drive_accounts`
WHERE
  param_name = 'quota_used'
GROUP BY
  user_email
ORDER BY
  opslag_gb DESC
LIMIT 100
```

Visualiseer dit als een horizontaal staafdiagram, aflopend gesorteerd op opslag, om de zwaarste gebruikers bovenaan te zien.

:::warning title="Bescherm de persoonsgegevens in je dashboard"
Workspace-data bevat persoonsgegevens zoals namen, e-mailadressen en activiteiten. Zorg dat dashboards met deze data alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde beheerders en HR-managers. Deel ze nooit openbaar en gebruik geen openbare deel-links of embeds op publieke pagina's.
:::

## Adoptie over tijd vergelijken

Wil je zien of de adoptie van een dienst zoals Google Meet stijgt na een training of beleidsmaatregel, bouw dan een tijdreeksgrafiek met actieve gebruikers per dienst per dag. Gebruik daarvoor de Admin SDK-data of de BigQuery-export met een datum-dimensie als tijdas.

:::faq
### Ik ben geen beheerder. Kan ik dan toch Workspace-data ophalen?
Nee, de Admin SDK Reports API en de BigQuery-export vereisen Workspace-beheerdersrechten. Vraag je IT-beheerder om de data te exporteren of de rapportage in te richten en jou leestoegang op het dashboard te geven.

### Hoe ver terug gaat de Workspace-auditlog?
De standaard bewaarperiode is 6 maanden voor vrijwel alle logtypen (Admin, Aanmelden, Drive, Gmail, Meet, Apparaten). Die periode is gelijk voor alle Workspace-edities en beheerders kunnen hem niet inkorten of verlengen. Wil je langer bewaren, exporteer de logs dan naar BigQuery of Google Cloud Logging, want daar bepaal je zelf de bewaartermijn.

### Heb ik een dure editie nodig voor de BigQuery-export?
De directe BigQuery-export uit de Admin Console vereist Enterprise Standard of Plus, Education Standard of Plus, Frontline Standard of Plus, of Enterprise Essentials Plus. Met Business-edities gebruik je in plaats daarvan de Apps Script-route via de Admin SDK.

### Kan ik Workspace-data combineren met salesdata in één dashboard?
Ja, zolang beide databronnen beschikbaar zijn in Data Studio. Gebruik blended data of BigQuery als tussenlaag om de datasets te combineren op een gemeenschappelijk veld, bijvoorbeeld het e-mailadres als medewerker-ID.

### Is Looker Studio hetzelfde als Data Studio?
Ja. Google hernoemde Looker Studio in april 2026 terug naar Data Studio. Bestaande rapporten, links en embeds blijven werken. De gratis versie blijft bestaan, met daarnaast een betaalde laag Data Studio Pro.

### Zijn er kant-en-klare sjablonen voor Workspace-rapportages?
Ja, in de Report Gallery van Data Studio vind je officiële sjablonen. Zoek daar op `Workspace` of `G Suite` en kopieer een passend rapport met één klik als startpunt.
:::