# Organisatiedata exporteren uit Google Workspace

[[TOC]]

## Wanneer gebruik je gegevensexport

De gegevensexport in de Admin Console is bedoeld voor grote, eenmalige exports van organisatiedata. Typische gebruiksscenario's:

- Migratie naar een andere e-mailprovider of een ander cloudplatform.
- Langetermijnarchivering van bedrijfsdata buiten Google.
- Compliance-vereisten die opslag buiten Google verlangen.
- Forensisch onderzoek of e-discovery.

Voor doorlopende, juridisch afdwingbare bewaring gebruik je Google Vault. Voor een export van een enkele gebruiker volstaat de optie om voor specifieke gebruikers te exporteren binnen dezelfde tool.

## Vereisten

Voordat je begint, controleer je het volgende:

- Je bent ingelogd als superbeheerder en dat account bestaat al minimaal 30 dagen.
- 2-stapsverificatie staat aan voor het account dat de export start.
- Heeft je organisatie meer dan 1000 gebruikers of een FedRAMP-autorisatie? Neem dan eerst contact op met Google Workspace-support voordat je de export start.

De basis-export naar een door Google geleverde bucket is beschikbaar in alle Google Workspace-edities. Geavanceerde opties vragen om hogere edities of add-ons, zie de sectie hieronder.

:::warn title="Eerst plannen, dan exporteren"
Een export kan grote hoeveelheden gevoelige bedrijfsdata bevatten. Bepaal vooraf wie toegang krijgt tot de bucket, hoelang je de data bewaart en in welke regio die staat. Een verkeerd geconfigureerde bucket is een datalek dat wacht om te gebeuren.
:::

## Export starten

Sinds 2025 staat de tool onder het menu Gegevens, niet meer onder Accountinstellingen. Je kunt hem ook bereiken via de snelkoppeling Gegevensexport in het paneel met tools op het dashboard.

:::howto title="Zo start je een export"
1. Ga naar [admin.google.com](https://admin.google.com).
2. Open **Menu** en navigeer naar **Gegevens** > **Gegevensimport en -export** > **Gegevensexport**.
3. Klik op **Nieuwe export instellen**.
4. Geef de export een herkenbare **naam**.
5. Kies bij **Bereik** of je de hele organisatie of alleen specifieke gebruikers exporteert.
6. Selecteer welke producten je meeneemt (Gmail, Drive, Agenda, Contacten en meer).
7. Kies de bestemming: de door Google geleverde bucket of, als je editie dat ondersteunt, je eigen Cloud Storage-bucket.
8. Bevestig en start de export.
:::

:::info title="Tijdlijn van een export"
De export is pas beschikbaar vanaf 48 uur nadat je hem hebt gestart. Het proces zelf duurt meestal rond de 72 uur, maar kan oplopen tot 14 dagen voor grote organisaties. Je ontvangt een e-mail zodra de export klaar is.
:::

## Selectief exporteren en eigen bucket

Niet elke editie biedt dezelfde filtermogelijkheden. Houd hier rekening mee bij het plannen:

- Exporteren per organisatie-eenheid of per groep kan in Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard en Education Plus, en met de add-on Assured Controls. In overige edities exporteer je de hele organisatie of een enkele gebruiker.
- Filteren op een datumbereik (laatste 7, 30 of 90 dagen voor Drive, Gmail en Chat) is alleen beschikbaar in deze hogere edities. Bestanden in gedeelde drives kun je niet op tijd filteren.
- Exporteren naar je eigen Cloud Storage-bucket met lokale gegevensopslag vereist de add-on Assured Controls. Zonder die add-on landt de data in een door Google geleverde bucket.

## Exportformaten per product

| Product | Formaat |
|---|---|
| Gmail | MBOX per gebruiker |
| Drive | Bestanden in origineel formaat; Documenten als DOCX of ODT, Spreadsheets als XLSX of ODS, Presentaties als PPTX of ODP |
| Agenda | ICS per gebruiker |
| Contacten | VCF (vCard) per gebruiker |
| Chat | JSON, inclusief bijlagen |
| Keep | HTML |
| Meet-opnames | Bestanden in Drive |

## Cloud Storage-bucket configureren

Gebruik je een eigen bucket (Assured Controls), houd dan deze aanbevelingen aan:

- Kies een bucket in dezelfde regio als je Workspace-data om latency en datasoevereiniteitsvragen te beperken.
- Stel een lifecycle-beleid in dat de data na de gewenste bewaartermijn automatisch verwijdert.
- Beperk de bucket-toegang tot uitsluitend geautoriseerde beheerders via IAM.
- Versleuteling at-rest staat standaard aan; voor extra controle gebruik je klantbeheerde sleutels (CMEK).

:::warn title="De Google-bucket verdwijnt na 60 dagen"
Data in de door Google geleverde bucket wordt automatisch verwijderd 60 dagen na de start van de export. Bij een grote export die meerdere dagen loopt, kunnen vroege pakketten dus al verdwijnen voordat de laatste klaar is. Wil je de data langer bewaren, download hem op tijd of gebruik een eigen bucket.
:::

## Data na export verifieren

Controleer altijd of de export compleet en bruikbaar is voordat je het bronaccount opschoont of een migratie afrondt:

1. Open de exportlogbestanden in de bucket en kijk of er fouten zijn gemeld.
2. Doe een steekproef: download een willekeurige mailbox en open de MBOX om de inhoud te verifieren.
3. Tel of alle geselecteerde apps daadwerkelijk geexporteerd zijn.

## Beperkingen om rekening mee te houden

- Gedeelde drives worden meegenomen als je Drive exporteert, maar zijn niet op datum te filteren.
- Heb je geen Vault, dan kan data die ouder is dan je standaard bewaartermijn al definitief verwijderd zijn en dus ontbreken in de export.
- De export bevat geen accountinstellingen, beheerdersinstellingen of metadata van de Admin Console zelf.

:::faq
### Kan ik de export hervatten als die mislukt?
Nee, een mislukte export start je opnieuw. Controleer eerst de foutlogboeken in de bucket om de oorzaak te achterhalen voordat je het opnieuw probeert.

### Hoelang blijft de exportdata beschikbaar?
In de door Google geleverde bucket wordt de data automatisch verwijderd 60 dagen na de start van de export. Wil je langer bewaren, gebruik dan met de Assured Controls add-on je eigen bucket en stel daar zelf een bewaartermijn in.

### Kan ik per gebruiker of per afdeling exporteren?
Per gebruiker kan in elke editie. Exporteren per organisatie-eenheid of groep kan in Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus en met Assured Controls. In overige edities exporteer je de hele organisatie of een enkele gebruiker.

### Is de exportdata versleuteld?
Ja, data in Google Cloud Storage is standaard versleuteld at-rest. Voor extra controle over de sleutels gebruik je klantbeheerde sleutels (CMEK) op je eigen bucket.

### Waarom moet ik soms eerst contact opnemen met Google?
Bij meer dan 1000 gebruikers of een FedRAMP-autorisatie verplicht Google een afstemming met support voordat je de export start, zodat de export op de juiste schaal en veilig verloopt.

### Hoelang duurt een export?
De data is op zijn vroegst na 48 uur beschikbaar. Het proces duurt meestal rond de 72 uur en kan oplopen tot 14 dagen, afhankelijk van de hoeveelheid data.
:::