# E-mailarchivering instellen met Google Vault

Google Vault is de tool voor archivering, retentie en eDiscovery binnen Google Workspace. Organisaties gebruiken Vault om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, mail terug te vinden bij juridische geschillen en data te behouden ook nadat een gebruiker die heeft verwijderd.

## Wat Vault wel en niet is

Vault is geen back-uptool in de klassieke zin, maar een retentie- en eDiscovery-systeem. Het zorgt dat data behouden blijft volgens jouw beleid en doorzoekbaar is voor compliance. Vault dekt onder meer Gmail, Google Chat, Groups, Drive en Meet-opnames. Wat Vault niet doet, is een gebruiker zijn mailbox terugzetten naar een eerder moment, daarvoor heb je een echte back-upoplossing nodig.

:::info title="Beschikbaar in bepaalde edities"
Vault zit niet in elke Workspace-editie. Het is standaard inbegrepen in de Business- en Enterprise-edities. Voor Enterprise-, Education- en Nonprofit-gebruikers is Vault daarnaast als losse add-on-licentie te koop. Heb je geen toegang, dan upgrade je naar een editie met Vault of voeg je de add-on toe. Controleer dit voordat je je archiveringsbeleid op Vault baseert.
:::

## Bewaarregels (retention) instellen

Het hart van Vault zijn bewaarregels. Een standaardbewaarregel geldt voor de hele organisatie en bepaalt hoe lang data bewaard blijft. Aangepaste regels kun je richten op specifieke organisatie-eenheden en, voor Gmail, op berichten die aan voorwaarden voldoen (datumbereik of zoektermen). Een bewaarregel zorgt dat data behouden blijft, zelfs als de gebruiker een bericht naar de prullenbak verplaatst en die leegt.

:::howto title="Een bewaarregel voor e-mail instellen"
1. Ga naar `vault.google.com` en log in met een account dat Vault-rechten heeft.
2. Klik op **Bewaren** en kies links de dienst **Gmail**.
3. Stel een standaardbewaarregel in voor de hele organisatie, of klik op **Aangepaste regels** en daarna **Maken** voor een specifieke organisatie-eenheid.
4. Kies de organisatie-eenheid en stel eventueel voorwaarden in, zoals een datumbereik of zoektermen.
5. Kies **Voor onbepaalde tijd** om altijd te bewaren, of **Bewaarperiode** en vul een aantal dagen in (1 tot en met 36500).
6. Bepaal wat er na de bewaarperiode gebeurt en sla de regel op na het bevestigingsvinkje.
:::

:::warn title="Een foute regel verwijdert data permanent"
Een verkeerd ingestelde bewaarregel kan Gmail-berichten direct en onomkeerbaar wissen zodra de bewaarperiode verstrijkt. Controleer de bewaarduur en reikwijdte heel zorgvuldig voordat je een regel activeert, want verwijderde data is niet meer terug te halen. Test een nieuwe regel eerst op een kleine organisatie-eenheid voordat je hem op de hele organisatie toepast.
:::

## Bewaringen (holds) voor juridische zaken

Naast retentie ken je bewaringen. Een bewaring (legal hold) bevriest de data van specifieke gebruikers, organisatie-eenheden of groepen voor de duur van een juridisch onderzoek, ongeacht de bewaarregels. Voor Gmail en Chat kun je een bewaring beperken tot berichten die aan voorwaarden voldoen. Zolang de bewaring actief is, kan die data niet verloren gaan, ook niet als een bewaarregel hem normaal zou wissen.

## Zoeken en exporteren

Vault laat je zoeken in de gearchiveerde mail op afzender, ontvanger, datum en trefwoorden. De resultaten kun je exporteren voor juridische dossiers. Exporteren vraagt om voldoende rechten en is aan logging onderworpen, zodat duidelijk is wie wat heeft opgevraagd.

:::tip title="Beperk Vault-rechten tot een kleine groep"
Beperk Vault-rechten tot een kleine groep vertrouwde beheerders. Vault geeft toegang tot alle gearchiveerde communicatie van de organisatie, wat een gevoelige bevoegdheid is. Ken de rechten alleen toe aan wie ze echt nodig heeft, beheer ze via aangepaste beheerdersrollen en log het gebruik.
:::

## Rechten en verantwoordelijkheid

Vault-rechten zijn krachtig en gevoelig. Wie toegang heeft, kan vertrouwelijke communicatie inzien en exporteren. Beheer deze rechten via aangepaste beheerdersrollen en beperk ze tot een minimum. Combineer dit met auditlogging zodat het gebruik van Vault traceerbaar blijft.

:::faq
### Is Google Vault een back-up?
Niet in klassieke zin. Vault is een retentie- en eDiscovery-tool die data bewaart volgens jouw beleid en doorzoekbaar maakt voor compliance. Het is geen herstelpunt-back-up waarmee je een mailbox naar een eerder moment terugzet.

### Blijft mail bewaard nadat een gebruiker die verwijdert?
Ja, als er een bewaarregel of bewaring actief is. Die zorgt dat data behouden blijft, ook nadat de gebruiker het bericht heeft verwijderd en de prullenbak heeft geleegd.

### Wie mag Vault gebruiken?
Alleen beheerders met expliciete Vault-rechten. Omdat Vault toegang geeft tot alle gearchiveerde communicatie, beperk je deze rechten tot een kleine, vertrouwde groep en log je het gebruik.

### Wat is het verschil tussen een bewaarregel en een bewaring?
Een bewaarregel bepaalt standaard hoe lang data wordt bewaard en mag daarna wissen. Een bewaring bevriest data van specifieke accounts voor een onderzoek en heeft voorrang, zodat die data niet verdwijnt zolang de bewaring loopt.

### Welke diensten dekt Vault naast Gmail?
Naast Gmail dekt Vault onder meer Google Chat, Groups, Drive-bestanden en Meet-opnames. Per dienst stel je eigen bewaarregels en bewaringen in.

### Hoe lang kan ik mail maximaal bewaren?
Een bewaarperiode loopt van 1 tot en met 36500 dagen, ongeveer honderd jaar. Wil je data permanent bewaren, kies dan de optie voor onbepaalde tijd in plaats van een vast aantal dagen.
:::