# Legal hold instellen op e-mail in Google Vault

[[TOC]]

Zodra een rechtszaak of onderzoek dreigt, ontstaat een bewaarplicht: je mag geen relevante informatie meer vernietigen. Voor e-mail regel je dat met een legal hold in Google Vault. Die bevriest de mail van betrokken personen, zodat niemand, ook geen retentieregel, hem kan verwijderen. Het correct en tijdig instellen van holds is cruciaal, want het vernietigen van bewijs heeft zware gevolgen.

## Wat een legal hold doet

Een legal hold bevriest de e-mail van geselecteerde accounts. Zolang de hold actief is, blijft die mail bewaard, ongeacht wat de gebruiker doet of wat je retentiebeleid voorschrijft. Verwijdert de gebruiker een bericht, dan blijft de gearchiveerde versie onder de hold bestaan en blijft die vindbaar.

Dit is essentieel bij geschillen. Het recht eist dat partijen relevant bewijs bewaren zodra een zaak voorzienbaar is. Een hold zorgt er technisch voor dat dat gebeurt, ook als een betrokkene per ongeluk of opzettelijk mail probeert te wissen.

:::info title="Hold versus retentie"
Het verschil met retentie is belangrijk. Retentie bepaalt hoe lang mail standaard bewaard blijft en verwijdert die daarna. Een hold doet het omgekeerde: hij voorkomt verwijdering, ongeacht de retentie. Een hold overschrijft altijd het retentiebeleid, zodat onderzoeksrelevante mail nooit door een verwijderingsregel verdwijnt.
:::

## Een hold instellen

Holds beheer je binnen een zaak (matter) in Vault, net als zoekopdrachten en exports. Een zaak is de werkruimte voor alles wat bij een specifiek onderzoek of geschil hoort. Je koppelt de hold aan de relevante accounts of aan een organisatie-eenheid.

:::howto title="Zo stel je een legal hold in op Gmail"
1. Open **Google Vault** en open de relevante zaak, of maak een nieuwe zaak aan.
2. Ga naar **Holds** en maak een nieuwe hold aan met een duidelijke naam.
3. Kies de gegevensbron **Gmail** (corpus `MAIL`).
4. Selecteer de specifieke **accounts** die betrokken zijn, of kies een **organisatie-eenheid**. Let op: een hold heeft of accounts of een organisatie-eenheid, niet allebei tegelijk.
5. Voeg eventueel **zoekcriteria** toe (zoektermen of een datumbereik) om de hold te beperken tot relevante mail.
6. **Activeer** de hold en documenteer wanneer en waarom je hem instelde.
:::

:::warn title="Vermijd de hoofd-organisatie-eenheid"
Kies niet de bovenste organisatie-eenheid als bron voor een hold. Zolang die hold actief is, kun je geen enkel Workspace-account in je organisatie verwijderen. Kies altijd zo specifiek mogelijk: alleen de betrokken accounts of een gerichte organisatie-eenheid.
:::

## Wie en wat onder de hold valt

Bepaal zorgvuldig wie betrokken is. Een te smalle hold mist relevante personen, een te brede hold bevriest onnodig veel mail. Bij twijfel begin je vaak breed en verfijn je later, want een gemiste persoon wiens mail intussen verwijderd is, krijg je niet terug.

:::warn title="Stel de hold tijdig in"
Stel een legal hold in zodra een geschil voorzienbaar is, niet pas als de rechtszaak loopt. De plicht om bewijs te bewaren ontstaat al bij de redelijke verwachting van een geschil. Wacht je te lang en wordt relevante mail intussen door een retentieregel verwijderd, dan kan dat worden uitgelegd als het niet nakomen van de bewaarplicht, met sancties tot gevolg. Tijdigheid is alles.
:::

## Holds beheren over tijd

Een hold blijft actief tot je hem expliciet opheft. Tijdens een langlopende zaak laat je hem staan. Komen er nieuwe betrokkenen in beeld, voeg ze dan toe. Documenteer elke wijziging zodat de keten van bewaring aantoonbaar is.

Een typisch verloop ziet er zo uit:

1. **Geschil voorzienbaar:** de bewaarplicht ontstaat.
2. **Legal hold ingesteld** op de betrokken accounts: de mail is bevroren.
3. **Onderzoek loopt:** de hold blijft actief en nieuwe betrokkenen worden toegevoegd.
4. **Mail doorzocht en geexporteerd** voor de zaak: het bewijs is veiliggesteld.
5. **Zaak definitief afgerond:** pas dan wordt de hold opgeheven.

## De hold opheffen

Hef een hold pas op als de zaak echt en definitief is afgerond, inclusief eventuele beroepstermijnen. Zodra je de hold opheft, valt de mail weer onder het gewone retentiebeleid en kan hij alsnog verwijderd worden. Bij het opheffen kan mail die gebruikers meer dan dertig dagen geleden verwijderden bovendien direct worden gepurgeerd. Te vroeg opheffen vernietigt dus mogelijk bewijs dat je nog nodig had.

:::tip title="Houd een holdregister bij"
Houd een register bij van alle actieve holds met de reden, de datum en de betrokken accounts. Bij langlopende of talrijke zaken raak je anders het overzicht kwijt over welke hold waarom bestaat. Een hold die je vergeet op te heffen houdt onnodig mail vast, een hold die je te vroeg opheft vernietigt bewijs. Een register voorkomt beide.
:::

:::faq
### Gaat een hold voor op retentie?
Ja. Een hold overschrijft altijd het retentiebeleid. Mail onder een hold wordt niet verwijderd door een verloopregel zolang de hold actief is.

### Kan een gebruiker mail onder een hold verwijderen?
De gebruiker ziet de mail uit zijn postvak verdwijnen, maar de gearchiveerde versie blijft onder de hold bestaan en blijft vindbaar in Vault.

### Kan ik accounts en een organisatie-eenheid combineren in een hold?
Nee. Een hold richt zich op of een lijst met accounts of een organisatie-eenheid. Probeer je een account toe te voegen aan een organisatie-eenheid-hold, dan krijg je een foutmelding. Maak in dat geval een aparte hold aan.

### Wanneer moet ik een hold instellen?
Zodra een geschil redelijkerwijs voorzienbaar is, niet pas bij de rechtszaak zelf. De bewaarplicht ontstaat al bij de redelijke verwachting van een geschil.

### Wat gebeurt er als ik een hold ophef?
De mail valt weer onder het gewone retentiebeleid en kan daarna verwijderd worden. Mail die meer dan dertig dagen geleden door gebruikers is verwijderd, kan zelfs direct worden gepurgeerd.

### Heb ik per gegevensbron een aparte hold nodig?
Ja. Een hold geldt voor een specifieke bron, zoals Gmail. Wil je ook Drive of Chat bevriezen, dan stel je daarvoor een aparte hold in binnen dezelfde zaak.
:::

Een legal hold is je instrument om de bewaarplicht na te komen bij geschillen en onderzoeken. Stel hem tijdig in, kies de juiste betrokkenen, laat hem actief tot de zaak echt klaar is en houd een register bij. Holds gaan altijd voor op retentie, dus correct ingesteld vormen ze een betrouwbaar slot op je bewijs. Slordigheid hier kan juridisch duur uitpakken.