# E-mails zoeken en exporteren via Google Vault

[[TOC]]

Er komt een moment dat je gericht e-mail moet terugvinden: een juridisch geschil, een intern onderzoek of een AVG-inzageverzoek. Door postvakken bladeren is dan geen optie. Google Vault laat je doorzoekbaar door alle organisatiemail gaan en de juiste berichten exporteren in een verifieerbaar formaat. Het is krachtig gereedschap dat je zorgvuldig en bevoegd inzet.

## Wat Vault-zoeken kan

Vault doorzoekt alle e-mail in je organisatie, ook berichten die gebruikers hebben verwijderd maar die nog onder een retentieregel of een hold vallen. Je zoekt op account, periode, trefwoord en andere criteria, en krijgt een overzicht van alle berichten die voldoen.

Dit is fundamenteel anders dan zoeken in je eigen postvak. Vault kijkt organisatiebreed en in de gearchiveerde laag, niet alleen in wat een gebruiker toevallig nog heeft staan. Let wel op de grens: na afloop van een retentieperiode blijven berichten nog ongeveer dertig dagen vindbaar voor Vault-beheerders, daarna zijn ze definitief weg, tenzij er een hold op staat.

:::info title="Toegang is gevoelig"
Met Vault kijk je in andermans communicatie. Beperk het Vault-recht tot een kleine groep bevoegde beheerders en houd bij wie wat doorzoekt. Vault houdt zelf een auditspoor bij van zoekopdrachten en exports, zodat misbruik van de zoekmacht herleidbaar is. Sinds 1 november 2025 heeft iedere actieve Vault-beheerder bovendien een eigen Vault-licentie nodig.
:::

## Een zoekopdracht opbouwen

Je werkt in Vault met zaken. Binnen een zaak voer je zoekopdrachten uit, bewaar je query's en beheer je exports. Dat houdt onderzoeken georganiseerd en gescheiden.

:::howto title="Zo bouw je een Gmail-zoekopdracht op"
1. Open Google Vault en maak een nieuwe **zaak** aan voor je onderzoek.
2. Kies de gegevensbron **Gmail**.
3. Geef de accounts of de organisatie-eenheid op die je wilt doorzoeken.
4. Stel de **periode** in met een begin- en einddatum.
5. Voeg trefwoorden of operatoren toe om te verfijnen.
6. Voer de zoekopdracht uit en bekijk de resultaten voordat je exporteert.
:::

## Verfijnen met operatoren

Een te brede zoekopdracht levert duizenden irrelevante berichten op. Verfijn met operatoren: zoek op afzender, ontvanger, onderwerp, bijlagen of specifieke woordcombinaties. Een precieze query bespaart enorm veel tijd bij het beoordelen van de resultaten. De belangrijkste vier manieren om in te kaderen:

| Verfijning | Hoe je het inzet |
| --- | --- |
| Op account | Beperk tot specifieke gebruikers of een organisatie-eenheid om de scope klein te houden. |
| Op periode | Stel een strakke begin- en einddatum in rond de relevante gebeurtenis. |
| Op trefwoord | Gebruik specifieke termen en combinaties in plaats van algemene woorden. |
| Op kenmerk | Filter op afzender, ontvanger, onderwerp of de aanwezigheid van bijlagen. |

:::tip title="Test je query op een klein bereik"
Voer een nieuwe zoekopdracht eerst uit op een enkel account of een korte periode. Zo zie je snel of de operatoren doen wat je bedoelt, voordat je dezelfde query op de hele organisatie loslaat en een onhandelbaar resultaat krijgt.
:::

## Exporteren voor bewijs

Heb je de juiste berichten gevonden, dan exporteer je ze. Voor Gmail levert Vault een export in **PST** (voor Microsoft Outlook en veel litigation-support-systemen) of **mbox** (voor onder meer Mozilla Thunderbird). Naast de berichten en bijlagen krijg je een metadatabestand en bewijsmateriaal waarmee je kunt aantonen dat de export overeenkomt met wat op de servers van Google staat, belangrijk als de export als bewijs dient. Grote exports kunnen even duren.

Een afgeronde export blijft ongeveer vijftien dagen in Vault staan en wordt daarna automatisch verwijderd. Download en beveilig hem dus tijdig.

:::warn title="Een export is een datalek in wording"
Een Vault-export bevat gevoelige, vaak vertrouwelijke communicatie. Behandel de geexporteerde bestanden met dezelfde zorg als het origineel: versleuteld opslaan, toegang beperken tot wie het echt nodig heeft en verwijderen zodra het doel bereikt is. Een export die rondslingert op een onbeveiligde schijf is een datalek in wording.
:::

## Voorbereid zijn op verzoeken

Of het nu een juridisch geschil of een AVG-inzageverzoek is, je wilt niet voor het eerst leren zoeken op het moment dat de klok tikt. Oefen het proces vooraf zodat je bij een echt verzoek snel en correct handelt.

:::tip title="Leg standaard zoekopdrachten vast"
Maak een korte interne handleiding met de zoekopdrachten die je organisatie het vaakst nodig heeft, zoals alle mail van of naar een vertrekkende medewerker. Bij een inzageverzoek of onderzoek pak je die erbij en hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden onder tijdsdruk. Voorbereiding maakt het verschil tussen kalm en paniek.
:::

:::faq
### Vindt Vault ook verwijderde mail?
Ja, mits die nog onder een retentieregel of een hold valt. Zonder zo'n bewaarregel verdwijnt verwijderde mail uiteindelijk definitief en kan ook Vault hem niet meer terughalen.

### Wie mag Vault gebruiken?
Alleen beheerders met het expliciete Vault-recht, dat je beperkt toewijst. Je kunt de rechten zelfs splitsen, bijvoorbeeld de ene groep retentieregels laten beheren en een andere groep alleen laten zoeken en exporteren. Sinds 1 november 2025 heeft elke actieve Vault-beheerder daarnaast een Vault-licentie nodig.

### In welk formaat komt een Gmail-export?
Voor Gmail kies je tussen PST en mbox. Beide bevatten de berichten met bijlagen, plus een metadatabestand en bewijsmateriaal dat de integriteit van de export aantoonbaar maakt.

### Hoe lang blijft een export beschikbaar?
Ongeveer vijftien dagen. Daarna verwijdert Vault de export automatisch, dus download en beveilig de bestanden op tijd.

### Wordt zoeken gelogd?
Ja, Vault houdt een auditspoor bij van zoekopdrachten en exports, zodat herleidbaar is wie wat heeft gedaan.
:::

Google Vault maakt gerichte e-mailzoekopdrachten en exports mogelijk voor onderzoek en compliance. De kracht ervan vraagt om verantwoordelijkheid: beperk de toegang, verfijn je zoekopdrachten, beveilig je exports en bereid het proces vooraf voor. Dan vind je precies wat je nodig hebt, op het moment dat het telt, zonder de privacy onnodig te schenden.