Voordat Google Workspace betaald in gebruik gaat, stel je de facturering in. Daarbij koppel je een betaalmethode, kies je een abonnementsvorm en leg je land en valuta vast. Daarna verloopt de afrekening automatisch. Dit doe je in de Admin-console op admin.google.com.
Wie mag de facturering instellen
De facturering kan worden ingesteld door de hoofdbeheerder (primary super admin) die het account heeft aangemaakt. Andere beheerders kunnen pas facturering beheren nadat zij de juiste beheerdersrechten hebben gekregen. Begin je vanuit een gratis proefperiode, dan zet je met deze stap de proefperiode om naar een betaald abonnement.
Stap voor stap
Zo stel je de facturering in
- Log in op de Admin-console met een beheerdersaccount en ga naar Menu > Facturering > Abonnementen.
- Klik bij je abonnement op Betaalde service starten (of Facturering instellen).
- Volg de instructies op het scherm en kies achtereenvolgens je land, valuta, abonnementsvorm en betaalmethode.
- Controleer land en valuta nog een keer en bevestig de gegevens om de facturering te activeren.
Land en valuta liggen daarna vast
Het land en de valuta die je hier kiest, liggen na het afronden van de instelling vast. Je kunt ze daarna niet meer wijzigen, en ze bepalen mede welke betaalmethoden je kunt gebruiken. Controleer deze waarden dus zorgvuldig voordat je bevestigt.
Betaalmethoden
Welke betaalmethoden beschikbaar zijn, hangt af van je land en valuta. In de praktijk komt het neer op twee opties:
- Creditcard: grote kaarten zoals Visa, Mastercard en American Express worden in meer dan 230 landen geaccepteerd.
- Automatische incasso (direct debit) vanaf een bankrekening: beschikbaar afhankelijk van je land en valuta.
De afrekening verloopt automatisch. Na afloop van de proefperiode worden de kosten aan het begin van de volgende maand in rekening gebracht, en daarna telkens automatisch.
Gebruik een zakelijke betaalmethode
Gebruik bij voorkeur een zakelijke betaalmethode die niet aan één persoon gekoppeld is. Zo blijft de facturering doorlopen als die medewerker uit dienst gaat of een nieuwe kaart krijgt.
Abonnementsvorm kiezen
Bij het instellen kies je ook een abonnementsvorm. Google biedt grofweg twee modellen:
- Flexibel abonnement: je betaalt per maand voor het aantal gebruikersaccounts, zonder langlopende verplichting.
- Jaarlijks of vast contract: je verbindt je voor minimaal één jaar aan een vast aantal licenties, met maandelijkse of jaarlijkse betaling.
Welke vorm het beste past, hangt af van hoe stabiel je team is. De verschillen behandelen we in een apart artikel over flexibel versus jaarcontract.
Facturering beheren na het instellen
Na de eerste instelling vind je alles terug onder Menu > Facturering in de Admin-console. Daar beheer je onder andere:
- je abonnementen en het aantal licenties;
- je betaalmethode en factuurgegevens;
- je facturen en transacties, zodat je per periode ziet wat er is afgerekend.
Facturen lopen op Pacific Time
Google hanteert voor de berekening van facturen de Pacific Time-tijdzone, ongeacht waar je bedrijf gevestigd is. Dit kan verklaren waarom een wijziging soms op een net iets andere dag in je facturatieperiode valt dan je lokaal zou verwachten.
Met de facturering eenmaal correct ingesteld loopt je abonnement betrouwbaar door, houd je in de Admin-console zelf grip op kosten en licenties, en hoef je alleen nog in te grijpen als er iets aan je team of betaalmethode verandert.
Wie mag de facturering voor Google Workspace instellen?
Alleen de hoofdbeheerder (primary super admin) die het account heeft aangemaakt kan de facturering instellen. Andere beheerders kunnen de facturering pas beheren nadat ze de juiste beheerdersrechten hebben gekregen.
Kan ik mijn land of valuta later nog wijzigen?
Nee. Het land en de valuta die je tijdens de instelling kiest, liggen daarna vast en kun je niet meer aanpassen. Controleer ze daarom zorgvuldig voordat je bevestigt.
Welke betaalmethoden kan ik gebruiken?
Dat hangt af van je land en valuta. Meestal kun je betalen met een creditcard (Visa, Mastercard, American Express) en in veel landen ook met automatische incasso vanaf een bankrekening.
Wanneer wordt mijn eerste betaling afgeschreven?
Na het einde van je proefperiode rekent Google de kosten af aan het begin van de volgende maand. Daarna gebeurt dat telkens automatisch aan het begin van elke maand.
Wat is het verschil tussen een flexibel en een jaarlijks abonnement?
Bij een flexibel abonnement betaal je per maand voor het aantal accounts, zonder langlopende verplichting. Bij een jaarlijks of vast contract leg je je voor minimaal één jaar vast op een aantal licenties, met maandelijkse of jaarlijkse betaling.
Waar beheer ik mijn facturen en betaalgegevens achteraf?
In de Admin-console onder Menu > Facturering. Daar vind je je abonnementen, licenties, betaalmethode, factuurgegevens en een overzicht van facturen en transacties.