# Waarom worden er extra licentiekosten in rekening gebracht?

Je opent je maandelijkse factuur en het bedrag is hoger dan vorige maand. Geen paniek: bij Google Workspace is een hogere factuur bijna altijd te verklaren met een paar concrete oorzaken. Hieronder loop je ze stuk voor stuk na.

## De meest voorkomende oorzaken

Bij flexibel factureren betaal je per gebruiker per maand, maar de berekening loopt per dag. Google telt elke dag hoeveel gebruikers er een licentie hadden en rekent dat naar rato af. Voeg je halverwege de maand iemand toe, dan betaal je alleen voor de dagen dat die gebruiker een licentie had, niet voor de hele maand. Toch loopt je factuur zo geleidelijk op zonder dat het meteen opvalt.

Een tweede, veel grotere oorzaak is dat een vertrokken medewerker nog steeds een toegewezen licentie heeft. Zolang de licentie aan het account hangt, blijft die meetellen. Belangrijk om te weten: een geschorste gebruiker geeft de licentie **niet** automatisch vrij. Een geschorst account wordt op hetzelfde tarief gefactureerd als een actief account. Hetzelfde geldt voor testaccounts en losse gebruikersaccounts die je ooit voor een gedeelde mailbox aanmaakte.

Een derde oorzaak is een aparte abonnementsregel die je niet meteen verwacht, zoals extra opslag (Additional Storage) of een los AI-abonnement. Die verschijnen als eigen regel op je factuur, naast je gewone Workspace-licenties.

:::info title="Flexibel versus jaarcontract"
Bij een jaarcontract (Annual/Fixed-Term Plan) staat het aantal licenties vast en betaal je een vaste prijs voor de looptijd. Verwijder je een gebruiker halverwege het contract, dan daalt je factuur pas bij de verlenging, niet meteen. Bij flexibel factureren schommelt het bedrag per dag mee met je werkelijke gebruik.
:::

## Zo controleer je je factuur

In de Admin Console vind je precies terug waar de kosten vandaan komen. Begin altijd bij het aantal toegewezen licenties en vergelijk dat met je actieve medewerkers.

:::howto title="Extra kosten opsporen in de Admin Console"
1. Log in op `admin.google.com` met een beheerdersaccount.
2. Ga naar **Facturering** en open **Abonnementen**.
3. Bekijk per abonnement het aantal toegewezen licenties en kijk of er een aparte regel staat die je niet herkent.
4. Open **Directory** en daarna **Gebruikers**, en filter op gebruikers met een licentie.
5. Filter ook op **Geschorst** en op **Recent verwijderd**, want geschorste accounts kosten gewoon geld.
6. Verwijder de toegewezen licentie bij accounts die niemand meer gebruikt, of verwijder het account zelf.
:::

:::tip title="Plan een vaste licentiecheck"
Stel een vaste maand-routine in waarin je de licentietoewijzing nakijkt. Vijf minuten per maand voorkomt dat je maandenlang betaalt voor accounts die niemand meer gebruikt.
:::

:::warn title="Schorsen alleen stopt de kosten niet"
Een gebruiker schorsen blokkeert de toegang, maar de licentie blijft toegewezen en wordt gewoon doorgefactureerd. Wil je echt stoppen met betalen, dan haal je de licentie weg, verwijder je het account, of zet je het om naar een Archived User-licentie om de data te bewaren tegen een lager tarief.
:::

## Wat te doen bij een onverklaarbaar bedrag

Kun je het verschil niet thuisbrengen, vergelijk dan twee opeenvolgende facturen naast elkaar. De factuurspecificatie toont per regel het aantal licenties en de eenheidsprijs. Een sprong in het aantal licenties of een nieuwe regel met een apart abonnement verklaart vrijwel altijd het verschil.

Klopt het echt niet, dan neem je contact op met je reseller of met Google-ondersteuning via de Admin Console. Houd je factuurnummer en je domeinnaam bij de hand, dat versnelt het gesprek aanzienlijk.

:::warn title="Verwijder een account niet overhaast"
Verwijder een gebruikersaccount niet zomaar om kosten te besparen. Bij verwijderen ben je de data van die gebruiker kwijt na de hersteltermijn van twintig dagen. Overweeg eerst de licentie weghalen of een Archived User-licentie, zodat de gegevens bewaard blijven.
:::

:::faq
### Waarom betaal ik nog voor een geschorste gebruiker?
Schorsen blokkeert alleen de toegang. De licentie blijft toegewezen en wordt op hetzelfde tarief gefactureerd als een actief account. Om de kosten te stoppen haal je de licentie weg, verwijder je het account of gebruik je een Archived User-licentie.

### Betaal ik bij flexibel factureren de hele maand als ik iemand kort toevoeg?
Nee. Bij flexibel factureren rekent Google per dag. Voeg je een gebruiker op de 15e toe en haal je de licentie op de 20e weg, dan betaal je alleen voor die dagen, niet voor de volledige maand.

### Kan ik een onverwacht apart abonnement uitschakelen?
Ja. Ga in de Admin Console naar Facturering, open het betreffende abonnement, zoals extra opslag of een AI-abonnement, en zeg het op. Let bij een jaarcontract op de opzegvoorwaarden en mogelijke restkosten.

### Waarom daalt mijn factuur niet nadat ik een gebruiker verwijderde?
Bij een jaarcontract staat het aantal licenties vast. De verlaging gaat pas in bij de verlenging. Bij flexibel factureren zie je het verschil in de eerstvolgende afrekening.

### Wat is het verschil tussen een licentie weghalen en een account verwijderen?
De licentie weghalen stopt de kosten maar laat het account bestaan, zodat je het later opnieuw kunt activeren. Het account verwijderen wist na de hersteltermijn ook de data. Voor data die je wilt bewaren is een Archived User-licentie vaak de voordeligste keuze.
:::