# Kosteninzicht en budgetbeheer in de Google Workspace Admin Console

Grip houden op je Workspace-kosten begint met weten waar je moet kijken. De Admin Console verzamelt alle financiele informatie op een plek. Met een vaste routine voorkom je dat kosten ongemerkt oplopen. Hier lees je hoe je dat aanpakt.

## Waar je de financiele informatie vindt

Alle facturatie-informatie zit in de Admin Console onder het onderdeel Facturering. Dat is je centrale plek voor kosteninzicht. Je opent het via het Menu linksboven op `admin.google.com` en dan Facturering.

Onder Abonnementen zie je welke producten je afneemt, hoeveel licenties zijn toegewezen en welk plan eraan hangt. Onder Betaalaccounts vind je je betaalmethoden en de facturen.

De facturen tonen per regel het aantal licenties, de eenheidsprijs en eventuele add-ons. Dit is de basis voor het begrijpen van je maandelijkse kosten.

:::info title="Licenties zijn meestal de grootste kostenpost"
Bij vrijwel elke organisatie zijn de gebruikerslicenties de grootste kostenpost. Het aantal toegewezen licenties bewaken is daarom de belangrijkste hefboom voor kostenbeheersing.
:::

## Je facturen vinden en downloaden

Je krijgt elke maand een factuur per e-mail, maar je kunt hem op elk moment ook in de Admin Console ophalen. Ga naar Menu, dan Facturering en dan Betaalaccounts. Klik bij je abonnement op de optie om facturen te bekijken.

Daar kun je de factuur downloaden als PDF of als CSV. De CSV is handig als je de regels in een spreadsheet wilt verwerken of wilt vergelijken met je eigen administratie.

:::tip title="Wacht tot na de eerste van de maand"
De factuur van een maand staat pas klaar na de eerste dag van de volgende maand. De factuur van mei is dus beschikbaar vanaf 1 juni. Plan je controle daar net na, dan kijk je altijd naar het meest actuele bedrag.
:::

## Een maandelijkse controleroutine

Kosteninzicht is geen eenmalige actie maar een gewoonte. Een korte maandelijkse controle voorkomt de meeste verrassingen.

:::howto title="Maandelijkse kostencontrole"
1. Log in op `admin.google.com` als beheerder.
2. Open via het Menu het onderdeel Facturering en bekijk de meest recente factuur onder Betaalaccounts.
3. Vergelijk het factuurbedrag met de vorige maand en verklaar verschillen.
4. Controleer onder Abonnementen het aantal toegewezen licenties.
5. Vergelijk dat aantal met je werkelijke actieve medewerkers.
6. Schors of archiveer accounts die niet meer nodig zijn.
:::

## Budget bewaken en verrassingen voorkomen

Naast controleren kun je proactief je budget bewaken door een paar gewoonten in te bouwen.

Koppel licentiebeheer aan je personeelsproces. Bij elke nieuwe medewerker komt er een licentie bij, bij elk vertrek hoort er een af. Zo blijft je licentieaantal in de pas lopen met je werkelijke team.

Let bij flexibel factureren op tijdelijke pieken. Voeg je voor een project tijdelijk mensen toe, plan dan ook in wanneer je die licenties weer vrijgeeft.

:::warn title="Negeer een sprong in het bedrag nooit"
Een onverwacht hoge factuur is bijna altijd te verklaren met meer licenties of een nieuwe add-on. Zoek de oorzaak op zodra je een sprong ziet, anders betaal je die maand na maand door.
:::

Houd ook je verlengingsdatum in de gaten als je een jaarcontract hebt. Rond die datum kun je het aantal licenties aanpassen, dus dat is het natuurlijke moment voor een grotere opschoning.

:::faq
### Waar zie ik mijn facturen in Workspace?
In de Admin Console onder Facturering, bij Betaalaccounts. Daar vind je per factuur de specificatie met aantal licenties, eenheidsprijs en add-ons. Je kunt de factuur downloaden als PDF of CSV.

### Hoe voorkom ik onverwachte kosten?
Door maandelijks de licentietoewijzing te controleren en die te vergelijken met je werkelijke medewerkers. Koppel licentiebeheer aan je in- en uitdienstproces, dan loopt het aantal licenties niet onnodig op.

### Kan ik een harde budgetlimiet instellen in Workspace?
Nee. Workspace-facturering werkt op basis van toegewezen licenties en plannen, niet op een harde uitgavenlimiet die het afnemen stopzet. Je bewaakt het budget door licentietoewijzing en facturen actief te controleren.

### Wanneer staat mijn factuur klaar?
Elke maandfactuur is beschikbaar na de eerste dag van de volgende maand. De factuur van mei verschijnt dus vanaf 1 juni in de Admin Console en in je mailbox.

### Wat doe ik met licenties van vertrokken medewerkers?
Schors of verwijder het account zodat de licentie vrijkomt, en pas zo nodig het aantal licenties in je abonnement aan. Bij een jaarcontract doe je dat het makkelijkst rond de verlengingsdatum.
:::