# Naamgevingsconventie voor accounts groepen en drives

Een naamgevingsconventie voor accounts, groepen en gedeelde Drives is een van die dingen die saai klinken maar enorm veel ellende voorkomen. Zonder conventie krijg je een wildgroei aan namen waar niemand nog wijs uit wordt. In dit artikel laten we zien hoe je heldere conventies opstelt die meegroeien met je organisatie.

[[TOC]]

## Waarom een naamgevingsconventie loont

Stel je voor: je zoekt de mailgroep voor de marketingafdeling. Heet die `marketing`, `mkt`, `marketingteam` of `afdeling-marketing`? Zonder afspraak bestaan ze misschien alle vier, half gevuld, en weet niemand welke de echte is. Datzelfde geldt voor gedeelde Drives en accounts.

Een naamgevingsconventie voorkomt dit door vooraf vast te leggen hoe je dingen benoemt. Het voordeel is overzicht, vindbaarheid en minder fouten. Een nieuwe beheerder ziet aan de naam meteen wat iets is. Automatiseringen werken betrouwbaarder omdat namen voorspelbaar zijn. En je voorkomt dubbele aanmaak.

:::info title="Een goede conventie groeit mee"
Een goede conventie is voorspelbaar, leesbaar en bestand tegen groei. Als je conventie alleen werkt bij twintig gebruikers maar omvalt bij tweehonderd, is hij niet goed genoeg. Denk vooruit naar de schaal waar je over een paar jaar wilt zijn.
:::

## Conventies voor e-mailadressen

Het e-mailadres is het meest zichtbare onderdeel. Kies een vast patroon en houd je eraan. Veelgebruikte patronen zijn voornaam.achternaam, voorletter.achternaam of alleen de voornaam. Elk heeft voor- en nadelen.

| Patroon | Voorbeeld | Voordeel | Nadeel |
| --- | --- | --- | --- |
| voornaam.achternaam | `jan.jansen@bedrijf.nl` | Leesbaar en professioneel | Lange namen geven lange adressen |
| voorletter.achternaam | `j.jansen@bedrijf.nl` | Korter | Sneller botsingen bij gelijke achternamen |
| voornaam | `jan@bedrijf.nl` | Heel kort | Botst al bij twee mensen met dezelfde voornaam |

Wat je ook kiest, leg vast hoe je omgaat met dubbele namen, met tussenvoegsels zoals "van der", met accenten en met namen uit andere alfabetten. Een veelgebruikte regel is dat de tweede Jan Jansen `jan.jansen2` wordt, of dat je een middelste letter toevoegt.

:::warn title="Hergebruik adressen niet zomaar"
Wees voorzichtig met het hergebruiken van e-mailadressen van vertrokken medewerkers. Een nieuw persoon op een oud adres kan vertrouwelijke mail ontvangen die voor de voorganger bedoeld was. Hanteer een wachtperiode of gebruik nooit exact hetzelfde adres opnieuw.
:::

## Conventies voor groepen en organisatie-eenheden

Mailgroepen en organisatie-eenheden verdienen een eigen patroon, het liefst met herkenbare voorvoegsels. Door consistente voorvoegsels te gebruiken sorteer je groepen automatisch en zie je in een oogopslag wat iets is. Denk aan `team-` voor afdelingen, `project-` voor projecten en `dl-` voor distributielijsten.

:::howto title="Een groepsconventie opstellen"
1. Bepaal de soorten groepen die je hebt, zoals afdelingen, projecten en distributielijsten.
2. Kies een voorvoegsel per soort, bijvoorbeeld `team-` voor afdelingen en `project-` voor projecten.
3. Spreek af of je het adres met of zonder afkortingen schrijft en houd dat consistent.
4. Leg vast wie groepen mag aanmaken om wildgroei te voorkomen.
5. Documenteer de conventie op een centrale plek zodat iedereen hem kan terugvinden.
6. Ruim periodiek lege of ongebruikte groepen op.
:::

Voor organisatie-eenheden volg je vaak de structuur van het bedrijf, met de hoofdafdelingen als bovenste niveau en subafdelingen daaronder. Houd de boom niet te diep, want elke laag maakt beheer complexer. In de Google Admin-console vind je dit terug onder Directory en daarna Organisatie-eenheden, waar beleid van een hoger niveau standaard naar onderliggende eenheden overerft.

:::tip title="Reserveer voorvoegsels voor systeemaccounts"
Reserveer een paar voorvoegsels voor speciale doelen, zoals `svc-` voor serviceaccounts of `sys-` voor systeemaccounts. Zo herken je in een oogopslag welke accounts geen echte mensen zijn, wat handig is bij beveiligingsonderzoek en opschoonacties.
:::

## Conventies voor gedeelde Drives

Gedeelde Drives lopen het snelst uit de hand omdat veel mensen er een mogen aanmaken. Een goede naam toont waar de Drive over gaat en wie eigenaar is. Een patroon dat afdeling en doel combineert werkt goed, bijvoorbeeld de afdeling gevolgd door het onderwerp: `Marketing - Campagnes 2026` of `Finance - Jaarrekening`.

Houd ook rekening met wie aanmaakt en handhaaft. De rolverdeling ligt meestal zo:

- **IT-manager:** stelt de conventie op, bepaalt het beleid en legt vast wie wat mag aanmaken. Zorgt dat de afspraak gedocumenteerd en bekend is binnen de organisatie.
- **Beheerder:** handhaaft de conventie in de praktijk, corrigeert namen die niet kloppen en begeleidt collega's bij het aanmaken van nieuwe groepen en Drives volgens de afspraak.

:::tip title="Beperk wie Drives mag aanmaken"
In de Admin-console kun je onder de Drive-instellingen vastleggen wie nieuwe gedeelde Drives mag aanmaken. Een goedkeuringsstap of een kleine groep aanmakers houdt het aantal Drives en de namen veel beter onder controle dan volledig vrij aanmaken.
:::

## Veelgestelde vragen

:::faq
### Kan ik bestaande namen achteraf nog aanpassen?
E-mailadressen aanpassen kan, maar geeft gedoe omdat het oude adres mogelijk nog ergens gebruikt wordt. Stel daarom een alias in op het oude adres zodat mail blijft aankomen. Voor groepen en Drives is hernoemen makkelijker, maar communiceer het wel ruim van tevoren.

### Wat doe ik met namen die niet in het patroon passen?
Maak vooraf regels voor uitzonderingen, zoals dubbele namen, tussenvoegsels en accenten. Een paar duidelijke regels dekken bijna alle gevallen. Houd daarnaast een lijst bij van bewust afwijkende namen, zodat collega's weten dat het geen vergissing is.

### Moet ik afkortingen gebruiken of voluit schrijven?
Voluit is leesbaarder, afkortingen zijn korter. Kies een van de twee en wees consistent. Een mix van beide is het slechtste van twee werelden, omdat niemand weet wat hij moet typen.

### Hoe handhaaf ik de conventie als iedereen groepen mag aanmaken?
Beperk wie groepen en Drives mag aanmaken tot een kleine groep, of zet een goedkeuringsstap in. Volledig vrij aanmaken leidt bijna altijd tot wildgroei en inconsistente namen.

### Hoe ga ik om met accenten en namen uit andere alfabetten?
E-mailadressen werken het betrouwbaarst met letters zonder accenten, dus zet bijvoorbeeld een è om naar e. Leg deze omzetting expliciet vast in je conventie en pas hem altijd hetzelfde toe, zodat een naam altijd op hetzelfde adres uitkomt.

### Werkt een naamgevingsconventie ook met automatisch aanmaken van accounts?
Ja, en daar betaalt een vaste conventie zich juist uit. Als je accounts aanmaakt via een script, de Admin SDK of een koppeling met je HR-systeem, kun je het patroon in de regels vastleggen. Voorspelbare namen maken die automatisering eenvoudiger en minder foutgevoelig.
:::

Lees ook [[workspace-groups-en-ous|groepen en organisatie-eenheden]] en [[workspace-documentatie-beleid|documentatiebeleid]] om je conventie vast te leggen.