# Drive-bestanden overdragen bij vertrek van een medewerker

Als een medewerker vertrekt, hangt er vaak waardevol werk in diens persoonlijke Drive. Verwijder je het account zonder na te denken, dan verdwijnt al die Mijn Drive-inhoud, inclusief bestanden die met collega's waren gedeeld. Een nette offboarding draagt die data eerst over. Het is een kleine handeling met grote gevolgen als je hem overslaat.

## Waarom overdracht nodig is

Bestanden in Mijn Drive zijn persoonlijk eigendom. Bij verwijdering van het account verdwijnen ze, ook als anderen er toegang toe hadden. Bestanden in Shared Drives zijn de uitzondering: die behoren het team toe en blijven staan. Het risico zit dus vooral in persoonlijke Mijn Drive-inhoud.

:::warn title="Verwijderen is onomkeerbaar"
Verwijder nooit het account van een vertrokken medewerker zonder eerst de Drive-data over te dragen of te archiveren. Verwijdering neemt alle persoonlijke Mijn Drive-bestanden mee, ook gedeelde, en herstel kan daarna alleen nog binnen een kort venster van gegevensherstel.
:::

## Gegevens overdragen via de Admin Console

De Admin Console heeft een ingebouwde functie om Drive- en Docs-bestanden in één keer over te dragen naar een andere gebruiker. De ontvanger krijgt de bestanden in een nieuwe map in zijn eigen Drive, en de bestaande toegangsrechten van anderen blijven gewoon bestaan.

:::howto title="Drive-bestanden overdragen naar een collega"
1. Ga naar `admin.google.com` en open **Directory**, **Gebruikers**.
2. Selecteer de vertrekkende medewerker en open diens profiel.
3. Klik op **Gegevens overdragen** (of **Meer opties**, **Gegevens overdragen**).
4. Vul bij de ontvanger de collega in die de bestanden moet krijgen.
5. Selecteer **Drive en Docs** en start de overdracht.
:::

Er bestaat ook een tweede route: open **Menu**, **Apps**, **Google Workspace**, **Drive en Docs** en kies **Overdracht van eigendom**. Daar geef je een bron- en doelgebruiker op. Die globale tool verplaatst alle bestanden van de ene naar de andere gebruiker, terwijl de route via het gebruikersprofiel handiger is binnen een offboarding-flow. Beide vereisen de juiste beheerdersrechten op Drive en Docs.

:::tip title="Kies de juiste ontvanger"
Draag over naar de directe opvolger of de teamleider, niet naar een willekeurige collega. Die persoon kan de bestanden dan beoordelen en waar nodig in een Shared Drive plaatsen voor de lange termijn, zodat de data niet opnieuw aan één persoon hangt.
:::

## Archiveren als tussenstap

Soms weet je nog niet wie de bestanden moet krijgen, of wil je het account tijdelijk bewaren. Dan is een Archived User-licentie een goede tussenstap. De gebruiker kan niet meer inloggen, maar de data blijft bewaard en doorzoekbaar voor compliance, zonder een volledige actieve licentie te kosten.

:::info title="Archiveren versus direct overdragen"
Direct overdragen verplaatst de bestanden naar een collega, waarna je het account kunt opheffen. Archiveren bewaart het account en de data in een goedkopere staat, handig als je nog niet weet wat ermee moet of voor een bewaarplicht. Let op: data van gearchiveerde gebruikers telt wel mee voor de gedeelde opslaglimiet van je organisatie.
:::

## Vergeet de losse eindjes niet

Een complete offboarding gaat verder dan alleen Drive-bestanden. Denk aan eigendom van Shared Drives waar de persoon de enige beheerder van was, agenda-afspraken die de persoon organiseerde, en e-mail die mogelijk doorgestuurd of gedelegeerd moet worden. Loop een offboarding-checklist af zodat je niets mist. Drive-overdracht is de belangrijkste, maar zelden de enige stap.

:::warn title="Verweesde Shared Drives"
Was de vertrekkende medewerker de enige beheerder van een Shared Drive, wijs dan eerst een nieuwe beheerder aan. Anders raakt de Shared Drive verweesd, al kan een Workspace-beheerder het beheer dan nog herstellen.
:::

## Doe het op het juiste moment

Timing is alles bij offboarding. Draag de data over of archiveer het account vóór je het verwijdert, niet erna, want na verwijdering is herstel beperkt tot het korte venster van gegevensherstel. Bouw de overdracht in je standaard vertrekprocedure in, dan kan het niet vergeten worden.

:::faq
### Wat gebeurt er met Mijn Drive-bestanden als ik een account verwijder?
Die verdwijnen, ook gedeelde bestanden. Draag ze daarom eerst over of archiveer het account voordat je het verwijdert.

### Blijven Shared Drive-bestanden bestaan na vertrek?
Ja. Shared Drives behoren het team toe en blijven staan, ongeacht of de medewerker vertrekt. Alleen het beheerderschap moet je opnieuw beleggen als de vertrekker de enige beheerder was.

### Wat is een Archived User?
Een gebruiker die niet meer kan inloggen maar wiens data bewaard blijft tegen lagere kosten. Handig voor bewaarplicht of uitgestelde beslissingen. De opgeslagen data telt wel mee voor je gedeelde opslaglimiet.

### Naar wie draag ik de bestanden het beste over?
Naar de directe opvolger of teamleider. Die kan de bestanden beoordelen en in een Shared Drive plaatsen voor de lange termijn, zodat ze niet opnieuw aan één persoon hangen.

### Wat is het verschil tussen de twee overdrachtsroutes?
De route via Gegevens overdragen in het gebruikersprofiel werkt binnen een offboarding-flow per persoon. De tool onder Drive en Docs, Overdracht van eigendom, verplaatst alle bestanden van een bron- naar een doelgebruiker. Beide vereisen de juiste beheerdersrechten.

### Kan ik specifieke mappen of bestanden selecteren bij de overdracht?
Nee. De overdrachtstools verplaatsen alle bestanden van de gebruiker in één keer. Wil je selectief overdragen, dan moet de eigenaar of een collega dat met de hand in Drive doen.
:::