# Eerste stappen in Google Workspace voor nieuwe medewerkers

[[TOC]]

## Welkom in Google Workspace

Als je net begint in een organisatie die Google Workspace gebruikt, heb je alles wat je nodig hebt om te werken: e-mail, vergadertools, opslag en samenwerking, allemaal geïntegreerd in één platform. Dit artikel helpt je om je snel thuis te voelen.

:::tip title="Tip voor dag één"
Sla de URL van de interne kennisbank op in je bladwijzers. Daar vind je antwoorden op de meeste vragen die je de eerste weken hebt.
:::

## Stap 1: Je account activeren

Je ontvangt van IT of HR een welkomstmail met je Workspace-accountgegevens. Een typisch formaat is `voornaam.achternaam@bedrijf.nl` of `initialen@bedrijf.nl`.

:::howto title="Zo activeer je je account"
1. Ga naar `gmail.com` of `workspace.google.com`.
2. Meld je aan met het opgegeven e-mailadres en tijdelijke wachtwoord.
3. Stel een **sterk nieuw wachtwoord** in van minimaal 12 tekens.
4. Zet **verificatie in twee stappen** aan via `myaccount.google.com` bij **Beveiliging**. In veel organisaties is dit verplicht.
:::

## Stap 2: Gmail instellen

### Handtekening

Ga in Gmail naar het tandwiel rechtsboven, dan **Alle instellingen bekijken** en het tabblad **Handtekening**. Voeg een standaardhandtekening toe met minimaal je naam, functie, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Sommige organisaties zetten je handtekening centraal klaar; vraag dit aan IT voordat je er zelf een maakt.

### Vakantiebeantwoorder

Stel alvast in waar je een afwezigheidsbericht activeert: **Instellingen**, dan **Vakantiebeantwoorder** (onderdeel afwezigheidsmelding). Je hoeft het nu niet aan te zetten, maar je weet dan waar de instelling zit voor je eerste vrije dagen.

### Labels aanmaken

Labels houden je inbox georganiseerd. Maak voor de start minimaal twee labels aan: één voor je afdeling (bijvoorbeeld `Finance`) en één voor prioriteit (bijvoorbeeld `Actie vereist`).

## Stap 3: Drive verkennen

Google Drive is de centrale opslagplek van de organisatie. Belangrijk om te weten: bestanden in een **gedeelde drive** zijn van het team, bestanden in **Mijn Drive** zijn van jou persoonlijk.

:::howto title="Zo navigeer je in Drive op je eerste dag"
1. Ga naar `drive.google.com`.
2. Klik op **Gedeeld met mij** om te zien welke documenten al met je zijn gedeeld.
3. Open **Gedeelde drives** voor de afdelingsmappen waar IT je aan heeft toegevoegd.
4. Maak in **Mijn Drive** een map `Persoonlijk` aan voor je eigen documenten.
5. Gebruik het zoekvak bovenaan om snel bestanden terug te vinden.
:::

## Stap 4: Agenda configureren

Je Agenda is al gekoppeld aan je account. Stel het volgende in:

- **Tijdzone**: controleer of die correct staat via **Agenda**, dan **Instellingen**, dan **Tijdzone**.
- **Werktijden**: zet je werktijden aan zodat collega's zien wanneer je beschikbaar bent.
- **Vergaderzalen en resources**: vraag je manager of IT welke ruimtes en bronnen je kunt boeken.

Bekijk daarna de teamagenda; je manager of champion heeft je waarschijnlijk al toegevoegd.

## Stap 5: Kennismaken in Chat

Google Chat is het berichtenplatform van de organisatie. **Ruimtes** zijn de plekken waar teams samenwerken.

:::howto title="Zo stel je je voor in Chat"
1. Ga naar `chat.google.com`.
2. Zoek de Chat-ruimte van je team; je champion of manager stuurt je de link.
3. Stel je kort voor, bijvoorbeeld: "Hoi iedereen, ik ben [naam], nieuw als [functie]. Ik kijk ernaar uit om samen te werken."
4. Zoek ook de algemene tips- of nieuwsruimte als die bestaat.
:::

## Jouw aanspreekpunten

Weet je niet bij wie je moet zijn? Gebruik dit overzicht.

| Hulp nodig bij | Benader |
|----------------|---------|
| Technisch probleem (wachtwoord, toegang) | IT-helpdesk |
| Werkprocessen in Workspace | Champion van je afdeling |
| Handleidingen en FAQ | Interne kennisbank |
| Onboarding en arbeidsvoorwaarden | HR |

Vraag je manager of HR wie de champion van jouw afdeling is.

## Eerste week: kleine doelen

Verdeel het leren over je eerste week zodat het behapbaar blijft.

- **Dag 1**: account activeren, Gmail instellen, Drive verkennen.
- **Dag 2**: je eerste vergadering starten of bijwonen via Agenda met een Meet-link.
- **Dag 3**: een document aanmaken in Drive en delen met een collega.
- **Dag 4**: een bericht sturen in een Chat-ruimte.
- **Dag 5**: de tips- of nieuwsruimte doorlezen en je vragen verzamelen.

:::warn title="Let op met delen"
Controleer altijd met wie je een bestand deelt voordat je op **Verzenden** klikt. Zet deelrechten standaard zo beperkt mogelijk en deel liever binnen een gedeelde drive dan via losse links.
:::

:::faq
### Wat als ik geen toegang heb tot bepaalde Drive-mappen?
Vraag je manager om je toegang te geven, of neem contact op met IT. Je kunt ook zelf toegang aanvragen: open je de map en zie je een foutmelding, dan staat daar meestal een knop `Toegang aanvragen`.

### Kan ik Workspace ook op mijn telefoon gebruiken?
Ja. Download de apps van Gmail, Drive, Meet, Chat en Agenda uit de App Store of Google Play Store en log in met je Workspace-account. Vraag wel eerst aan IT welk beleid er geldt voor zakelijke apps op een privételefoon.

### Wat als ik een fout maak in een gedeeld document?
Geen paniek, Google bewaart automatisch een versiegeschiedenis. Ga in het document naar `Bestand`, dan `Versiegeschiedenis`, dan `Versiegeschiedenis bekijken` en herstel de gewenste versie.

### Zijn er ongeschreven regels voor Chat en e-mail?
Die verschillen per organisatie. Vraag je champion of manager naar de communicatienormen: wanneer gebruik je Chat en wanneer e-mail, hoe snel wordt er gereageerd en wat geldt er voor beschikbaarheid buiten werktijd.

### Hoe vind ik snel een collega of bestand terug?
Gebruik de zoekbalk bovenaan in Gmail, Drive of Chat. Je kunt zoeken op naam, trefwoord of bestandstype. In Drive helpt het om bestanden meteen in de juiste gedeelde drive te plaatsen, zodat je team ze ook terugvindt.
:::