# Archived User-licentie: kosten besparen bij ex-medewerkers Een medewerker vertrekt, maar je wilt of moet de mail en bestanden bewaren, bijvoorbeeld voor compliance of een mogelijke juridische kwestie. Een volledige licentie aanhouden is zonde van het geld. Daarvoor bestaat de Archived User-licentie. Hier lees je hoe en wanneer je die inzet, en wat er in 2026 veranderd is. ## Wat een Archived User-licentie doet Een Archived User-licentie, afgekort AU, is een speciale licentievorm voor accounts van vertrokken medewerkers waarvan je de data wilt behouden. Een account met een AU-licentie kan niet meer inloggen of actief werken. Wat blijft, is de data: Gmail, Drive en andere content blijven veilig bewaard. De gebruiker is dus geblokkeerd, maar de gegevens verdwijnen niet. Het grote voordeel is de prijs. Een AU-licentie kost een fractie van een volledige Workspace-licentie, terwijl je toch aan je bewaarverplichting voldoet. Je koopt het AU-type dat past bij je abonnement, bijvoorbeeld een Business Plus, Archived User-licentie bij een Business Plus-abonnement. :::info title="Op welke edities werkt dit" Archiveren en AU-licenties zijn beschikbaar op Business Starter, Business Standard en Business Plus, op Enterprise Standard en Enterprise Plus, en op de Education-edities (Fundamentals, Standard en Plus). Anders dan vaak gedacht heb je dus geen Vault-edities nodig om een gebruiker te archiveren. ::: ## Vault: nodig om te doorzoeken, niet om te archiveren Belangrijk om uit elkaar te houden: een Vault-licentie is niet nodig om een gebruiker te archiveren. De data van een gearchiveerde gebruiker blijft sowieso bewaard. Wat je wel nodig hebt om die bewaarde data te kunnen doorzoeken en exporteren, is een Google Vault-licentie bij de beheerder of medewerker die het onderzoek doet. Zonder Vault staat de data dus veilig opgeslagen, maar kun je er niet doorheen zoeken of exporteren voor een verzoek. :::warn title="Vault-licentie sinds 1 november 2025 verplicht voor gebruik" Sinds 1 november 2025 moet een beheerder een eigen Google Vault-licentie hebben om Vault te kunnen gebruiken. Wil je gearchiveerde data later kunnen doorzoeken voor compliance of een geschil, zorg dan dat de betrokken beheerder die Vault-licentie heeft. ::: ## Wanneer je een AU-licentie inzet De AU-licentie is bedoeld voor één specifiek scenario: een medewerker is vertrokken en je moet of wilt de data bewaren. Denk aan wettelijke bewaartermijnen voor zakelijke correspondentie, of aan een sector waarin je communicatie jarenlang beschikbaar moet houden. Ook bij een lopend of mogelijk juridisch geschil is bewaren verstandig. Heb je geen bewaarbehoefte, dan is schorsen en later verwijderen vaak goedkoper. De AU-licentie is specifiek de keuze wanneer je de data op lange termijn veilig wilt bewaren en, met Vault, doorzoekbaar wilt houden. :::tip title="Combineer met een bewaarbeleid" Maak vooraf beleid over hoe lang je data van ex-medewerkers bewaart. Combineer de AU-licentie met een Vault-bewaarbeleid, zodat je niet handmatig hoeft bij te houden wanneer iets weg mag. ::: ## Nieuw in 2026: archiveren op het Flexible Plan zonder los abonnement Tot voor kort moest je een apart Archived User-abonnement aankopen voordat je AU-licenties kon toewijzen. Sinds april 2026 kan dat eenvoudiger. Zit je organisatie op het Flexible Plan voor facturatie en heb je nog geen bestaand Archived User-abonnement, dan kun je gebruikers archiveren zonder eerst een los AU-abonnement af te sluiten. Houd er wel rekening mee dat nieuwe licenties tot 48 uur kunnen duren voordat ze beschikbaar zijn. ## Zo zet je een vertrekkende medewerker over :::howto title="Ex-medewerker archiveren in de Admin Console" 1. Draag bij vertrek het eigenaarschap van **Drive-bestanden** over aan een collega of manager. 2. Stel indien nodig e-mailrouting of een delegatie in zodat inkomende mail bij iemand terechtkomt. 3. Log in op **admin.google.com** als beheerder. 4. Ga naar **Directory** en daarna **Gebruikers**. 5. Zoek het account van de vertrekkende medewerker op. 6. Klik op **Meer opties** en kies **Gebruiker archiveren**. 7. Koop indien gevraagd een **Archived User-abonnement** of bevestig de archivering op het Flexible Plan. 8. Bevestig de actie zodat de volledige licentie vrijkomt. ::: :::warn title="Handel actieve zaken vooraf af" Een gearchiveerd account kan niet meer inloggen. Zorg dat je vóór de archivering alle actieve zaken hebt geregeld: gedeelde documenten overdragen, agenda-eigenaarschap regelen en gekoppelde diensten op een ander account zetten. ::: Na de overzetting controleer je of de volledige licentie is vrijgegeven, zodat de besparing daadwerkelijk ingaat. Heb je een Vault-licentie, controleer dan ook of je de data van de gearchiveerde gebruiker kunt doorzoeken. :::faq ### Kan een Archived User nog e-mail ontvangen? Nee, een gearchiveerd account is niet actief en ontvangt geen nieuwe mail. Wil je het adres bereikbaar houden, stel dan vooraf routing of een alias bij een actieve gebruiker in, of wijs bij het verwijderen een delegatie aan voor inkomende mail. ### Heb ik Google Vault nodig om iemand te archiveren? Nee. Archiveren kan op alle ondersteunde edities, ook zonder Vault. De data blijft dan veilig bewaard. Je hebt pas een Vault-licentie nodig zodra je die bewaarde data wilt doorzoeken of exporteren. ### Is een AU-licentie goedkoper dan schorsen? Schorsen geeft de licentie volledig vrij en kost niets, maar de data hangt dan aan een geschorst account zonder gegarandeerde bewaring. Een AU-licentie kost een klein bedrag en houdt de data op lange termijn veilig opgeslagen, met Vault ook doorzoekbaar voor compliance. ### Op welke Workspace-edities kan ik gebruikers archiveren? Op Business Starter, Business Standard en Business Plus, op Enterprise Standard en Enterprise Plus, en op de Education-edities Fundamentals, Standard en Plus. ### Moet ik eerst een apart AU-abonnement kopen? Op de meeste abonnementen wel. Zit je sinds april 2026 op het Flexible Plan en heb je nog geen bestaand Archived User-abonnement, dan kun je gebruikers archiveren zonder eerst een los AU-abonnement af te sluiten. ### Hoe lang duurt het voordat een AU-licentie beschikbaar is? Nieuwe licenties kunnen tot 48 uur duren voordat ze in je account beschikbaar zijn. :::