Wat gebruiksrapporten laten zien
Gebruiksrapporten geven inzicht in:
- Hoeveel actieve gebruikers er zijn per app per dag.
- Hoeveel opslagruimte in gebruik is (Drive, Gmail, Meet-opnames).
- Welke apps niet of nauwelijks gebruikt worden.
- Trends over tijd, zoals een stijging of daling in gebruik.
Dit is waardevolle informatie voor het optimaliseren van licenties, het identificeren van adoptie-uitdagingen en het plannen van trainingen.
Rapporten openen
Zo open je de gebruiksrapporten
- Ga naar [admin.google.com](https://admin.google.com).
- Klik op Rapporten in het linker navigatiepaneel.
- Kies onder Rapporten voor Apps-rapporten en open de gewenste app.
- Selecteer het tijdsbereik en eventueel een organisatie-eenheid bovenaan.
De exacte plek en benaming van menu-items in de Admin Console wijzigt af en toe. Vind je een onderdeel niet meteen, gebruik dan de zoekbalk bovenaan de Admin Console.
Hoofddashboard begrijpen
Het hoofddashboard toont een samenvatting van onder andere:
- Actieve accounts: gebruikers die in de geselecteerde periode minstens een keer een app hebben gebruikt.
- 1-dagsgebruikers: gebruikers die actief waren op de geselecteerde dag.
- Bestandstype-distributie: voor Drive, hoeveel bestanden van elk type er zijn.
Actieve accounts is de belangrijkste metric voor licentie-evaluatie. Licenties voor gebruikers die al maanden niet actief zijn, kun je mogelijk terugbrengen of opnieuw toewijzen.
Per-app diepteanalyse
Klik op een specifieke app voor meer detail. Per app vind je grofweg de volgende gegevens:
| App | Belangrijkste metrics |
|---|---|
| Gmail | Verzonden en ontvangen berichten, opslaggebruik per gebruiker |
| Drive | Actieve editors, aangemaakte bestanden, gedeelde items, opslaggebruik |
| Meet | Vergaderminuten, aantal vergaderingen, gebruik van Meet-hardware |
| Calendar | Agenda-uitnodigingen en vergaderingen |
Opslagrapportage
Opslaggebruik is een veelgestelde vraag bij beheerders. Bekijk:
Opslaggebruik inzien
- Open in Rapporten de samenvattende Workspace-rapportage.
- Kijk bij Drive en Gmail voor het totale gebruik.
- Voor details per gebruiker open je het accounts-rapport en filter je op opslaggebruik.
Gedeelde drives tellen apart
Gedeelde drives tellen mee voor de organisatiepool, niet voor individuele gebruikers. Houd beide in de gaten als je opslag wilt opschonen of inkopen.
Licenties optimaliseren op basis van gebruiksdata
Gebruikers met nul activiteit in de afgelopen 90 dagen zijn kandidaten voor een licentiedowngrade of het deactiveren van het account. Exporteer de gebruikersrapportage en filter op laatste activiteitsdatum.
Niet elke inactieve gebruiker is overbodig
Sommige accounts hebben een servicefunctie (een gedeelde mailbox of een serviceaccount) en zijn zelden actief, maar wel nodig. Controleer dit voordat je een licentie intrekt of een account deactiveert.
Exporteren naar BigQuery en Looker Studio
In de Admin Console blijven gebruiksrapporten beperkt zichtbaar. Wil je langere historie en eigen dashboards, dan exporteer je de data naar BigQuery:
Export instellen
- Stel in Rapporten de BigQuery-export in en wijs een Google Cloud-project aan.
- Verbind Looker Studio met de BigQuery-dataset.
- Bouw dashboards voor maandelijkse adoptie-tracking, afdelingsgebruik en trendanalyse.
In BigQuery beschik je over historische data van ongeveer 180 dagen voor activiteitslogs en ongeveer 450 dagen voor gebruiksdata. Door de export weg te schrijven kun je deze data zo lang bewaren als je zelf wilt.
Begin klein met dashboards
Start met een enkel dashboard voor actieve gebruikers per app per maand. Dat geeft je snel zicht op adoptie zonder dat je meteen een compleet rapportagemodel hoeft te bouwen.
Hoe lang zijn gebruiksrapporten zichtbaar?
Gebruiksdata is via de rapporten en de Reports API ongeveer 450 dagen (circa 15 maanden) beschikbaar. Activiteits- en auditlogs worden doorgaans ongeveer 180 dagen bewaard. Wil je langer bewaren, exporteer dan naar BigQuery.
Kan ik gebruiksrapporten per organisatie-eenheid bekijken?
Ja, gebruik het filter voor organisatie-eenheid bovenaan de rapportagepagina om de data te beperken tot een specifieke OU.
Telt het bekijken van een bestand mee als Drive-activiteit?
Ja, interacties zoals weergeven, bewerken en downloaden tellen mee. Alleen het passief bezitten van een bestand zonder dat het geopend wordt, telt niet als activiteit.
Kan ik rapporten automatisch per e-mail ontvangen?
Ja, in het rapporten-onderdeel kun je een rapport op schema instellen dat je per e-mail ontvangt.
Wat is het verschil tussen gebruiksrapporten en auditlogs?
Gebruiksrapporten tonen geaggregeerde cijfers, zoals aantallen actieve gebruikers en opslaggebruik. Auditlogs leggen losse acties van afzonderlijke gebruikers vast en zijn bedoeld voor onderzoek en compliance.