Twee plekken voor adoptie-data
Google Workspace biedt twee verschillende bronnen voor adoptie-data, en het helpt om ze niet door elkaar te halen:
- Ingebouwde rapportage in de Admin Console: beschikbaar voor vrijwel elk abonnement. Je vindt deze onder Rapportage > Overzicht en ziet hier actieve gebruikers per app, opslaggebruik, bestandsdeling en basis-beveiligingsstatistieken.
- Work Insights: een apart dashboard dat dieper inzicht geeft in adoptie en samenwerking per team, groep of organisatie-eenheid. Work Insights is alleen beschikbaar bij hogere abonnementen (zie hieronder).
Beide helpen je dezelfde vragen te beantwoorden: welke apps worden echt gebruikt, waar blijft adoptie achter, en levert je Workspace-investering rendement op?
Belangrijk verschil
"Workspace Insights" is geen officiële productnaam. De ingebouwde rapportage heet in de Admin Console Rapportage (met het Overzicht), en het uitgebreide adoptie-dashboard heet Work Insights. Dit artikel behandelt beide.
Waarvoor gebruik je adoptie-data?
Adoptie-data is waardevol voor:
- Beslissingen over licentie-upgrades of juist het terugschalen van ongebruikte licenties
- Het prioriteren van trainingen voor teams waar gebruik achterblijft
- Het meten van het rendement van je Workspace-investering
- Het identificeren van teams die extra ondersteuning nodig hebben
- Het opsporen van inactieve accounts die een beveiligingsrisico vormen
Ingebouwde rapportage openen
Naar het rapportage-overzicht
- Log in op de Admin Console via
admin.google.com. - Ga in het menu naar Rapportage > Overzicht.
- Bekijk de grafieken voor actieve gebruikers, opslag, bestandsdeling en beveiliging.
- Klik door naar een specifiek rapport voor meer detail per app of organisatie-eenheid.
Het overzicht toont onder andere het aantal wekelijks actieve gebruikers voor Gmail, Drive, Meet, Agenda en Classroom, plus adoptiemetrics zoals 1-daags, 7-daags en 30-daags actieve gebruikers voor Drive, Docs, Sheets, Slides, Formulieren en Tekeningen.
Gemini-gebruik bekijken
Sinds februari 2026 kun je in de Admin Console ook adoptie- en drempelrapporten voor Gemini bekijken. Zo zie je hoe medewerkers Gemini-functies in de verschillende Workspace-apps gebruiken, wat helpt bij beslissingen over het uitrollen van AI-functies.
Work Insights
Work Insights is een apart dashboard dat is gemaakt voor verandermanagement en adoptie. Het surfacet uitsluitend geaggregeerde data, niet de gegevens van individuele medewerkers, om de privacy te beschermen.
Beschikbaarheid
Work Insights is beschikbaar bij de volgende abonnementen:
| Editie | Work Insights |
|---|---|
| Enterprise Plus | Beschikbaar |
| Enterprise Essentials Plus | Beschikbaar |
| Frontline Plus | Beschikbaar |
| Business- en lagere Enterprise-edities | Niet beschikbaar |
Controleer in de Admin Console welke functies bij jouw abonnement horen, want het aanbod kan per regio en contract verschillen.
Privacydrempel
Work Insights toont aggregatie pas vanaf teams van 10 personen of meer. Een beheerder kan deze drempel desgewenst hoger zetten voor het domein, maar niet lager. Zo voorkom je dat data herleidbaar wordt naar een enkele medewerker.
Overleg met HR en Legal
Adoptie- en gebruiksdata raken aan de privacy van medewerkers. Stem het inzien en gebruiken van deze rapportages af met je HR- en juridische team en leg het vast in het privacybeleid van de organisatie, voordat je begint.
Welke apps Work Insights toont
Work Insights geeft adoptie-inzicht voor onder meer Gmail, Drive, Agenda, Docs, Sheets en Slides, op het niveau van domein, team, groep en organisatie. Met de adoptiegrafieken zie je de betrokkenheid over de tijd en waar adoptie mogelijk vastloopt.
Data exporteren
De ingebouwde rapportagedata kun je exporteren en verder verwerken:
- Open het gewenste rapport onder Rapportage.
- Klik op de exporteer- of downloadknop.
- Kies een formaat zoals Google Sheets of CSV.
- De export bevat de beschikbare datapunten voor de gekozen periode.
Voor structurele analyses koppel je de Reports API aan een BI-tool zoals Looker Studio, of exporteer je de logevents naar BigQuery voor langetermijnanalyse.
Bewaar data die je langer nodig hebt
De meeste rapportagedata in de Admin Console wordt ongeveer 6 maanden bewaard. Wil je trends over langere periodes volgen, exporteer dan periodiek naar Sheets of stel een doorlopende export naar BigQuery in, zodat je niets kwijtraakt.
Adoptie verbeteren op basis van inzichten
Laag gebruik van een app
Blijft de adoptie van bijvoorbeeld Google Meet of Chat achter, dan zijn dit zinvolle acties:
- Geef gerichte training aan teams met laag gebruik
- Communiceer concrete use-cases die voor die teams relevant zijn
- Achterhaal obstakels via korte enquêtes of gesprekken met gebruikers
- Wijs een interne ambassadeur per team aan die collega's op weg helpt
Inactieve accounts
Inactieve accounts zijn een beveiligingsrisico: wachtwoorden verouderen en ongebruikte accounts zijn een aantrekkelijk doelwit voor aanvallers.
Maandelijkse controle op inactieve accounts
- Ga in de Admin Console naar Rapportage en open de gebruikersactiviteit.
- Filter op een laatste aanmeldingsdatum ouder dan 90 dagen.
- Schakel accounts van ex-medewerkers uit of verwijder ze volgens je offboarding-proces.
- Neem contact op met actieve medewerkers die lang niet hebben ingelogd om te achterhalen waarom.
Heet het nu "Workspace Insights" of "Work Insights"?
De officiële naam van het aparte adoptie-dashboard is Work Insights. De ingebouwde rapportage in de Admin Console heet simpelweg Rapportage, met een Overzicht-pagina. De term "Workspace Insights" gebruikt Google zelf niet.
Hoe ver terug gaat de historische data?
De meeste rapportage- en logdata in de Admin Console wordt ongeveer 6 maanden bewaard. Sommige categorieën, zoals Chrome- en API-gebaseerde gebruiksdata, kennen langere retentie. Voor langere periodes exporteer je data naar Sheets of BigQuery.
In welke abonnementen zit Work Insights?
Work Insights is beschikbaar bij Enterprise Plus, Enterprise Essentials Plus en Frontline Plus. De ingebouwde rapportage onder Rapportage > Overzicht zit in vrijwel elk abonnement. Controleer de Admin Console voor jouw exacte beschikbaarheid.
Kan ik gebruiksdata van individuele medewerkers inzien?
De ingebouwde rapportage biedt per-gebruiker activiteit, maar Work Insights toont alleen geaggregeerde data vanaf teams van 10 personen of meer. Per-gebruiker data mag je alleen inzien voor legitieme beheerdoeleinden, gedocumenteerd in het privacybeleid.
Kan ik adoptie-data koppelen aan een eigen BI-tool?
Ja. Via de Reports API haal je Workspace-activiteitsdata programmatisch op en koppel je die aan Looker Studio, Power BI of Tableau. Voor langetermijnanalyse exporteer je naar BigQuery.
Kan ik AI-gebruik zoals Gemini meten?
Sinds februari 2026 toont de Admin Console adoptie- en drempelrapporten voor Gemini, zodat je ziet hoe medewerkers Gemini-functies per app gebruiken. Dit helpt bij beslissingen over het uitrollen van AI.