Als beheerder wil je weten hoe je organisatie Google Workspace gebruikt: welke apps actief zijn, hoeveel opslag in gebruik is en of accounts veilig zijn ingesteld. De Google Workspace Admin console verzamelt dit in het onderdeel Rapportage. Je opent het via admin.google.com en daarna links in het menu via Rapportage.
Het onderdeel Rapportage is bedoeld voor inzicht en trends, niet voor het uitvoeren van wijzigingen. Wat je precies ziet, hangt af van je Workspace-editie en van je beheerdersrechten.
Snel naar Rapportage
Open Rapportage in de Admin console
- Ga naar [admin.google.com](https://admin.google.com) en log in met een beheerdersaccount.
- Klik links in het hoofdmenu op Rapportage.
- Bekijk eerst het tabblad Highlights voor een snel overzicht.
- Open daarna Reports voor de gedetailleerde gebruiks- en accountrapporten.
- Filter op periode en organisatie-eenheid, en exporteer waar nodig naar Sheets.
Highlights: het dashboard
Highlights is de startpagina van Rapportage. Het toont samengevatte kaarten met de belangrijkste cijfers van je organisatie, zoals het aantal actieve gebruikers, de status van beveiligingsinstellingen, het gebruik van apps, het delen van bestanden en het opslaggebruik. Het is een handig vertrekpunt om snel te peilen hoe je omgeving ervoor staat voordat je dieper graaft.
Maak er een vaste routine van
Gebruik Highlights als wekelijkse of maandelijkse routinecheck. Wijkt een kaart sterk af van vorige keer, dan weet je meteen waar je verder moet kijken in de gedetailleerde rapporten.
Reports: gedetailleerde rapporten
Onder Reports vind je de uitgebreidere rapporten. Globaal vallen ze in twee groepen:
- Gebruiksrapporten per app (Apps usage activity): hoeveel je organisatie doet in Gmail, Drive, Agenda, Meet, Chat en andere diensten. Denk aan verzonden en ontvangen berichten, aangemaakte en gedeelde documenten, of het aantal wekelijks actieve gebruikers per app.
- Accountrapporten (Accounts): de status van gebruikersaccounts, zoals tweestapsverificatie, beheerdersrollen en accounts die langere tijd niet zijn gebruikt.
Je kunt rapporten filteren op periode en op organisatie-eenheid, zodat je bijvoorbeeld alleen een bepaalde afdeling bekijkt. Veel rapporten zijn te downloaden, zodat je de cijfers verder kunt analyseren in Google Sheets.
Sinds begin 2026 vind je in Rapportage ook overzichten van het gebruik van Gemini-functies. Daarmee zie je hoe AI-functies binnen je organisatie worden opgepakt, wat helpt bij het beoordelen van je abonnement en de adoptie. Welke Gemini-rapporten beschikbaar zijn, hangt af van je editie en licenties.
Cijfers zijn niet realtime
Rapportgegevens worden niet direct bijgewerkt. Houd er rekening mee dat cijfers van vandaag of gisteren nog niet volledig zichtbaar hoeven te zijn. Kijk voor betrouwbare trends naar afgesloten periodes.
Gebruiksinzicht in de praktijk
Met deze rapporten beantwoord je concrete vragen die in vrijwel elke organisatie spelen:
- Adoptie: gebruiken medewerkers de apps die je hebt uitgerold, zoals Meet of Chat, of blijven ze bij oude gewoontes?
- Opslag: welke gebruikers of gedeelde Drives nemen de meeste ruimte in beslag?
- Beveiliging: voor hoeveel accounts staat tweestapsverificatie aan, en waar moet je nog op aandringen?
- Licenties: zijn er inactieve accounts waarvan je de licentie kunt heroverwegen?
Een praktische werkwijze is om elk kwartaal een vast setje rapporten te exporteren naar Sheets en die te vergelijken met de vorige periode. Zo zie je trends in plaats van losse momentopnames.
Toegang en rechten
Niet elke beheerder hoeft toegang te hebben tot alle rapporten. Met beheerdersrollen bepaal je wie rapportage mag inzien. Geef collega's die alleen cijfers nodig hebben een rol met leesrechten op Rapportage, in plaats van volledige beheerrechten.
Behandel exports als vertrouwelijk
Rapporten bevatten gevoelige informatie over je medewerkers en hun gebruik. Behandel exports als vertrouwelijk, bewaar ze op een beveiligde locatie en deel ze alleen met wie ze echt nodig heeft.
Verschil met audit en onderzoek
Rapportage geeft je het grote plaatje en trends. Wil je daarentegen specifieke gebeurtenissen terugzoeken, zoals wie wanneer inlogde of welke beheerder een instelling wijzigde, dan gebruik je Audit en onderzoek. Dat onderdeel staat los van de gebruiksrapporten en is gericht op het naspeuren van losse handelingen. Begin met Rapportage voor het overzicht en duik daarna met Audit en onderzoek de details in.
Waar vind ik Rapportage in de Admin console?
Log in op admin.google.com met een beheerdersaccount en klik links in het hoofdmenu op Rapportage. Daar staan de tabbladen Highlights en Reports.
Wat is het verschil tussen Highlights en Reports?
Highlights is een dashboard met samengevatte kaarten voor een snel overzicht. Reports bevat de gedetailleerde gebruiks- en accountrapporten die je kunt filteren en exporteren.
Kan ik rapporten exporteren?
Ja, veel rapporten kun je downloaden en verder analyseren in Google Sheets. Filter eerst op periode en organisatie-eenheid en exporteer daarna de gewenste selectie.
Waarom kloppen de cijfers van vandaag nog niet?
Rapportgegevens worden niet realtime bijgewerkt, dus recente dagen zijn vaak nog onvolledig. Gebruik afgesloten periodes voor betrouwbare trends.
Kan ik iemand alleen leesrechten op rapportage geven?
Ja, met beheerdersrollen wijs je een rol toe met leesrechten op Rapportage. Zo kunnen collega's cijfers inzien zonder volledige beheerrechten te krijgen.
Hoe zie ik het gebruik van Gemini?
In Rapportage staan sinds begin 2026 overzichten van het gebruik van Gemini-functies. Welke rapporten je ziet, hangt af van je Workspace-editie en de toegekende licenties.