Waarom een jaarlijkse review nodig is
Workspace verandert en de organisatie verandert mee. Medewerkers groeien, processen evolueren. Een inrichting die een jaar geleden perfect was, kan vandaag suboptimaal zijn: te veel licenties voor apps die niemand gebruikt, te weinig begeleiding voor afdelingen die zijn gegroeid, of beveiligingsinstellingen die niet zijn geactualiseerd na organisatorische wijzigingen.
Een jaarlijkse review geeft een vast moment van reflectie: wat werkt, wat niet, en wat kan beter? Het resultaat is een concrete actielijst voor het komende jaar.
Plan de review in Q4
Plan de review in het vierde kwartaal, zodat de conclusies meegenomen kunnen worden in de IT-begroting en de plannen voor het nieuwe jaar.
Deel 1: Gebruiksanalyse
Haal uit de Admin Console een jaaroverzicht van het gebruik. Ga naar Rapportage en exporteer de maandelijkse gegevens voor de afgelopen twaalf maanden, zodat je trends kunt analyseren.
Vragen om te beantwoorden:
- Welke apps zijn gegroeid in gebruik en welke zijn gestagneerd of gedaald?
- Zijn er afdelingen die structureel achterblijven in adoptie?
- Welke functies worden nauwelijks gebruikt, bijvoorbeeld Google Vault of bepaalde Gemini-functies?
- Zijn er nieuwe features gelanceerd in het afgelopen jaar die nog niet zijn geadopteerd?
Maak een jaarrapport in Google Slides met de vijf meest opvallende trends en een vergelijking met de doelstellingen van vorig jaar.
Deel 2: Beveiligingsaudit
Een jaarlijkse beveiligingscheck is essentieel. De menupaden in de Admin Console zijn de stand van juni 2026; Google past de navigatie soms aan, dus controleer de actuele locatie als een item is verplaatst.
Checklist jaarlijkse Workspace-beveiligingsaudit
- Inactieve accounts: ga naar Rapportage en bekijk de accountstatus. Filter op accounts die de afgelopen 90 dagen niet zijn ingelogd. Schort accounts op of verwijder ze als ze niet meer nodig zijn.
- Beheerdersrechten: bekijk alle beheerders via Account en de beheerdersrollen. Verwijder onnodige superadmin-rechten van mensen die deze niet meer nodig hebben.
- Externe deelstatus: bekijk Apps en de Drive-deelinstellingen. Zijn de instellingen nog consistent met het governancebeleid?
- Apparaatstatus: bekijk de ingeschreven apparaten via Apparaten. Staan er onbekende apparaten in, en zijn apparaten van vertrokken medewerkers verwijderd?
- OAuth-apps: bekijk Beveiliging, dan Toegangs- en gegevensbeheer, dan API-besturingselementen. Trek apps met onnodig brede rechten in.
- MFA-status: controleer hoeveel procent van de medewerkers verificatie in twee stappen heeft ingeschakeld. Stuur een herinnering naar wie dit nog mist.
Deel 3: Licentie-optimalisatie
Bekijk jaarlijks of de licenties nog passen bij het werkelijke gebruik.
Vragen om te beantwoorden:
- Zijn er medewerkers met een Enterprise-editie die alleen basistools gebruiken?
- Zijn er powerusers met Business Starter die meer opslag of functies nodig hebben?
- Zijn er ongebruikte licenties van accounts die wel zijn aangemaakt maar nooit actief zijn geworden?
- Zijn de totale licentiekosten nog in lijn met de ROI-berekening uit het eerste jaar?
Maak een licentieoverzicht met het huidige aantal, de editie per gebruikersgroep en de maandelijkse kosten. Vergelijk dit met het gebruik per editie en identificeer besparings- of opwaarderingskansen.
| Gebruikersgroep | Huidige editie | Werkelijk gebruik | Actie |
|---|---|---|---|
| Directie | Enterprise | Volledig | Behouden |
| Buitendienst | Enterprise | Alleen Gmail en Agenda | Afschalen naar Business Standard |
| Marketing | Business Starter | Veel opslag en video | Opwaarderen naar Business Standard |
Deel 4: Roadmapplanning
Het afgelopen jaar heeft Google nieuwe features gelanceerd. De jaarreview is het moment om te bepalen welke features je het komende jaar wilt introduceren.
Bronnen:
- De Google Workspace-roadmap op
workspace.google.com/roadmap - De releasenotes van het afgelopen jaar
- Bevindingen uit de productiviteitsscan
- Wensen uit de kwalitatieve feedback van medewerkers
Stel een lijst op van drie tot vijf features die je het komende jaar wilt uitrollen, met een tijdlijn, betrokken champions en een communicatieplan.
Houd rekening met uitgefaseerde producten
Google verwijdert soms diensten. Google Currents is bijvoorbeeld in 2023 uitgefaseerd en de community-functies verhuisden naar Spaces in Google Chat. Controleer per review of een tool die je nog gebruikt nog ondersteund wordt, en plan tijdig een migratie als dat niet zo is.
Jaarreview-sessie organiseren
Organiseer de jaarreview als een vergadering van maximaal drie uur met het kernteam: de IT-lead, een HR-manager, een communicatieadviseur en twee champions.
Voorbeeldagenda:
- Terugblik: zijn de doelstellingen van vorig jaar behaald? (30 minuten)
- Presentatie en discussie over de gebruiksanalyse (45 minuten)
- Bevindingen uit de beveiligingsaudit (30 minuten)
- Voorstel voor licentie-optimalisatie (30 minuten)
- Roadmapplanning voor het komende jaar (45 minuten)
Sluit af met een besluitenlijst: wat doen we, wie doet het, en wanneer is het klaar?
Hoe lang duurt de voorbereiding van de jaarreview?
Reken op twee tot drie werkdagen voor het verzamelen van de data uit de Admin Console, de beveiligingsaudit en het licentieoverzicht. Stuur de data vooraf naar de deelnemers, zodat de sessie zelf efficienter verloopt.
Wat als de jaarreview uitwijst dat de adoptie tegenvalt?
Behandel dit niet als falen maar als input voor een gericht actieplan. Identificeer de oorzaak (training, communicatie, management of tool-fit) en pak die systematisch aan in het nieuwe jaar.
Moet ik de resultaten delen met alle medewerkers?
Een samenvatting wel, alle details niet. Publiceer de hoofdconclusies en aanbevelingen in de interne nieuwsbrief en bedank het championsteam voor hun inzet.
Hoe ga ik om met features die Google heeft verwijderd of gewijzigd?
Maak hier een apart agendapunt van. Informeer medewerkers over wat er verandert en wat het alternatief is, en werk daarna het trainingsmateriaal en de kennisbank bij.
Hoe vaak moet ik de menupaden in de checklist controleren?
Controleer ze elke review opnieuw. Google verplaatst items in de Admin Console regelmatig, dus een pad uit vorig jaar kan inmiddels onder een ander menu staan.