Wat is een productiviteitsscan?
Een productiviteitsscan is een gestructureerde analyse van hoe een organisatie Workspace gebruikt en waar de meeste ruimte voor verbetering ligt. Het is geen IT-audit maar een gebruiksaudit. De vraag is niet "werkt de technologie?" maar "gebruiken mensen de technologie op een manier die hun werk vergemakkelijkt?"
De scan is op drie momenten waardevol:
- Zes maanden na go-live: is de basisadoptie bereikt en welke kansen liggen er nog?
- Jaarlijks, als onderdeel van de Workspace-jaarreview.
- Na een grote organisatorische verandering zoals een fusie of reorganisatie, waarbij werkprocessen zijn gewijzigd.
Een scan is geen schuldvraag
Het doel is kansen identificeren, niet aantonen dat medewerkers slecht presteren. Communiceer dit expliciet bij de aankondiging, zodat mensen open durven te zijn over wat niet werkt.
Stap 1: Admin Console-analyse
Begin met de harde data. Ga in de Admin Console naar Rapportage > Rapporten > Gebruikersrapporten > Gebruik van apps en exporteer de gegevens. Hiervoor heb je het beheerdersrecht voor rapporten nodig.
Analyseer per app:
- Percentage actieve gebruikers, vergeleken met de organisatiedoelstelling.
- Trends: stijgt of daalt het gebruik over de afgelopen drie maanden?
- Uitschieters: zijn er afdelingen die sterk afwijken, positief of negatief?
Maak een overzichtstabel in Google Sheets met de scores per app en een kleurcodering: groen voor boven doel, oranje voor nabij doel en rood voor onder doel.
Neem Gemini-gebruik mee
Sinds begin 2026 toont de Admin Console aparte Gemini-functierapporten met gebruiks- en drempelcijfers. Als je organisatie Gemini-licenties heeft, neem die data dan mee in de scan: lage benutting van betaalde AI-functies is vaak de grootste en snelst te realiseren kans.
Stap 2: Medewerkersenquête
De Admin Console toont gebruik, maar niet de ervaring. Een enquête via Google Forms vult het kwalitatieve beeld in.
Kernvragen voor de scan-enquête:
- Welke Workspace-tools gebruik je dagelijks? (selectievakjes)
- Welke tools gebruik je zelden, en waarom niet? (open vraag)
- Geef per tool een score van 1 tot 5 voor hoe goed het past bij jouw werk. (schaal per tool)
- Welke handeling kost je nog de meeste tijd en zou Workspace kunnen oplossen? (open vraag)
- Heb je behoefte aan aanvullende training voor een specifieke tool? (open vraag)
Stuur de enquête naar alle medewerkers met een deadline van vijf werkdagen. Gebruik de resultaten als input voor de workshops in stap 3.
Stap 3: Afdelingsworkshops
Plan per afdeling een sessie van 60 tot 90 minuten met de champion en drie tot vijf medewerkers die representatief zijn voor het team.
De workshop bestaat uit drie delen.
Deel 1: Werkproces in kaart brengen (30 min)
Beschrijf drie tot vijf kernprocessen van de afdeling. Welke stappen zitten erin? Waar zit frictie of tijdsverlies?
Deel 2: Workspace-koppeling (30 min)
Loop per pijnpunt na: is er een Workspace-functie die dit oplost? Is die functie bekend bij het team? Wordt ze daadwerkelijk gebruikt?
Deel 3: Prioritering (20 min)
Welke drie verbeteringen hebben de hoogste impact en de laagste implementatiedrempel? Dat zijn de top-kansen voor deze afdeling.
Zo faciliteer je een productiviteitsscan-workshop
- Stuur vooraf het workshopformulier en vraag deelnemers drie kernprocessen te noteren.
- Begin met de pijnpunten: "Waar verlies je de meeste tijd?" en "Wat is de meest frustrerende stap?"
- Koppel elke pijn aan een Workspace-oplossing, of erken eerlijk als die er niet is.
- Rangschik de gevonden kansen op impact (hoog, middel, laag) en haalbaarheid (snel, complex).
- Sluit af met afspraken: wie implementeert wat, wanneer en met welke ondersteuning?
Rapportage en opvolging
Schrijf een scanrapport van maximaal drie pagina's:
- Samenvatting: het algemene adoptieniveau en de vijf grootste kansen.
- Per afdeling: de score en de top drie verbeterpunten.
- Aanbevelingen: concrete acties met eigenaar, tijdlijn en verwacht effect.
Bespreek het rapport in het managementoverleg en verwerk de aanbevelingen in het borgingsplan voor het komende kwartaal.
Laat de scan niet doodbloeden
Een scan zonder opvolging beschadigt het vertrouwen voor de volgende keer. Koppel elke top-kans aan een eigenaar en een datum, en rapporteer na een kwartaal terug wat er met de input is gedaan.
Hoe lang duurt een volledige productiviteitsscan?
Reken op twee tot drie weken: een week voor de Admin Console-analyse en de enquête, een week voor de workshops en een week voor de rapportage. Maak het behapbaar door de workshops te spreiden, of laat champions de afdelingsworkshops zelfstandig faciliteren.
Wat als de scan uitwijst dat een tool nauwelijks wordt gebruikt?
Analyseer eerst de oorzaak. Is het een trainingsprobleem, een toolprobleem (de tool past niet bij het werkproces) of een communicatieprobleem (medewerkers kennen de functie niet)? De aanpak verschilt per oorzaak.
Kan ik de scan combineren met de jaarlijkse review?
Ja. De productiviteitsscan is een verdiepend onderdeel van de jaarreview en kan daar prima in opgaan. Zie het artikel over de Workspace-jaarreview voor een gecombineerde aanpak.
Wie voert de scan uit?
Ideaal is een combinatie van IT voor de data-analyse, HR voor de enquête en rapportage en champions voor de workshops. Een eindverantwoordelijke coordineert het geheel.
Welke gegevens mag ik in de scan gebruiken?
Werk met geaggregeerde cijfers per app en per afdeling, niet met individueel herleidbaar gedrag. Dat houdt de scan in lijn met de privacyverwachtingen en houdt de focus op processen in plaats van personen.