# Werkuren en werktijden instellen in Google Agenda

[[TOC]]

## Waarom werkuren instellen?

Wanneer werkuren niet zijn ingesteld, kunnen collega's in principe op elk moment een vergadering plannen. Dat leidt tot uitnodigingen op onmogelijke tijdstippen: vroeg in de ochtend, laat in de avond, of op vrije dagen. Door je werkuren in te stellen, geeft Google Agenda een waarschuwing wanneer iemand buiten die uren een vergadering probeert in te plannen.

Werkuren zijn ook zichtbaar voor collega's die de functie **Anderen plannen** gebruiken, waarbij de agenda's van meerdere personen naast elkaar worden getoond om een geschikt tijdstip te vinden.

:::info title="Werkuren vereisen een zakelijk account"
De functie Werkuren en locatie is alleen beschikbaar op een Google Workspace-account van je werk of school, niet op een gratis persoonlijk Gmail-account. Zie je de optie niet staan, dan kan je beheerder de functie voor de organisatie hebben uitgeschakeld.
:::

:::info title="Werkuren staan los van boekingspagina's"
Werkuren beïnvloeden niet de beschikbaarheid van afspraakvakjes of boekingspagina's. Die hebben hun eigen beschikbaarheidsinstellingen. Werkuren zijn vooral een signaalfunctie voor collega's die vergaderingen plannen.
:::

## Werkuren instellen

:::howto title="Zo stel je je werkuren in"
1. Open Google Agenda op [calendar.google.com](https://calendar.google.com).
2. Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon en kies **Instellingen**.
3. Ga in de linkerkolom naar **Algemeen** en scroll naar **Werkuren en locatie**.
4. Vink **Werkuren inschakelen** aan.
5. Selecteer de dagen waarop je werkt door de schakelaars per dag aan te zetten.
6. Stel per dag de begintijd en eindtijd in.
7. Klik onderaan op **Opslaan**.
:::

Je instellingen zijn direct actief. Collega's die nu een vergadering proberen te plannen buiten je werkuren, zien een melding dat het buiten jouw werkuren valt.

:::tip title="Werkuren instellen kan alleen op de computer"
Je kunt je werkuren en werklocatie alleen aanzetten en wijzigen via Google Agenda op de computer (`calendar.google.com`). In de mobiele app kun je ze niet instellen, alleen het resultaat zien.
:::

## Verschillende tijden per dag instellen

Werk je op woensdag maar een halve dag? Of heb je op vrijdag een afwijkend schema? Google Agenda laat je per dag een andere begin- en eindtijd instellen. Je kunt een dag zelfs opsplitsen, bijvoorbeeld een ochtend- en een middagblok met een pauze ertussen.

1. Schakel de gewenste dag in.
2. Klik op de tijdvelden naast die dag.
3. Stel de specifieke begin- en eindtijd in.
4. Wil je de dag splitsen, voeg dan een tweede tijdblok toe.

Dit is handig voor medewerkers met deeltijdcontracten, wisselende diensten of speciale werkregelingen.

## Werklocatie instellen

Naast werkuren kun je ook je werklocatie per dag instellen. Dit geeft collega's inzicht in waar je werkt: op kantoor, thuis of elders.

:::howto title="Zo stel je je werklocatie in"
1. Ga naar **Instellingen > Werkuren en locatie**.
2. Scroll naar **Werklocatie**.
3. Klik per dag op het locatie-icoon en kies **Kantoor**, **Thuis**, of **Overig**.
4. Voor de optie **Overig** kun je een aangepast adres of beschrijving invullen.
5. Sla de instellingen op.
:::

De werklocatie is zichtbaar in het overzicht van je collega's wanneer ze je agenda bekijken via de functie Anderen plannen.

## Automatische locatiewijziging

Je kunt ook een standaard werklocatie per dag instellen die automatisch geldt. Sommige organisaties koppelen dit aan hun hybride werkbeleid: op dinsdag en donderdag is iedereen op kantoor, andere dagen thuis.

Bespreek met je IT-beheerder of de organisatie centrale richtlijnen heeft voor werklocatie-instellingen. Beheerders kunnen via de Admin Console aanbevolen locaties instellen en de functie in- of uitschakelen voor de organisatie.

:::tip title="Vul je werklocatie elke dag in"
Vul je werklocatie dagelijks in, ook als het de standaard is. Collega's die een afspraak willen maken, kunnen dan direct zien of een hybride overleg haalbaar is of dat ze beter een videovergadering kunnen plannen.
:::

## Wat collega's zien

Wanneer een collega een vergadering plant en jou uitnodigt buiten je werkuren, verschijnt er een geel waarschuwingsicoontje naast jouw naam in de planningsweergave. De uitnodiging kan toch verstuurd worden, maar de collega is gewaarschuwd.

In de weergave **Anderen plannen** (te bereiken via de vergaderdetails) is duidelijk zichtbaar welke tijdvakken buiten iemands werkuren vallen: die worden grijs weergegeven.

## Werkuren bij hybride werken

Bij hybride werken is communicatie over beschikbaarheid extra belangrijk. Combineer werkuren met deze aanvullende tips:

- Blokkeer reistijd naar kantoor als agenda-item, bijvoorbeeld 08:00 tot 09:00 met de titel "Reistijd" op een kantoordag.
- Gebruik de werklocatie-functie consistent per dag.
- Stel een automatisch antwoord in via Gmail wanneer je een dag niet bereikbaar bent.

## Focus Time instellen

Naast werkuren biedt Google Agenda ook **Focus Time**: een speciaal evenementtype waarmee je aangeeft dat je gefocust aan het werk bent en niet gestoord wilt worden. Anders dan werkuren kan Focus Time vergaderuitnodigingen wel automatisch weigeren.

:::howto title="Zo maak je een Focus Time-blok"
1. Klik in Google Agenda op de tijd waarop je wilt focussen.
2. Klik bovenaan het evenement op **Focus Time**.
3. Stel de begin- en eindtijd in en eventueel een herhalingsregel, bijvoorbeeld dagelijks van 09:00 tot 11:00.
4. Vink bij **Vergaderingen automatisch weigeren** de gewenste optie aan: alleen nieuwe uitnodigingen of nieuwe en bestaande.
5. Klik op **Opslaan** en bevestig met **Opslaan en weigeren**.
:::

Focus Time is beschikbaar op de meeste betaalde Workspace-edities en kun je net als werkuren alleen via de webversie van Google Agenda aanmaken, niet in de mobiele app.

:::faq
### Ziet iedereen mijn werkuren?
Werkuren zijn zichtbaar voor iedereen die je agenda mag bekijken. Collega's die vergaderingen plannen, zien een waarschuwing bij tijdstippen buiten je werkuren.

### Kan mijn beheerder werkuren voor me instellen?
Nee, werkuren zijn een persoonlijke instelling die elke gebruiker zelf beheert. Een beheerder kan de functie wel voor de hele organisatie in- of uitschakelen, maar niet de uren per gebruiker invullen.

### Worden vergaderingen buiten mijn werkuren automatisch geweigerd?
Nee. Werkuren tonen alleen een waarschuwing aan de planner, de uitnodiging komt gewoon binnen. Wil je uitnodigingen daadwerkelijk laten weigeren, gebruik dan een Focus Time-blok of een afwezigheidsevenement.

### Werkt de waarschuwing ook bij uitnodigingen van buiten de organisatie?
Externe uitnodigers die via een gedeelde agenda of een agenda-link een afspraak plannen, kunnen de beschikbaarheid zien. De waarschuwing in de planningsweergave is vooral bedoeld voor collega's binnen je organisatie.

### Moet ik werkuren opnieuw instellen na een vakantie?
Nee, de werkuren-instelling blijft staan. Voor vakantiedagen maak je beter een afwezigheidsevenement aan via Nieuw, Afwezig. Google Agenda weigert dan automatisch nieuwe vergaderuitnodigingen tijdens die periode.

### Kan ik werkuren instellen voor meerdere tijdzones?
Werkuren staan in je primaire tijdzone. Werk je regelmatig met collega's in andere tijdzones, voeg dan via Instellingen, Tijdzone een tweede tijdzone toe aan je agenda zodat je beide tijden naast elkaar ziet.
:::