# Extern contact toevoegen in Google Chat

Extern contact toevoegen in Google Chat maakt samenwerken met klanten, leveranciers en partners makkelijk, zolang je het veilig doet. Externe communicatie brengt risico's mee, dus het is belangrijk te weten hoe je het opzet en waar je op let. In dit artikel leggen we het uit.

[[TOC]]

## Extern contact toevoegen aan een gesprek

Of je externe mensen kunt toevoegen, hangt af van het beleid van je organisatie. Heeft je beheerder extern chatten toegestaan, dan voeg je iemand toe net als een interne collega, alleen met een e-mailadres van buiten je organisatie.

Een belangrijk detail: je beslist bij het aanmaken van een ruimte of die extern is. Die keuze kun je achteraf niet meer wijzigen. Wil je later toch met externen samenwerken, dan maak je een nieuwe externe ruimte aan.

:::howto title="Een externe ruimte starten"
1. Klik naast **Ruimtes** op het plusje en kies **Ruimte maken**.
2. Zet de optie aan waarmee je externe mensen toelaat. Doe dit nu, want het kan later niet meer.
3. Geef de ruimte een naam.
4. Voeg interne leden toe op naam.
5. Voeg externe leden toe met hun volledige e-mailadres.
6. Klik op **Maken** en de externe ruimte is klaar.
:::

Zodra er iemand van buiten je organisatie in zit, behandelt Google de ruimte als extern. Dat heeft gevolgen voor wat je erin kunt delen en hoe de ruimte wordt gelabeld.

:::info title="Externe ruimtes zijn duidelijk gemarkeerd"
Een ruimte of gesprek met externe deelnemers krijgt een zichtbaar **Extern**-label. Zo zie je in één oogopslag dat er mensen van buiten meelezen en pas je je communicatie daarop aan.
:::

## Werkwijze: externe Workspace-gebruikers en gastaccounts

Sinds april 2026 onderscheidt Google twee soorten externen, met elk een eigen kleur label. Goed om te kennen, want de kleur vertelt je met wat voor account je te maken hebt.

| Type externe | Wie is het | Label |
| --- | --- | --- |
| Externe Workspace-gebruiker | Iemand met een eigen Google Workspace-account of consumenten-Google-account | Geel **Extern** |
| Gastaccount | Iemand zonder Google-account die je via een e-mailuitnodiging toevoegt | Teal (blauwgroen) **Extern** |

Een gastaccount wordt aangemaakt binnen jouw Workspace-domein wanneer je een niet-Workspace-gebruiker uitnodigt. Die persoon krijgt een e-mailuitnodiging en kan zich aanmelden om mee te werken. Beheerders beheren deze gasten apart via de organisatie-eenheid **Workspace Guests** en kunnen daar beveiligingsinstellingen zoals 2-stapsverificatie afdwingen. Deze functie is beschikbaar op Business- en Enterprise-abonnementen.

## Herkennen dat er externen meelezen

Het belangrijkste bij extern chatten is dat je je er constant van bewust bent. Google helpt daarbij met labels en waarschuwingen, maar uiteindelijk moet jij opletten wat je deelt. Loop in je hoofd deze vier stappen langs voordat je iets deelt:

1. **Check het label.** Zoek naar de markering **Extern** bij de ruimtenaam. Geel betekent een externe Workspace-gebruiker, teal een gastaccount.
2. **Bekijk de leden.** Open de ledenlijst en herken adressen van buiten je organisatie.
3. **Beoordeel de inhoud.** Vraag je af of dit bericht extern mag worden gelezen.
4. **Deel bewust.** Verstuur alleen wat de externen mogen zien.

## Beperkingen die je beheerder kan instellen

Je beheerder bepaalt de spelregels voor extern chatten. Sommige organisaties staan het volledig toe, andere beperken het tot bepaalde domeinen of zetten het helemaal uit. Dat beleid is er voor jouw bescherming.

**Wat een beheerder in de Admin console kan regelen:**

- Bepalen of externe chat is toegestaan en met welke domeinen.
- Het beperken tot vertrouwde partnerdomeinen.
- Het delen van bestanden met externen blokkeren.
- Bewaarbeleid voor externe gesprekken instellen.
- Regelen wie gasten mag uitnodigen en die gastaccounts beheren.

**Wat dit voor jou als gebruiker betekent:**

Je werkt binnen de grenzen die je beheerder heeft gesteld. Kun je iemand extern niet toevoegen, dan is dat waarschijnlijk geblokkeerd beleid. Vraag je beheerder om uitleg in plaats van een omweg te zoeken, want de beperking beschermt je organisatie.

## Veilig omgaan met externe communicatie

Externe ruimtes vragen om extra voorzichtigheid. Wat intern normaal is om te delen, kan bij een externe partij gevoelig liggen. Houd een paar regels aan om problemen te voorkomen.

:::danger title="Deel nooit gevoelige interne info extern"
Deel in externe ruimtes geen wachtwoorden, interne documenten, klantgegevens van anderen of vertrouwelijke plannen. Wat je extern zet, ligt buiten de directe controle van je organisatie. Bij twijfel: niet delen en overleggen met je leidinggevende of beheerder.
:::

:::warn title="Controleer de ontvanger goed"
Een typefout in een e-mailadres kan je per ongeluk de verkeerde externe persoon toevoegen. Controleer het volledige adres voordat je iemand uitnodigt, zeker als je vertrouwelijke zaken bespreekt.
:::

:::tip title="Maak een aparte ruimte per externe partij"
Houd elke klant of partner in een eigen externe ruimte. Zo voorkom je dat de ene externe partij berichten van een andere ziet, en blijft het overzichtelijk wie waar meeleest.
:::

:::faq
### Kan ik altijd externe mensen toevoegen in Google Chat?
Nee, dat hangt af van het beleid van je organisatie. Je beheerder bepaalt of extern chatten is toegestaan en met welke domeinen.

### Hoe weet ik of een ruimte externe deelnemers heeft?
Google markeert ruimtes en gesprekken met externen met een zichtbaar Extern-label. Een geel label staat voor een externe Workspace-gebruiker, een teal label voor een gastaccount. Controleer ook de ledenlijst op adressen van buiten je organisatie.

### Kan ik een bestaande ruimte achteraf extern maken?
Nee. Of een ruimte extern is, beslis je bij het aanmaken en dat kun je later niet meer wijzigen. Wil je met externen samenwerken, maak dan een nieuwe externe ruimte aan.

### Wat is een gastaccount in Google Chat?
Een gastaccount is een account dat binnen jouw Workspace-domein wordt aangemaakt voor iemand zonder Google-account. Die persoon krijgt een e-mailuitnodiging en kan zich aanmelden om mee te werken. De functie is beschikbaar op Business- en Enterprise-abonnementen.

### Mag ik bestanden delen in een externe ruimte?
Dat hangt af van het beleid. Sommige organisaties blokkeren extern delen van bepaalde bestanden. Deel sowieso nooit gevoelige interne documenten extern.

### Waarom kan ik een bepaalde externe persoon niet toevoegen?
Waarschijnlijk staat het domein niet op de lijst van toegestane partners, of is extern chatten beperkt. Overleg met je beheerder in plaats van een omweg te zoeken.
:::

Voordat je extern gaat samenwerken, zorg dat je de basis beheerst via [[chat-ruimte-aanmaken|Een Chat-ruimte aanmaken en beheren]]. Voor veilig bestanden delen lees je [[chat-bestanden-delen|Bestanden delen in Google Chat]].