# Verlaten en archiveren van Chat-ruimtes in Google Chat [[TOC]] Naarmate een organisatie groeit, verzamelt Google Chat steeds meer ruimtes. Denk aan afgeronde projecten, vertrokken teams en tijdelijke werkgroepen. De lijst wordt al snel lang. Opruimen is essentieel voor overzicht en productiviteit. ## Het verschil tussen verlaten, archiveren en verwijderen Deze drie acties zijn fundamenteel anders. Kies bewust welke past bij de situatie. - **Verlaten**: je neemt zelf afscheid van de ruimte. De ruimte blijft bestaan voor andere leden. Je ziet de berichten niet meer, tenzij iemand je opnieuw uitnodigt. De berichtengeschiedenis blijft intact. - **Archiveren**: alleen ruimtebeheerders en Workspace-admins kunnen dit. De ruimte wordt alleen-lezen, dus leden kunnen de geschiedenis nog lezen maar geen nieuwe berichten plaatsen. De ruimte verdwijnt uit de actieve lijst maar blijft vindbaar via Zoeken. - **Verwijderen**: de ruimte en alle inhoud worden permanent verwijderd. Dit is niet terug te draaien. Doe dit alleen als je zeker weet dat de inhoud geen waarde meer heeft. :::tip title="Twijfel je? Archiveer in plaats van verwijderen" Archiveren bewaart de geschiedenis en kan altijd ongedaan gemaakt worden. Verwijderen is definitief. Bij twijfel is archiveren vrijwel altijd de veiligste keuze. ::: ## Een ruimte verlaten :::howto title="Een ruimte verlaten" 1. Zoek de ruimte in je zijbalk. 2. Beweeg met de muis over de ruimtenaam. 3. Klik op de drie puntjes die verschijnen. 4. Kies **Ruimte verlaten**. 5. Bevestig je keuze in het dialoogvenster. ::: Ben je de enige beheerder van een ruimte? Dan moet je eerst een andere beheerder aanwijzen voordat je kunt vertrekken. Open de lijst met leden, klik op een lid en kies **Instellen als ruimtebeheerder**. ## Een ruimte archiveren als beheerder Als projectbeheerder of Workspace-admin kun je een ruimte archiveren om de geschiedenis te bewaren zonder dat de ruimte actief blijft. :::howto title="Een ruimte archiveren" 1. Open de ruimte. 2. Klik op de ruimtenaam bovenin om de ruimte-instellingen te openen. 3. Kies **Ruimte beheren** of ga naar de instellingen. 4. Selecteer **Ruimte archiveren**. 5. Bevestig je keuze. ::: Leden zien de ruimte daarna met een archiefpictogram. Ze kunnen de inhoud lezen, maar niet meer posten. Wil je later weer activiteit toestaan? Dan kun je dezelfde ruimte ook weer dearchiveren via dezelfde instellingen. ## Best practices voor ruimtebeheer Spreek als team af wanneer een ruimte gearchiveerd wordt. Een paar handige vuistregels: - Na afronding van een project: archiveer de ruimte binnen twee weken. - Na een intern evenement, zoals een teamuitje: archiveer de dag erna. - Ruimtes met minder dan één bericht per maand: kandidaat voor archivering. Gebruik daarnaast een naamgevingsconventie die de levensduur aangeeft, bijvoorbeeld met het jaar en kwartaal als prefix, zoals "2026-Q1-Productlancering". Zo zie je in één oogopslag welke ruimtes oud zijn. :::warn title="Verwijderen is definitief" Een verwijderde ruimte en alle berichten, bestanden en taken erin zijn niet meer terug te halen. Controleer of er belangrijke afspraken, beslissingen of documenten in staan voordat je verwijdert. Houd ook rekening met eventuele bewaarregels (retentie) die in je organisatie gelden. ::: ## Werkruimte-admin: ruimtes beheren via de Admin Console Als Workspace-administrator kun je alle ruimtes in de organisatie beheren via de Space Management Tool in de Admin Console. :::howto title="Ruimtes beheren als admin" 1. Open de Admin Console. 2. Ga naar **Apps > Google Workspace > Google Chat**. 3. Klik op **Ruimtes beheren**. 4. Bekijk per ruimte onder andere de naam, het aantal leden, de laatste activiteit en de status. 5. Archiveer of verwijder een ruimte rechtstreeks, ook zonder dat je zelf lid bent. ::: Voor toegang tot deze tool moet Chat aanstaan voor je account en heb je de beheerrechten voor Chat en ruimtes nodig. Super-admins hebben dit recht standaard. Exporteer periodiek een overzicht naar Sheets om inactieve ruimtes te identificeren: filter op laatste activiteit en archiveer alles ouder dan 90 dagen systematisch. :::faq ### Kan ik een ruimte opnieuw betreden nadat ik die heb verlaten? Ja, zolang de ruimte niet is ingesteld als "Alleen op uitnodiging". Zoek de ruimtenaam via de zoekfunctie van Chat en klik op **Deelnemen**, of vraag een lid om je opnieuw uit te nodigen. ### Wat is het verschil tussen archiveren en verwijderen? Bij archiveren blijft de ruimte met alle berichten leesbaar, maar kan niemand meer posten. Bij verwijderen wordt alles permanent weggegooid en is niets meer terug te halen. ### Kan ik een gearchiveerde ruimte weer activeren? Ja. Een ruimtebeheerder of Workspace-admin kan een gearchiveerde ruimte dearchiveren via de ruimte-instellingen, waarna leden weer kunnen posten. ### Blijft de berichtengeschiedenis bewaard als ik een ruimte verlaat? Ja. Door te verlaten verwijder je alleen jezelf uit de ruimte. De berichten en de ruimte blijven bestaan voor de overige leden. ### Wie mag een ruimte archiveren of verwijderen? Ruimtebeheerders en Workspace-admins kunnen archiveren en verwijderen. Gewone leden kunnen een ruimte alleen verlaten. ### Worden bewaarregels (retentie) toegepast op gearchiveerde ruimtes? Ja. Eventuele retentieregels die in je organisatie via de Admin Console zijn ingesteld, blijven gelden, ook nadat een ruimte is gearchiveerd. :::