# Review-workflow opzetten met opmerkingen in Google Docs

[[TOC]]

Google Docs heeft een krachtig maar onderschat systeem voor samenwerken via opmerkingen en suggesties. De meeste mensen kennen de basisfunctie, maar de workflow-mogelijkheden gaan veel verder. In dit artikel zet je een herhaalbaar reviewproces op zodat feedback nooit meer verdwijnt in losse berichten of Slack-draadjes.

## De drie modi in Docs

Google Docs kent drie bewerkingsmodi. Je schakelt ertussen via de knop rechtsboven (het potlood-icoon), naast de knop Delen.

- **Bewerken**: je wijzigt de tekst direct. Gebruik dit als je de eigenaar bent of als je toestemming hebt om vrij te bewerken.
- **Suggesties**: elke wijziging wordt als voorgestelde wijziging gemarkeerd (gekleurd voor toevoegingen, doorgestreept voor verwijderingen). De eigenaar accepteert of weigert elke suggestie. Dit is de juiste modus voor reviewers die tekst willen aanpassen.
- **Bekijken**: je kunt alleen lezen en opmerkingen plaatsen, niet bewerken.

Standaard staat een document dat je zelf kunt bewerken op Bewerken. Reviewers die je als Commentator hebt gedeeld, zien alleen de modus Bekijken.

## Opmerkingen plaatsen en toewijzen

Een opmerking plaatsen gaat snel en werkt overal hetzelfde.

:::howto title="Een opmerking plaatsen"
1. Selecteer de tekst waarop je reageert.
2. Klik op het opmerking-icoon in de marge of gebruik **Ctrl+Alt+M** (op Mac: **Cmd+Option+M**).
3. Typ je opmerking. Gebruik `*sterretjes*` voor cursief en `**dubbele sterretjes**` voor vet.
4. Klik op **Opmerking**.
:::

Wil je een opmerking niet alleen achterlaten maar er ook een concrete taak van maken, dan koppel je hem aan een persoon.

:::howto title="Een taak toewijzen in een opmerking"
1. Schrijf je opmerking.
2. Typ **@** gevolgd door de naam of het e-mailadres van een collega en kies de juiste persoon uit de lijst.
3. Vink **Toewijzen aan [naam]** aan.
4. Klik op **Toewijzen**.
:::

De collega ontvangt een e-mailmelding, ziet de opmerking als toegewezen taak bovenaan staan, en vindt hem terug in het documentenoverzicht. Een toegewezen opmerking heeft net iets meer urgentie dan een gewone @-vermelding, want het is duidelijk wie aan zet is.

:::tip title="Eén eigenaar per opmerking"
Wijs een opmerking aan één persoon toe, niet aan een hele groep. Zo is altijd helder wie verantwoordelijk is om de actie op te pakken of de opmerking te sluiten.
:::

## Suggestiemodus gebruiken als reviewer

Als reviewer met bewerkrechten schakel je over naar Suggestiemodus om voorstellen te doen zonder de brontekst overhoop te halen.

:::howto title="Overschakelen naar Suggesties"
1. Klik op de modus-knop (potlood-icoon) rechtsboven.
2. Kies **Suggesties**.
3. Bewerk de tekst zoals je gewend bent. Elke wijziging verschijnt nu als voorstel met een gekleurde markering en een notitie in de zijbalk.
:::

De documenteigenaar ziet een overzicht van alle suggesties in de zijbalk en beslist per voorstel.

:::howto title="Suggesties accepteren of weigeren als eigenaar"
1. Open een suggestie in de rechter zijbalk of klik op de gemarkeerde tekst.
2. Klik op het **vinkje** om een suggestie te accepteren.
3. Klik op het **kruisje** om een suggestie te weigeren.
4. Wil je alles in één keer overnemen, gebruik dan **Hulpmiddelen > Suggesties bekijken** voor bulkacties.
:::

:::warn title="Controleer voor je bulksgewijs accepteert"
"Alle suggesties accepteren" neemt ook tikfouten of half-afgemaakte voorstellen klakkeloos over. Loop bij belangrijke documenten de suggesties liever één voor één na.
:::

## Een review-workflow inrichten

Spreek met je team een vast reviewproces af. Onderstaande vier fases werken voor verslagen, contracten en beleidsstukken.

| Fase | Wie | Wat |
| --- | --- | --- |
| 1. Concept klaar | Auteur | Deelt het document met reviewers als **Commentator** (niet Bewerker), zodat zij alleen opmerkingen kunnen plaatsen. |
| 2. Reviewronde | Reviewers | Plaatsen opmerkingen en schakelen waar nodig naar Suggestiemodus. Gebruiken @-vermelding voor gerichte vragen. |
| 3. Verwerken | Auteur | Verwerkt opmerkingen, klikt **Oplossen** op afgehandelde punten en **Beantwoorden** bij toelichting of als hij het oneens is. |
| 4. Definitief | Auteur | Zodra alle opmerkingen gesloten zijn, deelt de auteur de definitieve versie of exporteert naar PDF. |

:::tip title="Bewaar de geschiedenis"
Sluit opmerkingen met **Oplossen** in plaats van ze te verwijderen. Opgeloste opmerkingen blijven raadpleegbaar via het opmerkingen-overzicht (het praatwolkje rechtsboven) en in de versiegeschiedenis onder **Bestand > Versiegeschiedenis**. Zo kun je later altijd terugzien waarom een keuze is gemaakt.
:::

## Opmerkingen via e-mail beheren

Standaard stuurt Google Docs e-mailmeldingen bij nieuwe opmerkingen en antwoorden. Je past dit per document aan via het opmerkingen-overzicht (praatwolkje rechtsboven) en daar de meldingsinstellingen. Je kiest meestal uit:

- **Alle**: een melding bij elke opmerking en elk antwoord (veel berichten).
- **Alleen voor jou**: meldingen voor opmerkingen die aan jou zijn toegewezen of waarin je bent vermeld.
- **Geen**: geen e-mails, handig als je liever rechtstreeks in het document werkt.

De beste instelling hangt af van je werkstijl. Voor actieve reviewprojecten zijn alle meldingen handig, voor archiefdocumenten zet je ze uit.

:::faq
### Wat is het verschil tussen een opmerking en een suggestie?
Een opmerking is een notitie naast de tekst en verandert de inhoud niet. Een suggestie is een concrete tekstwijziging die de eigenaar nog moet accepteren of weigeren. Gebruik opmerkingen voor vragen en feedback, en suggesties als je daadwerkelijk woorden wilt toevoegen of verwijderen.

### Hoe weet ik welke opmerkingen nog open staan?
Open het opmerkingen-overzicht via het praatwolkje-icoon rechtsboven. Je ziet alle opmerkingen in de zijbalk, met openstaande punten bovenaan en opgeloste eronder. Je kunt ook filteren op opmerkingen die aan jou zijn toegewezen.

### Wat gebeurt er met opmerkingen als ik het document naar PDF exporteer?
Opmerkingen en suggesties komen niet mee in een standaard PDF-export, je deelt dus een schone versie. Wil je de feedback bewaren, gebruik dan de versiegeschiedenis of maak een kopie van het document met de opmerkingen erin.

### Kan ik een afgehandelde opmerking later nog terugvinden?
Ja. Een opgeloste opmerking verdwijnt uit het document maar blijft staan in het opmerkingen-overzicht onder de opgeloste punten. Je kunt hem desgewenst opnieuw openen.

### Kan een reviewer zonder bewerkrechten toch suggesties doen?
Nee. Voor de modus Suggesties heb je bewerkrechten nodig. Iemand met alleen Commentator-toegang kan opmerkingen plaatsen en @-vermeldingen gebruiken, maar geen tekstsuggesties maken. Geef reviewers die tekst moeten aanpassen daarom Bewerker-toegang.
:::