# Google Workspace voor een communicatiebureau [[TOC]] ## Workspace in de communicatiewereld Een communicatiebureau werkt aan meerdere klantprojecten tegelijk, met teams van copywriters, designers, accountmanagers en strategen. Google Workspace is bij uitstek geschikt voor deze werkomgeving: documenten worden samen bewerkt, feedback wordt direct gegeven in het document en klanten zijn makkelijk te betrekken bij het proces. :::info title="De kern: real-time samenwerking" De kracht van Google Workspace voor communicatiebureaus zit in real-time samenwerking. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken, feedback geven via opmerkingen en versies vergelijken zonder de verwarring van bestanden als `definitief_v3_echt_def.docx`. ::: ## Klantprojectstructuur in Drive Gebruik Shared Drives als primaire opslaglocatie voor klantwerk. Dit garandeert dat bestanden eigendom zijn van het bureau en niet van een individuele medewerker. Vertrekt iemand, dan blijven alle documenten gewoon staan. Een aanbevolen mappenstructuur per klant: ``` Shared Drive: Klanten/ ├── [Klantnaam]/ │ ├── 01_Briefings/ │ ├── 02_Research/ │ ├── 03_Strategie/ │ ├── 04_Content/ │ │ ├── Teksten/ │ │ ├── Visuals/ │ │ └── Video/ │ ├── 05_Presentaties/ │ ├── 06_Rapporten/ │ └── 07_Goedgekeurd/ ``` De nummering zorgt voor een vaste volgorde in de mappenstructuur en weerspiegelt het werkproces, van briefing tot goedgekeurd eindresultaat. ## Contentcreatie met Google Docs ### Schrijven en reviewen in één document Google Docs is ideaal voor contentcreatie waarbij meerdere mensen betrokken zijn. Een typisch proces ziet er zo uit. :::howto title="Van eerste versie naar goedgekeurde tekst" 1. De copywriter schrijft de eerste versie. 2. De redacteur geeft feedback via opmerkingen (`Ctrl+Alt+M`, of rechtsklikken en kiezen voor Opmerking toevoegen). 3. De accountmanager deelt het document ter review met de klant. 4. De klant voegt opmerkingen toe in plaats van de tekst te wijzigen. 5. De copywriter verwerkt de feedback en beantwoordt de opmerkingen. ::: ### Suggestiemodus Activeer de Suggestiemodus (via het potloodmenu rechtsboven, of Bewerken en dan Suggesties) zodat wijzigingen zichtbaar zijn als gemarkeerde aanpassingen. De oorspronkelijke tekst blijft leesbaar. Dit is handig voor klanten die tekstaanpassingen willen doen zonder de originele versie te verliezen. ### Contentkalender in Sheets Maak een contentkalender in Google Sheets voor elk klantproject: | Datum | Platform | Onderwerp | Status | Schrijver | Deadline | |---|---|---|---|---|---| | 5 juni | LinkedIn | Productlancering | In review | Jan | 3 juni | | 8 juni | Instagram | Behind the scenes | Gepland | Eva | 6 juni | Deel dit Sheets-bestand met de klant zodat die altijd de actuele planning ziet. ## Google Slides voor presentaties ### Een vast agency-deck aanmaken Maak een vaste presentatiestijl in Google Slides en gebruik die als basis voor al je voorstellen en rapporten: - Stel het lettertype in (bijvoorbeeld Google Sans Flex voor Cloud Captains-projecten). - Definieer het kleurpalet met exacte hexcodes. - Maak modelslides voor titelpagina, contentpagina, citaat en statistieken. Sla dit op als sjabloon zodat elk nieuw projectvoorstel of resultatenrapport consistent oogt. ### Presenteren aan klanten Gebruik de presentatiemodus van Google Slides voor klantpresentaties. Via Google Meet deel je je scherm zodat klanten op afstand de presentatie live meekijken. Met de knop Presenteren in een vergadering (het pijltje naast de Presenteren-knop) stuur je de slides rechtstreeks naar de Meet-sessie. Je kunt collega's daarbij als medepresentator toevoegen, zodat zij de slides ook kunnen bedienen. :::tip title="Houd feedback gestructureerd" Stuur de presentatie na afloop als een link met alleen toegang om opmerkingen te plaatsen. De klant kan dan aantekeningen maken zonder de presentatie te wijzigen, en je houdt alle feedback gebundeld in één document. ::: ## Chat Spaces per klant Maak een Google Chat Space per klant voor snelle communicatie. Werk met twee aparte ruimtes om intern en extern overleg gescheiden te houden: - **Klantnaam - intern**: voor intern overleg over het project, zonder de klant erbij. - **Klantnaam - klant**: voor directe communicatie met de klant, waarbij de klant lid is. Voeg externe klanten als gast toe aan de tweede ruimte. Zo heeft elke klant een directe lijn met het bureau, zonder toegang tot jullie interne discussies. :::warn title="Let op bij externe gasten" Controleer of je beheerder externe deelnemers in Chat toestaat, en houd de interne ruimte strikt gescheiden van de klantruimte. Eén verkeerd toegevoegde gast kan vertrouwelijk intern overleg blootleggen. ::: ## Projectvoortgang bijhouden ### Taken vanuit Google Chat Verdeel het werk via taken in Google Chat. Maak taken direct aan vanuit een bericht in de Space, zodat de context bewaard blijft en duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor complexere projectplanning gebruik je Google Sheets als project-tracker, of koppel je een externe tool zoals Asana of Monday.com via de beschikbare Google Workspace-integraties. :::faq ### Kan ik klanten toegang geven tot alleen een specifiek deel van onze Drive? Ja. Deel specifieke mappen of bestanden met externe e-mailadressen en geef ze de minimaal benodigde rechten, bijvoorbeeld alleen het recht om opmerkingen te plaatsen in plaats van bewerken. ### Hoe voorkom ik dat klanten per ongeluk versies overschrijven? Zet de toegang van de klant op de rol Reageren in plaats van Bewerken. Zo kunnen ze wel feedback geven via opmerkingen, maar geen directe wijzigingen in de tekst maken. ### Is er een limiet aan het aantal leden in een Shared Drive? Ja. Een Shared Drive heeft maximaal 600 directe leden, een combinatie van losse accounts en groepen. Via groepslidmaatschappen kunnen in totaal tot 50.000 personen toegang hebben. Geef je veel externe klanten toegang, plan dan de toegangsstructuur zorgvuldig. ### Hoe archiveer ik klantprojecten na afronding? Verplaats de klantmap naar een aparte Archief-Shared Drive en beperk de toegang tot alleen-lezen. Zo blijft de data bewaard zonder dat het de actieve werkruimte vervuilt. ### Kan Google Docs samenwerken met InDesign of Adobe Creative Suite? Niet rechtstreeks. Google Docs is bedoeld voor tekst en eenvoudige opmaak. Exporteer naar Word of PDF voor verdere bewerking in InDesign. Voor designteams blijft Adobe Creative Suite het primaire gereedschap, terwijl Google Drive dient als opslag- en distributiepunt. ### Welke Google Chat-opzet werkt het best voor klantcommunicatie? Werk met twee gescheiden ruimtes per klant: één interne ruimte zonder de klant en één gedeelde ruimte waar de klant als gast lid is. Zo houd je vertrouwelijk overleg gescheiden van de directe klantcommunicatie. :::