# Een herbruikbaar sjabloon aanmaken in Google Docs

Een herbruikbaar sjabloon aanmaken in Google Docs zorgt dat elke offerte, brief of rapport er hetzelfde uitziet en dat niemand telkens vanaf nul begint. Je legt de opmaak, koppen en vaste teksten een keer vast en daarna start iedereen met een kopie die al klaarstaat. Dat scheelt tijd en houdt je huisstijl consistent.

[[TOC]]

## Wat maakt een goed sjabloon

Een sjabloon is een gewoon Google Docs-document dat je zo inricht dat het als startpunt dient. Een goed sjabloon bevat:

- De vaste opmaak met [[docs-opmaakstijlen|opmaakstijlen]] voor koppen en tekst
- Een logo of briefhoofd in de [[docs-koptekst-voettekst|koptekst]]
- Plaatsvervangende tekst die de gebruiker invult, bijvoorbeeld tussen blokhaken
- Eventueel een [[docs-inhoudsopgave|inhoudsopgave]] bij langere documenten

:::tip title="Maak placeholders herkenbaar"
Zet plaatsvervangende tekst tussen duidelijke haken, zoals `[KLANTNAAM]` of `[DATUM]`. Zo ziet de gebruiker meteen wat hij moet vervangen en blijft er geen voorbeeldtekst per ongeluk in het eindstuk staan. Met `Ctrl+F` (of `Cmd+F` op Mac) vind je daarna in een oogopslag alle plekken die nog ingevuld moeten worden.
:::

## Het sjabloon zelf opzetten

Begin met een leeg document en bouw het op zoals je wilt dat elk afgeleid document eruitziet.

:::howto title="Sjabloon opbouwen"
1. Maak een nieuw, leeg Google Docs-document.
2. Stel de **opmaakstijlen** in voor titel, koppen en normale tekst.
3. Voeg een koptekst met logo en een voettekst met paginanummer toe.
4. Typ de vaste teksten die altijd hetzelfde blijven.
5. Zet placeholders zoals `[KLANTNAAM]` op de plekken die per keer verschillen.
6. Geef het document een herkenbare naam, bijvoorbeeld `Sjabloon offerte`.
:::

## Het sjabloon delen met je team

Er zijn twee manieren om een sjabloon beschikbaar te maken. Welke je kiest, hangt af van of je een Google Workspace-organisatie hebt.

### Optie 1: de sjabloongalerij (Google Workspace)

Heb je Google Workspace, dan kan een beheerder of teamlid het sjabloon toevoegen aan de sjabloongalerij van de organisatie. Open de Docs-startpagina, klik op **Sjabloongalerij**, kies het tabblad met je organisatienaam en klik op **Sjabloon indienen**. Selecteer het document, geef het een categorie en bevestig. Iedereen in de organisatie kan het sjabloon daarna kiezen.

Zie je de optie **Sjabloon indienen** niet, dan staat de functie nog uit of heb je er geen rechten voor. Een beheerder schakelt dit in via de Admin-console onder Apps, Google Workspace, Drive en Documenten, Sjablonen. Daar bepaalt de beheerder ook of nieuwe sjablonen direct verschijnen of eerst goedgekeurd moeten worden.

### Optie 2: een gedeelde leeslink (zonder galerij)

Heb je geen galerij, deel dan het sjabloondocument en geef collega's alleen **leesrechten**. Vraag ze het te openen en via **Bestand**, **Een kopie maken** hun eigen werkversie te starten. Het origineel blijft zo onaangetast.

:::warn title="Geef nooit bewerkrechten op het origineel"
Geef collega's geen bewerkrechten op het originele sjabloon als ze ermee moeten werken. Voor je het weet typt iemand een echte klantnaam in het sjabloon zelf, en dan start de volgende persoon met die vervuilde versie. Werk altijd met kopieen.
:::

## Een kopie maken en invullen

De gebruiker van je sjabloon werkt nooit in het origineel, maar in een eigen kopie.

:::howto title="Een document op basis van het sjabloon maken"
1. Open de sjabloongalerij of de gedeelde sjabloon-link.
2. Kies het sjabloon, of gebruik **Bestand**, **Een kopie maken**.
3. Geef de kopie een eigen naam, bijvoorbeeld `Offerte klant X`.
4. Vervang alle placeholders door echte gegevens.
5. Sla het document op de gewenste plek in Drive op.
:::

:::info title="Veel documenten in een keer invullen"
Wil je het invullen automatiseren, bijvoorbeeld bij honderden brieven met namen uit een lijst, kijk dan naar [[docs-mail-merge|mail merge]]. Daarmee vult Docs de placeholders automatisch in vanuit een Google Sheets-bestand.
:::

:::faq
### Wat is het verschil tussen een sjabloon en een gewoon document?
Technisch is een sjabloon ook gewoon een document. Het verschil zit in hoe je het gebruikt: je werkt nooit in het origineel maar altijd in een kopie.

### Heb ik Google Workspace nodig voor de sjabloongalerij?
De organisatiegalerij vereist Workspace. Met een gratis account werk je met gedeelde leeslinks en kopieen.

### Waarom zie ik de optie Sjabloon indienen niet?
Dan heeft de beheerder custom sjablonen nog niet ingeschakeld, of je hebt er geen rechten voor. Een beheerder zet dit aan in de Admin-console onder Drive en Documenten, Sjablonen.

### Kan ik de standaardsjablonen van Google aanpassen?
Je kunt een standaardsjabloon openen, er een kopie van maken en die naar wens aanpassen tot je eigen sjabloon.

### Hoe houd ik het sjabloon up-to-date?
Werk alleen het originele sjabloon bij. Nieuwe kopieen gebruiken dan automatisch de laatste versie, terwijl bestaande documenten ongewijzigd blijven.

### Kan ik een sjabloon weer uit de galerij verwijderen?
Ja. Open de sjabloongalerij, ga naar het tabblad van je organisatie en verwijder het ingediende sjabloon. Bestaande kopieen die collega's al hebben gemaakt, blijven gewoon bestaan.
:::

Met een goed opgezet sjabloon werkt je hele team sneller en consistenter. Investeer eenmalig in een net sjabloon met duidelijke placeholders en je plukt er bij elke offerte of brief de vruchten van.