# Persoonlijke templatebibliotheek in Google Docs

[[TOC]]

## Waarom templates tijd besparen

Elke keer als je een vergadernotitie, projectplan of rapport opnieuw opbouwt, verspil je vijf tot twintig minuten. Keer op keer. Voor een professional met tien vergaderingen per week betekent dat al snel een tot twee uur per week verloren aan het opzetten van documenten.

Templates lossen dit op. Je begint elk document met een klaar kader, de juiste opmaak en de vragen die je altijd wilt beantwoorden. Je aandacht gaat direct naar de inhoud in plaats van naar de structuur.

## Welke templates zijn het meest waardevol?

Begin met de documenten die je het vaakst aanmaakt:

- **Vergadernotities**: agenda, aanwezigen, beslissingen, actiepunten
- **Projectplan**: doel, scope, tijdlijn, risico's, stakeholders
- **Weekrapport**: wat gedaan is, wat gepland staat, blokkades
- **1-op-1 notities**: onderwerpen, feedback, follow-ups
- **Klantvoorstel**: probleem, aanpak, tijdlijn, investering
- **Retrospectief**: wat ging goed, wat kan beter, acties

## Templates aanmaken in Google Docs

### Persoonlijke templatemap

Maak in Drive een map "Templates" aan en plaats daarin je templatebestanden. Wil je een template gebruiken, ga dan naar de map, rechtsklik op het bestand en kies "Een kopie maken". De kopie gebruik je als werkdocument, het origineel blijft intact.

Geef elk template een duidelijke naam die meteen laat zien wat het is, bijvoorbeeld "TEMPLATE - Vergadernotities" of "TEMPLATE - Projectplan v2". Door consequent met "TEMPLATE -" te beginnen, staan ze netjes bij elkaar gesorteerd.

:::howto title="Zo bouw je een vergadernotities-template"
1. Open een nieuw Google Doc via `docs.new`.
2. Voeg deze secties toe als kopregels met stijl **Koptekst 2**: Vergadering, Datum en locatie, Aanwezigen, Agenda, Besproken punten, Beslissingen, Actiepunten en Volgende vergadering.
3. Maak onder **Actiepunten** een tabel met de kolommen `Wie`, `Wat` en `Wanneer`.
4. Zet bij **Agenda** een genummerde lijst klaar zodat je tijdens de vergadering alleen hoeft in te vullen.
5. Sla het op in je map "Templates" met de naam "TEMPLATE - Vergadernotities".
:::

### Teamtemplates via de Sjablonengalerij

Heb je een Google Workspace Business-, Enterprise- of Education-account, dan kun je organisatiesjablonen aanmaken die voor je hele team beschikbaar zijn. Let op: een beheerder moet eigen sjablonen eerst inschakelen in de Admin-console onder **Apps > Google Workspace > Drive en Docs > Templates**.

Daarna dien je een sjabloon zo in: open `docs.new` (of `sheets.new`, `slides.new`), klik op **Sjablonengalerij**, kies de tab met je organisatienaam en klik op **Sjabloon indienen**. Vul een naam en categorie in. Afhankelijk van de instelling van je beheerder is het sjabloon meteen beschikbaar of pas na goedkeuring.

:::info title="Drie niveaus van indienen"
Een beheerder bepaalt wie sjablonen mag toevoegen: **Open** (iedereen mag toevoegen zonder goedkeuring), **Gemodereerd** (een beheerder keurt elk nieuw sjabloon goed) of **Beperkt** (alleen beheerders met de juiste rechten dienen sjablonen in). Weet je niet welk niveau geldt, vraag het dan aan je Workspace-beheerder.
:::

:::tip title="Voeg een leesinstructie toe"
Zet bovenaan elk template een korte gebruiksinstructie in een afwijkende kleur, bijvoorbeeld grijs. Daarin leg je uit hoe het template werkt en welke velden je moet invullen. Verwijder die instructie nadat je de kopie hebt gemaakt, zodat ze niet in het echte document blijft staan.
:::

## Templates slim beheren

### Versiebeheer

Wanneer je een template verbetert, hernoem dan de oude versie naar "TEMPLATE - Projectplan v1 (ARCHIEF)" en maak een nieuwe versie "TEMPLATE - Projectplan v2". Zo behoud je de historische templates en is altijd duidelijk welke versie actueel is.

### Teamafspraken

Deel je templates met een team, leg dan een paar dingen vast:

- Welke templates bestaan er?
- Wanneer gebruik je welk template?
- Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud?

Maak hiervoor een Google Doc "Templateoverzicht" met links naar elk template en een korte beschrijving. Zo vindt iedereen snel het juiste startpunt.

## Terugkerende documenten automatiseren

Voor documenten die je wekelijks of maandelijks aanmaakt, kun je automatisering inzetten. Met Apps Script maak je automatisch een kopie van een template op een vaste dag en zet je de datum in de bestandsnaam.

Ook zonder automatisering helpt een simpele agenda-herinnering, bijvoorbeeld "Maandag 9:00 - Maak een kopie van het weekrapport-template". Zo'n routine kost minder dan een minuut en voorkomt dat je het vergeet.

:::warn title="Bescherm je origineel"
De meest gemaakte fout is per ongeluk in het originele template werken. Werk daarom altijd in een kopie en geef teamleden alleen kijkrechten op de templatemap, zodat zij wel kunnen kopiëren maar niet het origineel kunnen aanpassen.
:::

:::faq
### Hoe voorkom ik dat teamleden per ongeluk het originele template aanpassen?
Geef iedereen behalve de eigenaar alleen kijkrechten op het template of de templatemap. Anderen kunnen dan wel een kopie maken, maar het origineel niet bewerken. Voor extra zekerheid zet je de echte beheer-templates in een aparte map waar maar een kleine groep toegang toe heeft.

### Kan ik ook templates gebruiken voor Sheets en Slides?
Ja. Dezelfde aanpak werkt voor alle Google Workspace-apps. Maak in je templatemap een TEMPLATE-bestand voor elke app die je gebruikt, of dien het als sjabloon in via de Sjablonengalerij.

### Hoe help ik een nieuw teamlid snel op weg met de templates?
Deel de map "Templates" of de gedeelde Sjablonengalerij tijdens de onboarding. Zet een link naar de templatedocumentatie in je onboarding-checklist, zodat het nieuwe teamlid meteen weet welke templates er zijn en wanneer ze gebruikt worden.

### Zijn er al kant-en-klare templates beschikbaar?
Ja. In de Sjablonengalerij van Docs, Sheets en Slides staan tientallen gratis templates voor projectplannen, cv's, budgetten en meer. Gebruik die als startpunt en pas ze aan naar je eigen behoeften.

### Waarom zie ik de tab met mijn organisatie niet in de Sjablonengalerij?
Dan heeft je beheerder eigen sjablonen waarschijnlijk nog niet ingeschakeld in de Admin-console. Vraag je Workspace-beheerder om de optie aan te zetten onder Apps, Google Workspace, Drive en Docs, Templates.
:::