# Contracten ondertekenen met Google Docs

[[TOC]]

## Contractbeheer in Google Workspace

Een professioneel contractproces kent drie stappen: opstellen, ondertekenen en archiveren. Google Workspace dekt alle drie. Je gebruikt Docs voor het opstellen, de ingebouwde eSignature of een add-on voor het ondertekenen en Drive voor het archiveren.

Het grootste voordeel is dat al je contracten op een plek staan, doorzoekbaar zijn en nooit verloren raken. Geen losse bestanden op werkstations en geen e-mailbijlagen die je later niet meer terugvindt.

:::info title="Docs heeft sinds 2024 ingebouwde eSignature"
Sinds juni 2024 zit er een native e-handtekeningfunctie in Google Docs en in PDF's in Drive: open een document en kies **Extra > E-handtekening**. Geen add-on nodig. Beschikbaar op Workspace Individual, Business Standard en Plus, Enterprise Starter, Standard en Plus, Enterprise Essentials (Plus) en Education Plus. Heb je een gewoon (gratis) Google-account of een plan zonder eSignature, gebruik dan een add-on zoals Docusign of SignRequest via de Marketplace.
:::

## Contractsjabloon opbouwen

Een goed contractsjabloon bevat variabele velden die je per klant invult. Met zoeken en vervangen personaliseer je een kopie in seconden.

Variabele velden in je sjabloon:

- `{{KLANTNAAM}}`: volledige bedrijfsnaam
- `{{KLANTADRES}}`: factuuradres
- `{{CONTACTPERSOON}}`: naam van de ondertekenaar
- `{{STARTDATUM}}`: ingangsdatum van de dienst
- `{{EINDDATUM}}`: einde van de contractduur
- `{{BEDRAG}}`: maandelijkse of jaarlijkse vergoeding
- `{{PROJECTOMSCHRIJVING}}`: wat je levert

:::howto title="Contractsjabloon personaliseren"
1. Kopieer het sjabloon via **Bestand > Een kopie maken**.
2. Open **Bewerken > Zoeken en vervangen** (Ctrl+H of Cmd+H).
3. Vink **Hoofdletters negeren** uit zodat alleen je placeholders raken.
4. Vervang `{{KLANTNAAM}}` door de werkelijke naam van de klant.
5. Herhaal voor alle variabele velden.
6. Controleer het document visueel voordat je het verstuurt.
:::

## Ondertekenen met de ingebouwde eSignature

Voor de meeste Workspace-plannen is dit de snelste route, want je blijft volledig in Docs.

:::howto title="Een handtekeningverzoek versturen"
1. Open het contract en kies **Extra > E-handtekening**.
2. Sleep de velden naar de juiste plek: handtekening, paraaf, naam, tekst of datum.
3. Voeg per ondertekenaar het e-mailadres toe. Je kunt meerdere ondertekenaars opgeven, elk met een eigen kleur.
4. Verstuur het verzoek. De ondertekenaar krijgt een e-mail en hoeft geen Google-account te hebben.
5. Volg de status in Docs en stuur eventueel een herinnering.
6. Na ondertekening krijg je een getekende PDF met een **audit trail** met tijdstempels.
:::

Je kunt tot 10 ondertekenaars per verzoek toevoegen en het sjabloon hergebruiken voor volgende klanten. Werkt het document met PDF's? Dan start je hetzelfde proces vanuit een PDF in Drive.

## Handmatig handtekeningblok (alternatief)

Heb je geen toegang tot eSignature, voeg dan onderaan het contract een handtekeningblok toe als tabel:

| | Opdrachtgever | Opdrachtnemer |
|---|---|---|
| Naam | _________________________ | _________________________ |
| Functie | _________________________ | _________________________ |
| Datum | _________________________ | _________________________ |
| Handtekening | _________________________ | _________________________ |

Exporteer daarna via **Bestand > Downloaden > PDF-document** en laat de PDF ondertekenen via een add-on zoals Docusign of SignRequest uit de Workspace Marketplace.

:::tip title="Gratis volume bij add-ons is beperkt"
De meeste e-handtekening-add-ons werken met een gratis instaplaag met een handvol documenten per maand. Voor structureel contractverkeer heb je een betaald abonnement nodig. Controleer de actuele limieten op de Marketplace-pagina van de add-on, want die wijzigen regelmatig.
:::

## Contractarchivering in Drive

Maak een vaste mapstructuur in een gedeelde Drive zodat contracten altijd op dezelfde plek staan:

```
Contracten/
  Actief/
    [KlantNaam]/
      [KlantNaam]_Contract_2026.pdf
      [KlantNaam]_Bijlage_SLA.pdf
  Verlopen/
  Sjablonen/
```

Gebruik **Drive-labels** (beschikbaar in Business Standard en hoger en in Enterprise) om contracten te taggen met metadata zoals contracttype, einddatum en verantwoordelijke. Zo doorzoek je je hele Drive op bijvoorbeeld alle contracten die dit kwartaal aflopen.

Stel een herinnering in Google Agenda in op 60 en 30 dagen voor de einddatum zodat je op tijd kunt verlengen of opzeggen.

## Toegangsrechten beheren

Niet iedereen hoeft elk contract te zien. Stel rechten in op mapniveau:

- **Finance**: leesrechten op alle contracten
- **Sales**: bewerkrechten op de eigen klantenmap
- **Management**: leesrechten op alles
- **Klant**: eenmalige kijklink voor het definitieve contract, zonder verdere Drive-toegang

:::warn title="Deel nooit de sjablonenmap met klanten"
Geef klanten alleen een link naar het definitieve document, niet naar de map met je sjablonen of actieve contracten. Een te ruim gedeelde map lekt makkelijk vertrouwelijke prijsafspraken van andere klanten.
:::

:::faq
### Is een elektronische handtekening juridisch geldig in Nederland?

Ja, mits aan de eisen wordt voldaan. Geavanceerde elektronische handtekeningen, zoals die van de ingebouwde eSignature, Docusign of SignRequest, zijn rechtsgeldig voor de meeste commerciele contracten. Raadpleeg een jurist voor contracten waarvoor een gekwalificeerde handtekening (eIDAS) verplicht is.

### Heb ik nog een add-on nodig nu Docs eSignature heeft?

Niet als je op een ondersteund Workspace-plan zit, want dan volstaat Extra > E-handtekening. Een add-on blijft handig voor gratis Google-accounts, plannen zonder eSignature, of zwaardere workflows met bulkverzending en koppelingen naar je CRM.

### Hoe voorkom ik dat de klant de contracttekst wijzigt?

Deel het document als alleen-lezen of stuur de PDF. Bij de ingebouwde eSignature ondertekent de klant een vastgelegde versie en kan hij de tekst niet aanpassen.

### Kan de ontvanger ondertekenen zonder Google-account?

Ja. De ingebouwde eSignature kan verzoeken sturen naar ontvangers zonder Google-account, dus ook naar klanten en leveranciers buiten Workspace.

### Kan ik de contractworkflow automatiseren?

Ja, via Apps Script. Schrijf een script dat bij goedkeuring in je CRM het sjabloon kopieert, variabelen invult, een PDF genereert en het ondertekeningsverzoek start.

### Hoe bewaar ik getekende contracten veilig?

Sla de getekende PDF op met de bijgevoegde audit trail in je gedeelde Drive. Zet versiebeheer en mapniveau-rechten goed, en gebruik in Enterprise eventueel bestandsvergrendeling om de definitieve versie onwijzigbaar te maken.
:::