# Zorgrapportages opstellen met Docs en Sheets

[[TOC]]

## Rapportages in de zorgsector

Rapportages zijn een kernactiviteit in de zorg: van dagelijkse overdrachtsnotities tot jaarlijkse kwaliteitsverslagen voor de inspectie. Google Docs en Sheets bieden een flexibele combinatie die handmatig werk vermindert en samenwerking vereenvoudigt.

Het grote voordeel ten opzichte van Word en Excel is dat meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. Versies worden automatisch bijgehouden en er is geen risico op "verkeerd bestand"-verwarring door e-mailbijlagen.

De vuistregel is simpel: Docs voor het narratieve deel (toelichting, conclusies, beleid) en Sheets voor de cijfers (indicatoren, trends, grafieken). Door beide te koppelen blijft je rapport actueel zonder dat je tabellen handmatig overtikt.

:::info title="Sheets en Docs koppelen"
Koppel Sheets-grafieken en tabellen aan Docs via **Invoegen > Diagram > Uit Spreadsheets**. Zodra de data in Sheets is bijgewerkt, verschijnt er bovenin de grafiek een knop **Bijwerken** waarmee je de nieuwe cijfers in één klik overneemt.
:::

## Overdrachtsnotities met sjablonen

Maak een gestandaardiseerd sjabloon aan in Google Docs voor overdrachtsnotities. Een goed sjabloon bevat:

- Datum en tijd van de overdracht.
- Namen van de medewerkers die overdragen en overnemen.
- Overzicht van lopende aandachtspunten (geanonimiseerd of via dossiernummer).
- Openstaande acties met verantwoordelijke en deadline.
- Bijzonderheden en escalatiepunten.

Sla het sjabloon op in een gedeelde Drive-map. Heeft je organisatie Google Workspace, dan kun je het sjabloon publiceren in de **Sjabloongalerij** onder het tabblad van je organisatie, zodat het team altijd met de juiste versie start.

:::warn title="Bescherm patiëntgegevens"
Verwerk in een overdrachtsnotitie alleen wat strikt nodig is en werk waar mogelijk met een dossiernummer in plaats van een volledige naam. Zorg dat het document binnen een Gedeelde Drive blijft met afgeschermde toegang, conform de AVG en het beleid van je instelling.
:::

## Kwaliteitsrapportage in Sheets

Voor periodieke kwaliteitsrapportages gebruik je Sheets als databron. Werk met een vaste opzet:

- **Gegevens invoeren:** maak per meetgebied een tabblad, bijvoorbeeld Infectieparameters, Medicatiefouten en Patiënttevredenheid.
- **Berekeningen:** gebruik formules voor gemiddelden, trends en drempeloverschrijdingen. Met voorwaardelijke opmaak maak je afwijkingen direct zichtbaar.
- **Grafieken:** kies lijngrafieken voor trends in de tijd en staafgrafieken voor vergelijking tussen afdelingen. Breng de belangrijkste grafieken samen op één dashboardtabblad.

:::howto title="Sheets-data koppelen aan een Docs-rapport"
1. Open het Google Docs-rapport.
2. Ga naar **Invoegen > Diagram** en kies **Uit Spreadsheets**.
3. Selecteer het juiste Sheets-bestand en de gewenste grafiek.
4. Kies **Aan spreadsheet koppelen** (aanbevolen), zodat je de grafiek later kunt bijwerken.
5. Klik in het document op de grafiek en kies **Bijwerken** zodra de brondata is gewijzigd.
:::

## IGJ-rapportages en de Jaarverantwoording Zorg

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt risicogericht toezicht en gebruikt onder meer de jaarlijkse verantwoording. Sinds enkele jaren heet dit de **Jaarverantwoording Zorg** (voorheen het Jaardocument Zorg). Gebruik Docs voor het narratieve deel van het verslag en Sheets voor de verplichte indicatorentabellen.

Stel een jaarkalender in met deadlines voor in elk geval:

- Interne kwartaalrapportages.
- De Jaarverantwoording Zorg (de wettelijke deadline is doorgaans 31 mei na afloop van het boekjaar).
- IGJ-indicatoren.
- ROAZ-rapportages voor regionale samenwerking.

Gebruik herinneringen in Google Agenda om de verantwoordelijken op tijd te attenderen op naderende deadlines.

:::tip title="Controleer de deadline per jaar"
De precieze eisen en deadlines voor de Jaarverantwoording Zorg kunnen per jaar verschillen, en sinds boekjaar 2025 is uitstel onder voorwaarden mogelijk. Controleer de actuele datum en het format altijd op jaarverantwoordingzorg.nl voordat je je planning vastlegt.
:::

## Toegangsrechten voor gevoelige rapportages

Rapportages kunnen gevoelige informatie bevatten over medewerkers, patiëntpopulaties of financiën. Stel toegangsrechten in op basis van de inhoud:

- Overdrachtsnotities: alleen het behandelend team.
- Kwaliteitsrapportages: zorgmanagement en kwaliteitsfunctionaris.
- Bestuurlijke verslagen: directie en raad van bestuur.
- IGJ-rapportages: aanvullend toegankelijk voor de kwaliteitsafdeling.

Werk met **Gedeelde Drives** met verschillende submappen en toegangsniveaus, zodat de mapstructuur de toegangslogica afdwingt. Bestanden binnen een Gedeelde Drive zijn eigendom van de organisatie en niet van een individuele medewerker, wat het beheer bij personeelswisselingen veel eenvoudiger maakt.

:::faq
### Hoe zorg ik dat een Docs-sjabloon niet per ongeluk wordt bewerkt?

Deel het sjabloon met alleen leestoegang, of publiceer het in de Sjabloongalerij van je organisatie. Instrueer medewerkers om eerst een eigen kopie te maken via Bestand, Kopie maken, voordat ze het sjabloon invullen.

### Kan ik een Sheets-rapport automatisch als PDF e-mailen?

Ja, dat kan met Apps Script. Je exporteert het tabblad als PDF met `spreadsheet.getAs(MimeType.PDF)` en verstuurt het met `MailApp.sendEmail()`. Met een tijdgestuurde trigger laat je dit bijvoorbeeld elke maand automatisch lopen.

### Hoe combineer ik data uit meerdere afdelingssheets in één rapport?

Gebruik de functie `IMPORTRANGE` om data uit andere spreadsheets te halen. Bij het eerste gebruik vraagt Sheets om toegang tussen de bestanden te bevestigen, dus sta die koppeling eenmalig toe.

### Zijn Google Docs-documenten geschikt als officieel verslag?

Voor interne doeleinden zijn ze prima geschikt. Voor officiële documenten die naar buiten gaan, bijvoorbeeld richting de IGJ, exporteer je naar PDF via Bestand, Downloaden, PDF-document. Voeg een digitale handtekening toe als het document ondertekening vereist.

### Wat is het verschil tussen een gekoppelde en een geplakte grafiek?

Een gekoppelde grafiek blijft verbonden met het Sheets-bestand, zodat je hem kunt bijwerken zodra de data verandert. Een geplakte grafiek zonder koppeling is een momentopname die niet meebeweegt met de bron.
:::