# CRM bouwen in Google Sheets

[[TOC]]

## Waarom een CRM in Google Sheets

Veel teams beginnen met een spreadsheet als CRM voordat ze overstappen naar dure software. Google Sheets biedt verrassend veel CRM-functionaliteit: realtime samenwerking, formulierintegratie, automatische e-mailnotificaties via Apps Script en krachtige query-mogelijkheden. Voor teams tot zo'n vijftig actieve deals is een goed opgezette Sheets-CRM vaak meer dan voldoende.

Het grote voordeel is dat iedereen al weet hoe Sheets werkt. Er is geen onboarding, geen aparte licentiekosten en geen data die in een extern systeem verdwijnt. Je integreert direct met Gmail, Calendar en Drive via de ingebouwde Workspace-koppelingen.

:::tip title="Weet wanneer je moet overstappen"
Gebruik Google Sheets als CRM voor teams tot ongeveer vijftig actieve deals. Voor grotere volumes of complexe automatisering kun je beter een dedicated CRM nemen, eventueel met Sheets als rapportagelaag ernaast.
:::

## De structuur opzetten

Een effectief Sheets-CRM bestaat uit minimaal drie tabbladen.

**Tabblad 1: Contacts**
Kolommen: `contact_id`, `bedrijfsnaam`, `contactpersoon`, `e-mail`, `telefoon`, `segment`, `account_owner`, `aangemaakt_op`, `laatste_activiteit`, `notities`.

**Tabblad 2: Deals**
Kolommen: `deal_id`, `contact_id`, `deal_naam`, `waarde`, `fase`, `sluitdatum`, `kans_pct`, `owner`, `aangemaakt_op`, `gewonnen_verloren`.

**Tabblad 3: Activities**
Kolommen: `activity_id`, `deal_id`, `type` (bel, mail of meeting), `datum`, `notitie`, `volgende_stap`, `owner`.

Koppel de tabbladen via VLOOKUP of XLOOKUP op de id-kolommen, zodat je in één oogopslag de deal-context ziet bij een activiteit.

:::howto title="Zo zet je het basis-CRM op"
1. Open een nieuw Google Sheets-bestand en hernoem het naar `CRM [Bedrijfsnaam]`.
2. Maak drie tabbladen: **Contacts**, **Deals** en **Activities**.
3. Voeg in het tabblad Deals een dropdown toe voor de kolom **fase**: selecteer een cel, ga naar **Data > Gegevensvalidatie**, klik op **Regel toevoegen** en kies **Dropdown** met waarden als `Prospect`, `Gekwalificeerd`, `Voorstel`, `Onderhandeling`, `Gewonnen` en `Verloren`.
4. Blokkeer de koprij van elk tabblad via **Beeld > Blokkeren > 1 rij**, zodat de koppen blijven staan bij het scrollen.
5. Deel het bestand bewust: geef je team **Bewerker**-rechten via **Delen**, maar zet de toegang niet op iedereen met de link tenzij dat echt nodig is.
:::

## Slimme formules voor je pipeline

De kracht van Sheets zit in formules die automatisch berekenen en filteren.

**Gewogen pipeline-waarde** in een samenvattingstabblad:
```
=SUMPRODUCT((Deals!D2:D1000)*(Deals!H2:H1000/100)*(Deals!J2:J1000<>"Verloren"))
```
Dit berekent de kans-gewogen omzet voor alle open deals.

**Deals per fase** met COUNTIF:
```
=COUNTIF(Deals!E2:E1000,"Gekwalificeerd")
```

**Laatste activiteit per deal** met MAXIFS:
```
=MAXIFS(Activities!D2:D1000,Activities!B2:B1000,A2)
```
Vervang `A2` door de deal_id in je huidige rij.

**QUERY voor de deals van één vertegenwoordiger:**
```
=QUERY(Deals!A:J,"SELECT A,B,D,E,F WHERE H='"&B1&"' ORDER BY F ASC",1)
```
Zet in cel `B1` de naam van de vertegenwoordiger, dan filtert de query automatisch.

:::warn title="Let op het type van je kolommen"
QUERY werkt het betrouwbaarst als elke kolom maar één gegevenstype bevat. Meng dus geen tekst en getallen in dezelfde kolom, en zorg dat de kolom `waarde` echt als getal is opgemaakt en `sluitdatum` als datum. Anders krijg je lege of onverwachte resultaten.
:::

## Dropdowns en datavalidatie

Consistente dropdowns voorkomen typefouten en maken filteren betrouwbaar. Gebruik **benoemde bereiken** voor je lijsten, zodat je ze op één plek beheert.

1. Maak een tabblad **Lijsten** met aparte kolommen voor fasen, segmenten, activiteittypes en owners.
2. Selecteer een kolom, ga naar **Data > Benoemde bereiken** en geef het een naam als `fase_opties`.
3. Gebruik in de gegevensvalidatie van de Deals-kolom een dropdown met **bereik** als bron, en verwijs naar `fase_opties`.

Zo hoef je bij het toevoegen van een nieuwe fase alleen de Lijsten-tab bij te werken en passen alle dropdowns zich automatisch aan.

## Samenwerken en rechten

Deel het CRM-bestand met je team via **Bestand > Delen**. Gebruik Workspace-groepen als je meerdere teams hebt, dan beheer je rechten op groepsniveau in plaats van per persoon.

Voor gevoelige deals of commissie-data kun je **bladbeveiliging** gebruiken: rechtsklik op een tabblad, kies **Blad beveiligen** en stel in wie mag bewerken. Beheerders passen dan de ruwe data aan, terwijl vertegenwoordigers alleen hun eigen activiteiten invoeren.

Overweeg ook een **formulier voor activiteiten** via Google Forms, zodat vertegenwoordigers onderweg snel een gespreksnotitie kunnen toevoegen zonder de volledige spreadsheet te openen.

:::faq
### Kan ik mijn bestaande contactenlijst importeren?
Ja. Ga naar Bestand, dan Importeren, en upload een CSV- of Excel-bestand. Zorg dat de kolomkoppen overeenkomen met je CRM-structuur. Staat de data al in een ander Sheets-bestand, gebruik dan een `IMPORTRANGE`-formule om die rechtstreeks in te lezen.

### Hoe voorkom ik dubbele contacten?
Gebruik een COUNTIF-formule in een hulpkolom, bijvoorbeeld `=COUNTIF($C$2:$C$1000,C2)>1`. Markeer de cel via voorwaardelijke opmaak rood als de uitkomst WAAR is, zodat dubbelingen meteen opvallen.

### Kan ik e-mail vanuit het CRM sturen?
Niet rechtstreeks vanuit Sheets, maar via Apps Script kun je een menuknop toevoegen die een sjabloon-e-mail verstuurt via je eigen Gmail-account. Zie het artikel over follow-up automatiseren voor de code.

### Hoeveel rijen kan een Sheets-CRM aan?
Google Sheets ondersteunt standaard tot 10 miljoen cellen per bestand. Voor een CRM met drie tabbladen kun je daarmee gemakkelijk tienduizenden deals en activiteiten kwijt. Sinds april 2026 rolt Google bovendien een betaprogramma uit dat de limiet voor aangemelde organisaties verdubbelt naar 20 miljoen cellen.

### Is Sheets veilig genoeg voor klantgegevens?
Voor basisgebruik wel, mits je deelrechten strak instelt en niet op iedereen met de link zet. Werk je met privacygevoelige persoonsgegevens, beperk dan de toegang tot wie het echt nodig heeft en overweeg een dedicated CRM met audit-logging.
:::

## Volgende stappen

Zodra je CRM stabiel werkt, kun je uitbreiden met:
- **Apps Script** voor automatische follow-up-herinneringen
- **Looker Studio** voor een visueel pipeline-dashboard
- **Google Forms** voor leadinvoer door het marketingteam
- **Gmail-add-on** om e-mails direct te koppelen aan deals