# Een urenstaat bijhouden in Google Sheets

[[TOC]]

Een urenstaat bijhouden in Google Sheets is eenvoudig, flexibel en gratis. Je hebt volledige controle over de opmaak en de formules, en je deelt het bestand met een paar klikken met een opdrachtgever of manager. In dit artikel bouw je stap voor stap een werkende urenstaat met automatische berekeningen.

## De basisstructuur opzetten

Maak in een nieuw tabblad (bijvoorbeeld "Urenstaat") de volgende kolommen aan:

| Kolom | Inhoud | Type |
| --- | --- | --- |
| A | Datum | invoer |
| B | Project | invoer |
| C | Omschrijving | invoer |
| D | Begintijd | invoer |
| E | Eindtijd | invoer |
| F | Duur | berekend |
| G | Tarief | invoer |
| H | Bedrag | berekend |
| I | Weeknummer | berekend |

De kolommen A tot en met E en G vul je zelf in. De kolommen F, H en I worden door formules ingevuld.

:::tip title="Maak van rij 1 een vaste koprij"
Selecteer rij 1 en kies Beeld > Blokkeren > 1 rij. De koppen blijven dan in beeld terwijl je naar beneden scrolt. Maak de koprij vet zodat invoer en koppen duidelijk uit elkaar te houden zijn.
:::

## Tijdberekening automatiseren

Voor de duur in kolom F gebruik je een eenvoudige aftrekking:

`=E2-D2`

Selecteer daarna kolom F en kies Opmaak > Getal > Duur, zodat de uitkomst als uren en minuten verschijnt (bijvoorbeeld 1:30) in plaats van als een tijdstip.

Wil je de duur juist als decimaal getal (1,5 uur in plaats van 1:30), bijvoorbeeld voor facturering? Vermenigvuldig dan met 24:

`=(E2-D2)*24`

Decimale uren rekenen prettiger door naar een bedrag: in kolom H zet je dan `=F2*G2` om de uren tegen het tarief te vermenigvuldigen.

## Werken over middernacht

Soms loopt een dienst door na middernacht, bijvoorbeeld van 22:00 tot 02:00. Een gewone aftrekking geeft dan een negatieve uitkomst. Vang dat op met een ALS-functie:

`=ALS(E2<D2; E2+1; E2)-D2`

Is de eindtijd kleiner dan de begintijd, dan telt de formule er een hele dag bij op. Formatteer de cel ook hier als Duur en niet als Tijd, anders toont Sheets een onbruikbaar tijdstip.

## Weeknummer toevoegen

Voeg in kolom I een weeknummer toe, zodat je later per week kunt optellen:

`=WEEKNUMMER(A2;2)`

Het tweede argument `2` zorgt ervoor dat de week op maandag begint. Dat is in Nederland de standaard. Wil je de officiële ISO-weeknummering (ook met maandag als eerste dag, maar volgens de internationale norm), gebruik dan `=ISO.WEEKNUMMER(A2)`.

## Wekelijkse totalen optellen

Voor een weekoverzicht tel je alle uren met hetzelfde weeknummer bij elkaar op met de functie SOMMEN.ALS.

:::howto title="Een weekoverzicht maken op een apart tabblad"
1. Voeg een tabblad toe en noem het **Weekoverzicht**.
2. Maak daar kolommen aan voor **Weeknummer**, **Totaal uren** en **Totaal bedrag**.
3. Zet de weeknummers die je wilt overzien onder elkaar in kolom A (bijvoorbeeld 22, 23, 24).
4. Gebruik voor de uren: `=SOMMEN.ALS(Urenstaat!F:F; Urenstaat!I:I; A2)`. Hier is `F:F` het sombereik (de duur) en `I:I` het criteriumbereik (de weeknummers) dat moet matchen met de cel `A2`.
5. Gebruik voor het bedrag dezelfde opzet: `=SOMMEN.ALS(Urenstaat!H:H; Urenstaat!I:I; A2)`.
6. Kopieer beide formules naar beneden voor elke week.
:::

:::warn title="Let op de juiste functienaam"
In de Nederlandse versie van Google Sheets heet de functie voor optellen met voorwaarden **SOMMEN.ALS** (Engels: SUMIFS). Typ je per ongeluk een andere variant, dan geeft Sheets een `#NAAM?`-fout. Het sombereik komt bij SOMMEN.ALS altijd als eerste, daarna volgen criteriumbereik en criterium.
:::

## Per project samenvatten

Werk je voor meerdere klanten of projecten, maak dan ook een projectoverzicht. Tel de uren per project op met dezelfde functie en zet het project waarop je filtert in kolom B:

`=SOMMEN.ALS(Urenstaat!F:F; Urenstaat!B:B; "ProjectNaam")*24`

Dit geeft het totaal aantal uren voor een project, omgerekend naar decimale uren. Vervang `"ProjectNaam"` door de projectnaam, of verwijs naar een cel met die naam (bijvoorbeeld `A2`) zodat je de formule kunt doorkopieren.

:::tip title="Gebruik een dropdown voor projectnamen"
Zet in kolom B een keuzelijst via Gegevens > Gegevensvalidatie > Vervolgkeuzemenu. Zo blijven de projectnamen exact gelijk en vinden de SOMMEN.ALS-formules altijd de juiste regels. Eén spatie of hoofdletterverschil zorgt anders voor een verkeerd totaal.
:::

## De urenstaat exporteren als PDF

Voor opdrachtgevers wil je een nette PDF in plaats van een ruw spreadsheet.

:::howto title="Zo maak je een verzorgde PDF"
1. Ga naar Bestand > Downloaden > PDF-document.
2. Kies in het zijpaneel of je het huidige blad of de hele selectie wilt exporteren.
3. Stel bij Paginaopmaak de richting (liggend of staand) en marges in zodat alle kolommen passen.
4. Voeg eventueel een koptekst of voettekst toe via de optie Kop- en voetteksten, bijvoorbeeld met je bedrijfsnaam en de periode.
5. Klik op Exporteren en sla de PDF op.
:::

Maak desgewenst een apart tabblad "Factuurweergave" dat met formules alleen de totalen en projectnamen toont, zonder de ruwe regelinvoer. Dat oogt professioneler richting de klant.

## Sneller invoeren met sneltoetsen

Google Sheets heeft handige sneltoetsen voor datum en tijd:

- `Ctrl+;` voegt de huidige datum in.
- `Ctrl+Shift+;` voegt de huidige tijd in.

Op een Mac gebruik je `Cmd+;` en `Cmd+Shift+;`. Typ aan het begin van een taak je begintijd in en aan het eind je eindtijd. Dat werkt een stuk sneller dan handmatig de tijden uittypen.

:::faq
### Welke functie gebruik ik om uren per week op te tellen?
Gebruik **SOMMEN.ALS** (Engels: SUMIFS). De opzet is `=SOMMEN.ALS(sombereik; criteriumbereik; criterium)`, bijvoorbeeld `=SOMMEN.ALS(Urenstaat!F:F; Urenstaat!I:I; A2)` om alle uren van één weeknummer op te tellen.

### Waarom toont mijn duur een vreemd tijdstip in plaats van een aantal uren?
De cel staat dan op het formaat Tijd. Selecteer de kolom en kies Opmaak > Getal > Duur. Voor decimale uren vermenigvuldig je de uitkomst met 24, bijvoorbeeld `=(E2-D2)*24`.

### Hoe reken ik een dienst die over middernacht heen loopt?
Gebruik `=ALS(E2<D2; E2+1; E2)-D2`. Als de eindtijd kleiner is dan de begintijd, telt de formule een hele dag bij de eindtijd op zodat de duur klopt.

### Hoe zorg ik dat mijn projecttotalen kloppen?
Gebruik een dropdown via Gegevensvalidatie in de projectkolom, zodat namen altijd identiek zijn. SOMMEN.ALS vergelijkt op exacte tekst, dus een extra spatie of een andere hoofdletter laat een regel buiten het totaal vallen.

### Kan ik mijn urenstaat veilig delen met een opdrachtgever?
Ja. Klik rechtsboven op Delen en geef de opdrachtgever de rol Lezer of Reageerder. Wil je alleen de totalen tonen, deel dan een aparte factuurtab of stuur de PDF-export in plaats van het bewerkbare bestand.
:::