# Bestanden en mappen delen via een link in Drive Bestanden en mappen delen via een link in Drive is de snelste manier om samen te werken. Toch gaat hier vaak iets mis, omdat mensen niet goed letten op wie de link mag gebruiken. In dit artikel leer je veilig delen, met de juiste rechten voor de juiste mensen. [[TOC]] ## De knop Delen en de twee manieren van delen Elk bestand en elke map heeft rechtsboven een knop Delen. Klik je daarop, dan zie je twee blokken. Bovenin voeg je specifieke personen toe via hun e-mailadres. Onderin, bij Algemene toegang, stel je in of iedereen met de link toegang krijgt. Dit zijn twee verschillende manieren van delen die je los van elkaar kunt gebruiken. Specifiek delen met een e-mailadres is het veiligst, omdat alleen die persoon toegang krijgt. Delen via een algemene link is handiger, maar dan kan iedereen die de link heeft het bestand openen, afhankelijk van je instelling. :::tip title="Deel zo specifiek mogelijk" Voeg liever individuele mensen of een groep toe dan dat je een link voor iedereen openzet. Zo houd je controle over wie precies toegang heeft. ::: ## Rechtenniveaus: kijker, reageerder en bewerker Bij het delen kies je een rechtenniveau. Een kijker mag het bestand alleen bekijken. Een reageerder mag bekijken en opmerkingen plaatsen, maar niets wijzigen. Een bewerker mag de inhoud aanpassen en in veel gevallen ook de deelinstellingen veranderen. Kies het laagste niveau dat nog voldoet aan wat de ander nodig heeft. | Rechtenniveau | Bekijken | Reageren | Bewerken | Delen beheren | | --- | --- | --- | --- | --- | | Kijker | Ja | Nee | Nee | Nee | | Reageerder | Ja | Ja | Nee | Nee | | Bewerker | Ja | Ja | Ja | Vaak | :::howto title="Een bestand delen via een link" 1. Open het bestand en klik rechtsboven op **Delen**. 2. Klik onder **Algemene toegang** op het uitklapmenu en kies **Iedereen met de link**, of beperk het tot je organisatie. 3. Stel rechts het rechtenniveau in op **Kijker**, **Reageerder** of **Bewerker**. 4. Klik op **Link kopiëren** en plak de link in je e-mail of bericht. 5. Klik op **Gereed** om de instellingen te bevestigen. ::: ## Delen beperken tot je organisatie In een Workspace-omgeving kun je een link vaak beperken tot mensen binnen je organisatie. Dan werkt de link alleen voor collega's die ingelogd zijn met een account van je bedrijf. Dit is veiliger dan Iedereen met de link, omdat een uitgelekte link buiten je organisatie niets oplevert. :::warn title="Iedereen met de link betekent echt iedereen" Wie de link doorstuurt, geeft anderen ook toegang. Met de instelling Iedereen met de link hoeft niemand in te loggen om het bestand te openen. Gebruik deze optie alleen voor inhoud die echt openbaar mag zijn, en nooit voor gevoelige documenten. ::: ## Toegang erven van de bovenliggende map Deel je een hele map, dan erven alle bestanden binnen die map automatisch dezelfde toegang. Geef je iemand bewerkrechten op een map, dan heeft die persoon dat recht op elk bestand erin. Je kunt een afzonderlijk bestand niet minder toegang geven dan de map waarin het zit. Wil je voor een enkel bestand strengere rechten, zet het dan in een aparte map met eigen deelinstellingen. ## Toegang intrekken en vervaldatum instellen Heb je per ongeluk te veel gedeeld, dan kun je toegang altijd weer intrekken. Open opnieuw het deelvenster en zet de algemene toegang terug op Beperkt, of verwijder een specifieke persoon uit de lijst. In Workspace kun je voor specifieke personen ook een vervaldatum instellen, zodat de toegang automatisch stopt na een afgesproken periode. :::info title="Downloaden en kopiëren uitzetten" Wil je voorkomen dat anderen jouw bestand downloaden, printen of kopiëren, dan kun je dat per bestand uitzetten in de geavanceerde deelinstellingen. Dit geldt voor kijkers en reageerders. Handig voor vertrouwelijke documenten die wel bekeken maar niet verspreid mogen worden. ::: ## Samenwerken met externe partijen Deel je met iemand buiten je organisatie, dan gelden mogelijk extra regels die je beheerder heeft ingesteld. Lees daarover meer in [[drive-samenwerken-extern|Samenwerken met mensen buiten je organisatie]]. Let altijd op de melding die verschijnt wanneer je extern deelt, want die waarschuwt je dat de ontvanger geen collega is. ## Gedeeld met mij terugvinden Bestanden die anderen met jou delen, verschijnen niet vanzelf in je eigen mappen. Ze staan in de aparte weergave Gedeeld met mij in het linkermenu. Daar vind je alles waar je toegang toe kreeg via een uitnodiging of een link die specifiek aan jou is verstuurd. Voor wie veel samenwerkt, is dit een drukke lijst. Wil je een gedeeld bestand makkelijker terugvinden, dan kun je er een snelkoppeling van maken in een van je eigen mappen. Het origineel blijft van de eigenaar, maar jij hebt het bestand op een logische plek binnen handbereik. Zo hoef je niet telkens de hele lijst Gedeeld met mij door te scrollen. Geef het bestand eventueel ook een ster, dan staat het bovendien onder Met ster klaar. Op die manier houd je grip op de bestanden van anderen zonder dat je iets aan de eigendomsstructuur verandert. :::faq ### Wat is het verschil tussen kijker en reageerder? Een kijker mag het bestand alleen bekijken. Een reageerder mag daarnaast opmerkingen plaatsen, maar de inhoud niet aanpassen. Een bewerker mag wel wijzigen. ### Kan ik zien wie mijn bestand heeft geopend? In Workspace-versies met het activiteitsdashboard kun je vaak zien wie een gedeeld bestand heeft bekeken. Voor gewone gedeelde bestanden zie je dat niet altijd. ### Hoe trek ik een gedeelde link weer in? Open het deelvenster en zet de algemene toegang terug op Beperkt, of verwijder de specifieke persoon. De link werkt dan niet meer voor wie geen directe toegang heeft. ### Kan ik voorkomen dat mensen mijn bestand downloaden? Ja. In de geavanceerde deelinstellingen kun je downloaden, printen en kopiëren uitschakelen voor kijkers en reageerders. Bewerkers houden die mogelijkheid wel. ### Waarom kan ik een bestand niet minder toegang geven dan de map? Bestanden erven de toegang van de map waarin ze staan. Wil je strengere rechten op een enkel bestand, verplaats het dan naar een aparte map met eigen deelinstellingen. ### Wat gebeurt er als ik de algemene toegang op Beperkt zet? Dan werkt de bestaande link niet meer voor mensen zonder directe toegang. Alleen personen die je expliciet hebt toegevoegd, kunnen het bestand nog openen. ::: Met de juiste rechten en bewuste keuzes deel je veilig. Onthoud de vuistregel: deel zo specifiek mogelijk en zet alleen open wat echt open mag.