# Drive-labels instellen en gebruiken voor documentbeheer

Naarmate een organisatie groeit, groeit de chaos in Drive mee. Labels brengen daar structuur in. Het zijn metadata-etiketten die je aan bestanden hangt om ze te classificeren, terug te vinden en er beleid aan te koppelen. Een document markeren als Vertrouwelijk is niet alleen een visueel signaal, want je kunt er regels aan verbinden die automatisch ingrijpen. Daarmee zijn labels de brug tussen ordening en governance.

## Wat labels zijn

Een label is een gestructureerd etiket met een of meer velden. Een classificatielabel kan bijvoorbeeld een keuzeveld hebben met de opties Openbaar, Intern en Vertrouwelijk. Een ander label kan een tekstveld, een gebruikersveld of een datumveld bevatten. Labels leven los van de mappenstructuur, zodat je bestanden kunt classificeren ongeacht waar ze staan.

:::info title="Labels versus mappen"
Mappen bepalen waar een bestand staat, labels beschrijven wat een bestand is. Een bestand zit in één map maar kan meerdere labels dragen. Dat maakt labels krachtiger voor classificatie en zoeken dan mappen alleen.
:::

Er zijn twee soorten labels. Een **badgelabel** (classificatielabel) toont een gekleurd badge op het bestand en is bedoeld voor één duidelijke classificatie zoals een gevoeligheidsniveau. Een **standaardlabel** kan meerdere velden bevatten en is handig voor metadata zoals projectcode, eigenaar of vervaldatum.

## Labels aanmaken als beheerder

Labels maken doe je centraal, zodat de hele organisatie dezelfde classificaties gebruikt. Dat voorkomt dat iedereen eigen termen verzint.

:::howto title="Een label aanmaken in de Admin Console"
1. Ga naar `admin.google.com` en open **Beveiliging**, **Toegangs- en gegevensbeheer**, **Labelbeheer**.
2. Klik op **Nieuw label** en kies een badgelabel of een standaardlabel.
3. Geef het label een naam, bijvoorbeeld Classificatie, en een korte omschrijving.
4. Voeg velden toe, zoals een keuzelijst met Openbaar, Intern en Vertrouwelijk.
5. Vink aan in welke apps het label beschikbaar is en publiceer het label.
6. Bepaal via de rechten wie het label mag toepassen en bewerken.
:::

:::info title="Ook bereikbaar via Drive en Docs"
Het oude pad **Apps**, **Google Workspace**, **Drive en Docs**, **Labels** werkt nog en opent dezelfde Labelbeheer-tool. Beide routes leiden naar hetzelfde scherm.
:::

## Labels toepassen als gebruiker

Zodra labels zijn gepubliceerd, kunnen gebruikers ze op hun bestanden zetten. Daarvoor heb je bewerkrechten op het bestand nodig. Het gaat snel via het detailpaneel.

:::howto title="Een label op een bestand zetten"
1. Selecteer het bestand in Drive.
2. Open rechts het detailpaneel, of klik met de rechtermuisknop en kies **Labels**.
3. Open het tabblad **Labels** en kies het juiste label.
4. Vul het veld in, bijvoorbeeld classificatie Vertrouwelijk, en sla op.
:::

:::tip title="Houd het simpel"
Maak het aantal labels beperkt en de keuzes helder. Drie classificatieniveaus die iedereen begrijpt werken beter dan twintig labels die niemand consequent gebruikt. Per bestand kun je maximaal vijf labels door gebruikers laten toepassen, dus dwing keuzes af in plaats van alles mogelijk te maken.
:::

## Labels koppelen aan beleid

Hier wordt het krachtig. Labels zijn niet alleen voor zoeken, want je kunt er beleid aan hangen. Een Data Loss Prevention-regel kan bestanden met het label Vertrouwelijk automatisch blokkeren voor extern delen. Een bewaarregel in Google Vault kan documenten met een bepaald label langer bewaren. Zo verandert een handmatig etiket in een automatische beveiligingsmaatregel.

Afhankelijk van je Workspace-editie kun je labels ook automatisch laten toepassen. Een DLP-regel kan een classificatielabel toekennen zodra de inhoud van een bestand aan bepaalde voorwaarden voldoet, en je kunt een standaardlabel automatisch op nieuwe bestanden zetten. Dat vermindert de afhankelijkheid van handmatig labelen.

:::warn title="Beleid valt of staat met consistentie"
Beleid op basis van labels werkt alleen als labels consequent worden toegepast. Een vergeten label betekent dat het document niet door de regel wordt opgepakt. Combineer handmatige labels daarom met training en met automatische classificatie waar je editie dat toestaat.
:::

## Labels en zoeken

Een praktisch voordeel dat los staat van beveiliging, is doorzoeken. Je kunt in Drive zoeken op labelwaarde, bijvoorbeeld alle bestanden met classificatie Vertrouwelijk, ongeacht in welke map of Shared Drive ze staan. Klik bovenin het zoekvak op de zoekopties en kies bij Labels het gewenste label. Voor audits en overzicht is dat goud waard. Combineer labels met een doordachte naamgeving en mappenstructuur, dan vind je altijd snel wat je zoekt.

:::faq
### Wie kan labels aanmaken?
Alleen Workspace-beheerders maken labels aan in de Admin Console. Gebruikers met bewerkrechten passen ze daarna toe op bestanden.

### Kan een bestand meerdere labels hebben?
Ja. Anders dan bij mappen kun je meerdere labels op één bestand zetten, elk met eigen velden. Gebruikers kunnen maximaal vijf labels per bestand toepassen.

### Kan ik beleid koppelen aan een label?
Ja. Labels kunnen DLP-regels en bewaarbeleid aansturen, bijvoorbeeld extern delen blokkeren voor bestanden met de classificatie Vertrouwelijk.

### Kan ik zoeken op label?
Ja. Je doorzoekt Drive op labelwaarde via de zoekopties, ongeacht waar het bestand staat. Handig voor audits en overzicht.

### Hoeveel labels en velden kan ik aanmaken?
Een organisatie kan tot ongeveer 150 labels instellen, en elk label kan maximaal tien velden bevatten. Houd het in de praktijk veel kleiner zodat gebruikers de classificaties begrijpen.

### Kunnen labels automatisch worden toegepast?
Dat hangt af van je editie. Met DLP voor Drive kun je classificatielabels automatisch laten toekennen, en je kunt standaardlabels automatisch op nieuwe bestanden zetten.
:::