# Shared Drive-limieten in Google Workspace en hoe je ze beheert

[[TOC]]

## Wat zijn de limieten van Shared Drives?

Shared Drives (gedeelde drives) zijn de beste manier om teambestanden op te slaan in Google Workspace: bestanden zijn eigendom van de organisatie en niet van een individu. Toch hebben Shared Drives technische limieten die bij grote organisaties of intensief gebruik relevant worden. Hieronder staan de actuele limieten zoals Google die in juni 2026 hanteert.

### Leden

| Limiet | Waarde |
|---|---|
| Maximum leden per Shared Drive (groepen plus individuen) | 600 |
| Hiervan: maximaal groepen | 100 |
| Totaal aantal individuele gebruikers (los plus via groepen) | 50.000 |

Let op: de oude vuistregel van een aparte limiet voor externe leden klopt niet meer. De relevante grens is dat van de 600 leden er maximaal 100 groepen mogen zijn. Doordat een groep zelf veel mensen kan bevatten, bereik je via groepen tot 50.000 individuele gebruikers.

### Bestanden en mappen

| Limiet | Waarde |
|---|---|
| Maximum items (bestanden, mappen, snelkoppelingen en prullenbak) | 500.000 |
| Maximum mappendiepte | 100 niveaus |
| Maximum bestandsgrootte | 5 TB |

### Uploads

| Limiet | Waarde |
|---|---|
| Dagelijkse upload- en kopieerlimiet per gebruiker | 750 GB |

:::info title="Wat telt mee voor de itemlimiet"
De itemlimiet van 500.000 geldt voor het totale aantal items in de Shared Drive, inclusief bestanden in submappen, snelkoppelingen en alles in de prullenbak. Bij het naderen van de limiet worden nieuwe uploads geweigerd.
:::

## Hoe je de limieten controleert

### Huidige gebruik bekijken

Via de Admin Console controleer je het gebruik per Shared Drive.

:::howto title="Gebruik per Shared Drive bekijken"
1. Ga naar de **Admin Console** en open **Apps > Google Workspace > Drive en Documenten > Gedeelde drives beheren**.
2. Selecteer de Shared Drive die je wilt controleren.
3. Bekijk in het overzicht het huidige aantal leden en items.
:::

### Drive API gebruiken

Voor grote omgevingen is het handig om het aantal items programmatisch te tellen. Onderstaand voorbeeld telt alle items in een Shared Drive en zet dat af tegen de limiet van 500.000.

```python
from googleapiclient.discovery import build

def haal_shared_drive_info_op(service, drive_id):
    drive = service.drives().get(
        driveId=drive_id,
        fields='id,name,restrictions,capabilities'
    ).execute()
    return drive

def controleer_item_telling(service, drive_id):
    alle_items = []
    page_token = None

    while True:
        response = service.files().list(
            driveId=drive_id,
            corpora='drive',
            supportsAllDrives=True,
            includeItemsFromAllDrives=True,
            pageToken=page_token,
            fields='nextPageToken, files(id)'
        ).execute()

        alle_items.extend(response.get('files', []))
        page_token = response.get('nextPageToken')

        if not page_token:
            break

    print(f'Totaal items: {len(alle_items)} / 500.000')
    return len(alle_items)
```

:::warn title="Plan op tijd, niet bij de grens"
Wacht niet tot je de limiet raakt. Bij ongeveer 80 procent (rond 400.000 items) wordt het verstandig om al te splitsen of te archiveren. Zo voorkom je dat collega's plotseling niets meer kunnen uploaden midden in een drukke werkdag.
:::

## Strategieen om binnen de limieten te blijven

### Strategie 1: Splits in thematische Shared Drives

Als je de itemlimiet nadert, splits je de Shared Drive in kleinere, thematische drives. Een logische opdeling per afdeling werkt vaak goed:

Oud: `Bedrijfsdata` (een grote Shared Drive).

Nieuw:

- `Bedrijfsdata - Marketing` (alle marketingbestanden)
- `Bedrijfsdata - Financien` (alle financiele documenten)
- `Bedrijfsdata - HR` (alle HR-bestanden)

Een bijkomend voordeel: je kunt per drive nauwkeuriger toegangsrechten instellen, wat ook beter is voor de beveiliging.

### Strategie 2: Archief-Shared Drive

Maak een aparte archief-drive voor bestanden ouder dan een bepaalde datum en zet de toegang op alleen-lezen voor de meeste medewerkers. Onderstaand voorbeeld verplaatst bestanden die ouder zijn dan twee jaar naar een archiefmap in een andere drive.

```python
def verplaats_naar_archief(service, bron_drive_id, archief_map_id, ouder_dan_dagen=730):
    from datetime import datetime, timedelta, timezone

    grens_datum = datetime.now(timezone.utc) - timedelta(days=ouder_dan_dagen)
    grens_str = grens_datum.isoformat()

    oude_bestanden = service.files().list(
        driveId=bron_drive_id,
        corpora='drive',
        supportsAllDrives=True,
        includeItemsFromAllDrives=True,
        q=f'modifiedTime < "{grens_str}" and trashed = false',
        fields='files(id, name, parents)'
    ).execute().get('files', [])

    for bestand in oude_bestanden:
        service.files().update(
            fileId=bestand['id'],
            addParents=archief_map_id,
            removeParents=','.join(bestand.get('parents', [])),
            supportsAllDrives=True
        ).execute()

    print(f'{len(oude_bestanden)} bestanden verplaatst naar archief')
```

### Strategie 3: Jaargebaseerde structuur

Gebruik een jaargebaseerde mappenstructuur om bestanden logisch te verdelen en archivering eenvoudig te maken:

```
Shared Drive: Projecten/
├── 2024/
│   └── [projectmappen 2024]
├── 2025/
│   └── [projectmappen 2025]
└── 2026/
    └── [projectmappen 2026]
```

Verplaats jaarlijks de oudste map naar een archiefdrive. Zo blijft de actieve drive ruim onder de itemlimiet.

:::tip title="Houd de prullenbak schoon"
Verwijderde bestanden in de prullenbak van een Shared Drive tellen mee voor de limiet van 500.000 items. Maak het legen van de prullenbak onderdeel van je onderhoudsroutine, bijvoorbeeld per kwartaal.
:::

## Veelgestelde vragen

:::faq
### Wat gebeurt er als de itemlimiet bereikt is?
Nieuwe bestanden kunnen niet meer worden geupload of verplaatst naar de Shared Drive. Bestaande bestanden blijven gewoon toegankelijk, maar je kunt er niets meer aan toevoegen totdat je items verwijdert of de prullenbak leegt.

### Tellen verwijderde bestanden in de prullenbak mee voor de limiet?
Ja, bestanden in de prullenbak van een Shared Drive tellen mee voor de itemlimiet. Leeg de prullenbak regelmatig om ruimte vrij te maken.

### Kan ik de limiet van 500.000 items verhogen?
Nee, dit is een harde limiet van Google die je niet kunt verhogen. De oplossing is om items te verdelen over meerdere Shared Drives.

### Hoe verplaats ik bestanden van de ene Shared Drive naar de andere?
Via de Google Drive-interface selecteer je de bestanden, klik je met de rechtermuisknop en kies je Verplaatsen, waarna je de doellocatie aanwijst. Voor grote aantallen bestanden is de Drive API efficienter en betrouwbaarder.

### Tellen Google Docs, Sheets en Slides ook mee voor de limiet?
Ja, alle items tellen mee, inclusief Google-native bestanden, snelkoppelingen en mappen.

### Hoeveel mappen diep mag een Shared Drive zijn?
Een Shared Drive ondersteunt tot 100 niveaus geneste mappen. In de praktijk wordt zo'n diepe structuur afgeraden omdat hij onoverzichtelijk wordt; houd het bij voorkeur bij enkele niveaus.
:::