# Gedeelde Drives: structuur en best practices

Gedeelde Drives lossen het grootste probleem van Google Drive op: bestanden die mee-vertrekken als een collega weggaat. In Mijn Drive is de maker eigenaar, dus zodra dat account wordt opgeheven, kan content verloren raken. In een gedeelde Drive is alles team-eigendom.

## Waarom gedeelde Drives

- Bestanden zijn team-eigendom, geen persoonlijk eigendom.
- Bij vertrek van een collega blijft alles staan.
- Rechten regel je per Drive, in plaats van per-bestand chaos.
- Externe leden kun je per Drive of per map gericht toegang geven.

:::info title="Beschikbaar in alle Business-edities"
Sinds september 2024 zijn gedeelde Drives beschikbaar in alle Business-edities, dus ook in **Business Starter**. Wel met beperkingen: in Business Starter kunnen beheerders geen standaardinstellingen vastleggen en kunnen gebruikers de Drive-instellingen en deelrechten niet aanpassen. Voor volledige controle en meer opslag (2 TB per gebruiker) kies je Business Standard of hoger.
:::

## Opzet

:::howto title="Een gedeelde Drive aanmaken en inrichten"
1. Ga naar `drive.google.com` en klik links op **Gedeelde Drives**.
2. Klik op **Nieuw** en geef de Drive een duidelijke naam, bijvoorbeeld de project- of afdelingsnaam.
3. Voeg leden toe via **Leden beheren** en wijs minimaal **2 Managers** toe om een single point of failure te voorkomen.
4. Maak de basis-mapstructuur aan volgens je naam-conventie (zie hieronder).
5. Beperk waar nodig delen buiten de organisatie via de Drive-instellingen (alleen Business Standard en hoger).
:::

Hanteer een mapnaam-conventie met nummers, zodat mappen altijd in dezelfde volgorde staan en iedereen dezelfde structuur ziet:

```
00-Projecten
10-Klanten
  Klant-A
  Klant-B
20-Sjablonen
90-Archief
```

:::tip title="Nummer je mappen"
Door mappen te beginnen met `00`, `10`, `90` enzovoort dwing je een vaste sorteervolgorde af. Laat ruimte tussen de nummers (stappen van 10) zodat je later een map kunt invoegen zonder alles te hernummeren.
:::

## De vijf toegangsrollen

Een gedeelde Drive kent vijf rollen. **Content manager** is de standaardrol voor nieuwe leden. Wie bestanden definitief moet kunnen verwijderen of leden moet beheren, heeft de rol Manager nodig.

| Rol | Bekijken | Reageren | Toevoegen en bewerken | Verplaatsen en verwijderen | Leden beheren |
|---|:---:|:---:|:---:|:---:|:---:|
| Viewer | x | | | | |
| Commenter | x | x | | | |
| Contributor | x | x | x | | |
| Content manager | x | x | x | x | |
| Manager | x | x | x | x | x |

Let op het verschil tussen Contributor en Content manager: een Contributor kan bestanden toevoegen en bewerken, maar ze niet binnen de Drive verplaatsen of naar de prullenbak gooien. Alleen een Manager kan bestanden definitief verwijderen en deelrechten of het lidmaatschap aanpassen.

:::warn title="Geen open links bij klantdata"
Geef nooit toegang via "Iedereen met de link" in een gedeelde Drive met klant- of bedrijfsgegevens. Gebruik specifieke gebruikers of, beter nog, een Google-groep, zodat in- en uitstroom centraal geregeld is.
:::

## Beheer via Google-groepen

Koppel rollen waar mogelijk aan een Google-groep in plaats van aan losse personen. Voeg je iemand toe aan de groep, dan krijgt die persoon automatisch de juiste toegang; haal je iemand eruit, dan vervalt de toegang direct. Dat scheelt handmatig werk en voorkomt vergeten rechten bij personeelswisselingen.

:::faq
### Verdwijnen bestanden als de maker het bedrijf verlaat?
Nee. In een gedeelde Drive is de inhoud eigendom van het team, niet van een persoon. Wordt een account opgeheven, dan blijven alle bestanden gewoon staan. Bij Mijn Drive is dat juist het risico, daar is de maker eigenaar.

### Heeft Business Starter gedeelde Drives?
Ja, sinds september 2024. Gebruikers kunnen Drives aanmaken en leden toevoegen, maar enkele beheerinstellingen en deelinstellingen ontbreken. Voor volledige controle en 2 TB opslag per gebruiker kies je Business Standard of hoger.

### Wat is het verschil tussen Content manager en Manager?
Een Content manager kan bestanden toevoegen, bewerken, verplaatsen en naar de prullenbak gooien, maar geen leden beheren of bestanden definitief verwijderen. Een Manager kan dat allemaal wel, inclusief deelrechten aanpassen en mensen toevoegen of verwijderen.

### Kan ik een bestand uit Mijn Drive naar een gedeelde Drive verplaatsen?
Ja, je sleept of verplaatst het bestand naar de gedeelde Drive. Let op: het eigendom gaat dan over naar de Drive en is niet meer persoonlijk. Je hebt minimaal de rol Contributor nodig om bestanden toe te voegen.

### Hoe geef ik een externe partij toegang zonder alles open te zetten?
Voeg de externe persoon of groep toe als lid van de Drive met een passende rol, of deel alleen een specifieke map. Vermijd "Iedereen met de link" bij gevoelige content.

### Wat is een goede mapnaam-conventie?
Begin mappen met nummers in stappen van 10, bijvoorbeeld 00-Projecten, 10-Klanten, 90-Archief. Zo blijft de sorteervolgorde voorspelbaar en kun je later mappen invoegen zonder alles te hernummeren.
:::