# Contractlevenscyclus beheren met Google Workspace

[[TOC]]

## Contractlevenscyclus in kaart

Een contract doorloopt meerdere fasen: aanvraag, opstellen, onderhandelen, goedkeuren, ondertekenen, uitvoeren, verlengen of beeindigen en archiveren. Elke fase heeft zijn eigen processen en verantwoordelijkheden. Google Workspace biedt voor elke stap een bruikbare tool, zodat je geen los pakket hoeft aan te schaffen om gestructureerd te werken.

Een goed ingericht systeem zorgt ervoor dat contracten nooit door de mazen vallen. Geen verlopen contracten die ongemerkt automatisch verlengen, geen versies die door elkaar lopen en geen contracten die op een persoonlijk account blijven staan.

:::info title="Wanneer een echt CLM-systeem nodig is"
Contractbeheer in Workspace is geen volwaardige vervanging voor een dedicated CLM-systeem (Contract Lifecycle Management). Voor organisaties met meer dan ongeveer 200 actieve contracten, complexe goedkeuringsketens of strenge audit-eisen loont een gespecialiseerde tool. Voor kleine en middelgrote juridische teams is de aanpak in dit artikel ruim voldoende.
:::

## Fase 1: Contractaanvraag via Forms

Maak een Google Form aan voor contractaanvragen. Medewerkers of businessunits vullen dit in zodra ze een nieuw contract nodig hebben. Vraag minimaal de volgende gegevens uit:

- Aanvrager (naam en afdeling).
- Type contract (NDA, opdrachtovereenkomst, samenwerkingsovereenkomst en dergelijke).
- Wederpartij (naam, contactpersoon, land).
- Gewenste ingangsdatum.
- Samenvatting van de zakelijke context.
- Geschatte contractwaarde of looptijd.

Koppel het formulier aan een antwoord-spreadsheet via het tabblad Antwoorden. De inzendingen landen dan automatisch in een Sheets-register dat fungeert als centrale tracking.

## Fase 2: Opstellen in Docs

Op basis van de aanvraag selecteert de juridisch medewerker het juiste sjabloon en maakt een kopie aan in de map Actieve contracten. Het document wordt aangevuld met de specifieke partijgegevens en de zakelijke context.

Gebruik opmerkingen en de modus Suggesties (Voorstellen) voor interne review door een senior jurist of partner voordat het contract naar de wederpartij gaat. Zo blijft het origineel intact en zie je precies welke wijzigingen iemand voorstelt.

:::howto title="Goedkeuringsworkflow instellen met opmerkingen"
1. De opsteller maakt het contract af en voegt een opmerking toe met een **@-vermelding** van de senior jurist, bijvoorbeeld `@naam ter beoordeling`.
2. De senior jurist ontvangt een e-mailmelding en opent het document.
3. De senior jurist voegt opmerkingen of voorstellen toe en bevestigt akkoord in een afsluitende opmerking, bijvoorbeeld `Goedgekeurd`.
4. De opsteller verwerkt de feedback en verstuurt het contract naar de wederpartij.
5. Na ondertekening markeert de opsteller de bijbehorende rij in het Sheets-register als **Ondertekend**.
:::

## Fase 3: Onderhandelen en ondertekenen

Deel het contract met de wederpartij via een Drive-deellink of als bijlage per e-mail. Houd alle aanpassingen bij met de versiegeschiedenis (Bestand, Versiegeschiedenis), zodat je altijd kunt terugzien wie wat heeft gewijzigd.

Voor de handtekening kun je de ingebouwde eSignature-functie van Workspace gebruiken. Die is sinds 2024 algemeen beschikbaar en zit standaard in onder andere Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus. Op Business Starter is de functie niet beschikbaar. eSignature ondersteunt meerdere ondertekenaars, aangepaste velden en een audittrail, en werkt op zowel Google Docs als PDF's in Drive. Heb je een editie zonder eSignature of zijn er meer geavanceerde eisen, dan koppel je een externe handtekeningdienst.

:::tip title="Bewaar de getekende versie als bron van waarheid"
Sla de ondertekende versie altijd op als PDF in de archiefmap en behandel die als de officiele bron. Het bewerkbare Docs-bestand blijft handig voor naslag, maar alleen de getekende PDF telt juridisch.
:::

## Fase 4: Contractregister bijhouden

Het Sheets-contractregister bevat per contract minimaal:

- Contractnummer en naam.
- Type contract.
- Wederpartij.
- Ingangsdatum en einddatum.
- Automatische verlengingsclausule (ja of nee).
- Status (Concept, Onderhandeling, Ondertekend, Actief, Verlopen, Beeindigd).
- Link naar het Drive-document.
- Verantwoordelijke medewerker.

Voeg een kolom toe die de resterende looptijd in dagen berekent. Gebruik daarvoor een formule als `=DATEDIF(VANDAAG(); einddatum; "D")`, waarbij je `einddatum` vervangt door de celverwijzing met de einddatum. Let op: in de Nederlandse Sheets-interface scheid je argumenten met een puntkomma. Met voorwaardelijke opmaak laat je rijen automatisch oplichten zodra een contract binnen 90 dagen verloopt.

| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Wordt opgesteld, nog niet gedeeld met de wederpartij. |
| Onderhandeling | Gedeeld, voorwaarden worden nog besproken. |
| Ondertekend | Door beide partijen getekend, nog niet ingegaan. |
| Actief | Loopt en is van kracht. |
| Verlopen | Einddatum verstreken zonder verlenging. |
| Beeindigd | Voortijdig of regulier afgesloten. |

## Fase 5: Archivering

Na beeindiging of afloop verplaats je het contract naar de archiefmap. Zet de toegangsrechten op alleen-lezen, zodat niemand het getekende stuk per ongeluk aanpast. Vul in het Sheets-register de daadwerkelijke einddatum in en geef de rij een archiveringskleur.

Voor langdurige bewaring en juridische houdbaarheid stel je in Google Vault een bewaarregel (retentie) in op de archiefmap of het betreffende organisatieonderdeel. Vault hoort bij de zakelijke en enterprise-edities en zorgt dat documenten gedurende de afgesproken termijn beschermd blijven tegen verwijdering.

:::warn title="Let op de AVG bij persoonsgegevens"
Contracten bevatten vaak persoonsgegevens van contactpersonen. Bewaar ze niet langer dan nodig, beperk de toegang tot wie het echt nodig heeft en leg in je verwerkingsregister vast waarom en hoe lang je de gegevens bewaart.
:::

:::faq
### Hoe zorg ik dat contracten niet verlopen zonder dat we het merken?
Stel via Apps Script een automatisch e-mailrapport in dat wekelijks naar de contractbeheerder gaat met een lijst van contracten die de komende 90 dagen verlopen. Combineer dit met een terugkerende herinnering in Agenda per belangrijk contract. De voorwaardelijke opmaak in het register geeft daarnaast direct visueel signaal.

### Kunnen we contracten laten aanvragen via een formulier op onze website?
Ja, je kunt het Google Form insluiten of de link publiceren op je website. Vermeld daarbij welke persoonsgegevens je verzamelt en waarvoor, en voeg een verplichte checkbox voor de privacyverklaring toe om aan de AVG te voldoen.

### Hoe gaan we om met contracten van voor het digitale systeem?
Scan papieren contracten en upload ze als PDF in de juiste Drive-map. Voeg ze toe aan het Sheets-register met de gescande versie als link. Stel voor die gescande versies een Vault-bewaarregel in, zodat ook het oudere archief beschermd is.

### Is contractbeheer in Workspace ISO 27001-conform?
Google Workspace zelf is gecertificeerd tegen ISO/IEC 27001 (en 27017 en 27018). Dat dekt het platform, maar niet automatisch jouw processen. Documenteer je contractbeheerprocedures, toegangsrechten en bewaartermijnen als onderdeel van je eigen ISMS om aantoonbaar conform te zijn.

### Welke editie heb ik nodig voor de ingebouwde eSignature?
eSignature zit in onder andere Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus, en in Workspace Individual. Op Business Starter ontbreekt de functie. Controleer je editie in de Admin-console of gebruik anders een externe handtekeningdienst.

### Vanaf welke omvang is een echt CLM-systeem verstandiger?
Als vuistregel: bij meer dan ongeveer 200 actieve contracten, veel parallelle onderhandelingen of strikte audit- en goedkeuringseisen wordt een gespecialiseerd CLM-systeem efficienter dan een Workspace-inrichting. Daaronder volstaat de aanpak uit dit artikel prima.
:::