# Fondsenwerving organiseren met Workspace

[[TOC]]

## Fondsenwerving als kernproces

Voor non-profits is fondsenwerving een van de meest tijdsintensieve processen. Google Workspace helpt dit te structureren zonder dure CRM-software. Met Sheets als database, Forms als invoerkanaal en Docs als communicatiemiddel bouw je een effectief fondsenwervingssysteem dat met je organisatie meegroeit.

Dit is geen vervanging voor een volwaardig CRM bij grotere organisaties, maar voor non-profits met een beperkt budget is de Workspace-aanpak een uitstekend startpunt.

:::info title="Denk aan de AVG"
Een donateursregistratie is een verwerking van persoonsgegevens. Documenteer het doel, de rechtsgrondslag (toestemming of gerechtvaardigd belang) en de bewaartermijn in je verwerkingsregister. Beperk de toegang tot wie de gegevens echt nodig heeft.
:::

## Donateursregistratie in Sheets

Maak een centrale donateursregistratie in een Google Sheet met de volgende kolommen:

- Naam en contactgegevens.
- Type donor (particulier, bedrijf, fonds).
- Eerste en laatste donatiemoment.
- Totaal gedoneerd bedrag.
- Communicatievoorkeuren (nieuwsbrief ja of nee).
- Notities over relatiebeheer.

Gebruik datavalidatie om typfouten in categorieën te voorkomen. Beveilig de sheet met beperkte toegang: alleen fondsenwervers en directie zien de volledige lijst. Werk waar mogelijk met een gedeelde Drive (Shared Drive) zodat de eigendom bij de organisatie blijft en niet bij één persoon.

:::tip title="Houd je brondata schoon"
Eén centrale registratie werkt alleen als iedereen er op dezelfde manier in werkt. Maak van het type donor, de status en de communicatievoorkeur keuzelijsten via Gegevens en Gegevensvalidatie. Zo voorkom je dat "Bedrijf", "bedrijf" en "B2B" als drie verschillende categorieën in je dashboard belanden.
:::

## Donatie-aanmeldingsformulier via Google Forms

Maak een Google Form aan voor online donatieverzoeken. Koppel het aan de donateurslijst via Reacties en vervolgens Koppelen aan Sheets. Zo vloeit elke inzending automatisch in een gekoppelde spreadsheet.

Vraag in het formulier:

- Naam en e-mailadres.
- Gewenst donatiebedrag (keuzelijst of vrij veld).
- Doel waaraan de donatie wordt besteed (als je meerdere projecten hebt).
- Toestemming voor de nieuwsbrief.
- Toestemming voor verwerking van persoonsgegevens (verplicht aanvinkvakje met een link naar je privacyverklaring).

:::warn title="Geen betaalgegevens in Forms"
Verwerk de eigenlijke betaling nooit in een Google Form. Forms is geen veilige betaalomgeving. Verwijs door naar een gecertificeerde betaalverwerker zoals Mollie of Stripe en gebruik het formulier alleen voor de aanmelding en de toestemming.
:::

## Subsidieaanvraag-workflow opzetten

:::howto title="Zo zet je de subsidie-workflow op"
1. Maak een Docs-sjabloon voor subsidieaanvragen met de standaardonderdelen: missie, projectbeschrijving, begroting en verwachte impact.
2. Bewaar het sjabloon in een gedeelde Drive-map, bijvoorbeeld `Fondsenwerving > Subsidies`.
3. Maak voor elke aanvraag een kopie via **Bestand** en **Een kopie maken**.
4. Houd een Sheets-tracker bij met kolommen: Fonds, Deadline, Status, Bedrag aangevraagd en Bedrag toegekend.
5. Zet voor elke deadline een herinnering in Google Agenda.
6. Laat collega's of bestuursleden reviewen via opmerkingen in Docs in plaats van de basistekst te wijzigen.
:::

## Subsidieaanvragen in Docs

Subsidieaanvragen zijn vaak omvangrijke documenten met specifieke eisen per fonds. Gebruik een basissjabloon in Docs met de standaardonderdelen en pas dit per aanvraag aan. Maak daarbij gebruik van:

- **Koppen en structuur:** gebruik kopstijlen consistent zodat het document eenvoudig navigeerbaar is.
- **Inhoudsopgave:** voeg via **Invoegen** en **Inhoudsopgave** een navigeerbaar overzicht toe voor lange aanvragen.
- **Opmerkingen:** laat collega's of bestuursleden meelezen en reageren zonder de basistekst aan te passen.
- **Versiegeschiedenis:** controleer via **Bestand** en **Versiegeschiedenis** eerdere versies en herstel ze indien nodig.

## Impact-dashboard in Looker Studio

Donateurs en fondsen willen zien wat hun bijdrage heeft opgeleverd. Maak een Looker Studio-dashboard dat je maandelijks deelt, met bijvoorbeeld:

- Totaal ontvangen donaties per maand.
- Aantal nieuwe donateurs.
- Voortgang per project (bereikt tegenover doel).
- Geografische spreiding van donateurs.

Koppel Looker Studio aan je donateursregistratie in Sheets via de ingebouwde Google Sheets-connector. Deel het dashboard via een link of als ingesloten weergave op je website. Let op: deel een dashboard met persoonsgegevens nooit publiek, maar alleen met de mensen die het nodig hebben.

## Wanneer stap je over naar een echt CRM

De Workspace-aanpak werkt prima voor kleinere organisaties. Merk je dat je veel handmatig werk hebt, dat de spreadsheet onoverzichtelijk wordt of dat je geavanceerde segmentatie en automatisering wilt? Dan is het tijd voor een specialistisch CRM.

Twee veelgebruikte opties met een gunstig non-profit-aanbod:

- **HubSpot:** biedt een gratis basis-CRM en daarbovenop tot 40 procent korting op betaalde abonnementen voor erkende non-profits. De korting verloopt via TechSoup en geldt voor organisaties die in bepaalde regio's geregistreerd zijn. Controleer de actuele voorwaarden.
- **Salesforce Nonprofit Cloud:** via het Power of Us-programma krijgen erkende non-profits doorgaans een aantal gratis licenties, met korting op extra licenties. Dit is krachtiger maar ook complexer dan HubSpot.

:::faq
### Mogen we betaalgegevens opslaan in Google Sheets?
Volledige betaalgegevens zoals rekeningnummers en creditcardnummers horen niet in Sheets. Gebruik een gecertificeerde betaalverwerker zoals Stripe of Mollie en bewaar in Sheets alleen het donatiebedrag en de datum.

### Hoe beheer ik de toestemming voor nieuwsbrieven?
Bewaar de toestemmingsdatum en de bron in een aparte kolom. Als iemand zich afmeldt, markeer je de rij als afgemeld en sluit je die uit van mailings. Verwijder de gegevens niet meteen, zodat je kunt aantonen dat de persoon eerder toestemming gaf.

### Kan ik Workspace koppelen met een betalingsplatform zoals Mollie?
Mollie biedt geen kant-en-klare Workspace-app, maar via Zapier of Make koppel je Mollie aan een Google Sheet. Een trigger als een nieuwe betaling voegt dan automatisch een rij toe aan je registratie.

### Is Workspace geschikt als volledig CRM?
Voor kleine non-profits met een beperkt aantal donateurs is Workspace een werkbare oplossing. Bij groei, complexe segmentatie of veel automatisering loont een specialistisch CRM zoals HubSpot of Salesforce Nonprofit Cloud.

### Hoe houd ik de donateursregistratie AVG-proof?
Verzamel alleen wat je nodig hebt, leg per donateur de rechtsgrondslag en bewaartermijn vast, beperk de toegang tot enkele medewerkers en noteer de verwerking in je verwerkingsregister. Deel dashboards met persoonsgegevens nooit via een publieke link.
:::