# Kennis delen en documenteren in Google Workspace

Kennis delen en documenteren in Google Workspace zorgt dat belangrijke informatie niet verloren gaat als een collega vertrekt of met vakantie is. In plaats van losse documenten en mailtjes bouw je een vindbare, onderhouden kennisbank. In dit artikel lees je hoe je dat opzet en levend houdt.

[[TOC]]

## Waarom documenteren loont

Kennis die alleen in iemands hoofd zit, is kwetsbaar. Als die persoon weg is, ben je de kennis kwijt. Goede documentatie maakt je team minder afhankelijk van individuen, versnelt onboarding en voorkomt dat dezelfde vragen steeds opnieuw gesteld worden.

:::info title="Klein en actueel wint"
Documentatie hoeft niet perfect te zijn om waardevol te zijn. Een kort, actueel document is beter dan een uitgebreid document dat niemand bijhoudt.
:::

## Kies een centrale plek

Bepaal een vaste plek waar kennis thuishoort. Voor de meeste teams werkt een gedeelde Drive met een heldere indeling, of een Google Site als interne kennisbank met een nette navigatie. De drie meest gebruikte opties:

| Aanpak | Wanneer kiezen | Sterk in |
| --- | --- | --- |
| Gedeelde Drive met mappen | Snel op te zetten, je werkt vooral met losse documenten | Eigenaarschap op teamniveau, vindbaar via zoeken |
| Google Site als kennisbank | Je wilt overzicht en een vaste navigatie voor lezers | Structuur, navigatie en een herkenbaar startpunt |
| Combinatie van beide | Je wilt navigatie via een Site en de documenten in Drive | Het beste van beide, lezers vinden snel hun weg |

Lees voor de Site-aanpak ook [[workspace-interne-website-sites|Een interne website bouwen met Google Sites]].

## Structuur en sjablonen

Een kennisbank zonder structuur wordt snel een rommelhok. Werk met categorieen en sjablonen zodat elk document er hetzelfde uitziet en makkelijk te scannen is.

:::howto title="Documentatie opzetten"
1. Bepaal de hoofdcategorieen, bijvoorbeeld **processen**, **klanten** en **techniek**.
2. Maak per categorie een map of pagina in je kennisbank.
3. Maak een sjabloon met titel, doel, laatste update en eigenaar.
4. Vul de belangrijkste onderwerpen eerst, begin klein.
5. Wijs per onderwerp een eigenaar aan die het actueel houdt.
:::

:::tip title="Zet de eigenaar en datum bovenaan"
Vermeld in elk document wie de eigenaar is en wanneer het voor het laatst is bijgewerkt. Zo weet iedereen of de informatie nog te vertrouwen is en bij wie hij terecht kan.
:::

## Documentatie levend houden

Documentatie veroudert vanzelf. Plan daarom periodiek een moment om de belangrijkste documenten na te lopen en bij te werken. Een vaste werkwijze per document houdt het overzichtelijk:

1. **Onderwerp kiezen:** bepaal welke kennis vastgelegd moet worden.
2. **Schrijven:** vul het sjabloon in, kort en concreet.
3. **Review:** laat een collega meelezen op juistheid.
4. **Publiceren:** plaats het document op de vaste plek in de kennisbank.
5. **Onderhouden:** werk bij elke wijziging de laatste-update-datum bij.

:::warn title="Verouderde documentatie is gevaarlijk"
Onjuiste documentatie is soms erger dan geen documentatie, omdat mensen erop vertrouwen. Markeer verouderde stukken duidelijk of werk ze bij.
:::

Gebruik opmerkingen in documenten om vragen en aanvullingen vast te leggen, en de versiegeschiedenis om te zien wat er is veranderd. In Google Documenten vind je de volledige versiegeschiedenis via **Bestand**, daarna **Versiegeschiedenis**, waar je oudere versies kunt bekijken en terugzetten.

## Soorten kennis vastleggen

Niet alle kennis leg je op dezelfde manier vast. Procesbeschrijvingen, zoals hoe je een offerte maakt of een klant aanmeldt, horen in stapsgewijze documenten die iemand kan volgen. Beslissingen en hun onderbouwing leg je vast zodat later duidelijk is waarom iets zo is gedaan. Veelgestelde vragen verzamel je in een vraag-en-antwoorddocument dat je aanvult zodra een vraag voor de tweede keer langskomt. En naslagwerk, zoals contactgegevens of standaardteksten, zet je op een vaste, makkelijk vindbare plek. Door onderscheid te maken tussen deze soorten kennis, kies je per stuk de juiste vorm en blijft je kennisbank overzichtelijk in plaats van een verzameling losse documenten.

## Zoeken en vindbaarheid

Documentatie heeft pas waarde als mensen het terugvinden. Geef documenten duidelijke, voorspelbare titels die beschrijven wat erin staat, zodat de zoekfunctie van Drive ze makkelijk vindt. Gebruik consistente termen: noem hetzelfde onderwerp niet de ene keer klant en de andere keer relatie. Een korte inhoudsopgave bovenaan langere documenten helpt lezers snel het juiste deel te vinden. Overweeg een centrale indexpagina of een Google Site die naar alle belangrijke documenten linkt, zodat nieuwe medewerkers een vertrekpunt hebben. Hoe beter de vindbaarheid, hoe vaker de kennisbank gebruikt wordt, en hoe meer mensen geneigd zijn er zelf aan bij te dragen.

:::faq
### Hoe krijg ik collega's zover dat ze documenteren?
Maak het laagdrempelig met sjablonen en kleine documenten. Geef zelf het goede voorbeeld en koppel documentatie aan bestaande processen, zoals het afronden van een project.

### Wat is beter, een gedeelde Drive of een Google Site?
Een gedeelde Drive is sneller op te zetten en goed voor losse documenten. Een Google Site geeft meer overzicht en navigatie. Veel teams combineren beide.

### Hoe voorkom ik dubbele of tegenstrijdige documentatie?
Werk met een vaste plek en duidelijke eigenaren per onderwerp. Een bron van waarheid voorkomt dat er meerdere versies naast elkaar ontstaan.

### Hoe houd ik documentatie actueel?
Plan een vast moment, bijvoorbeeld per kwartaal, om de belangrijkste documenten na te lopen. Zet de laatste-update-datum in elk document zodat verval zichtbaar wordt.

### Hoe gebruik ik de versiegeschiedenis in Documenten?
Open het document, ga naar Bestand en dan Versiegeschiedenis. Daar zie je wie wat wanneer veranderde en kun je een oudere versie terugzetten.
:::

## Kennis als fundament

Een goede kennisbank versnelt onboarding, samenwerking en besluitvorming. Wil je die kennis ook met externe partners delen, lees dan [[workspace-extern-samenwerken|Samenwerken met externe partners in Google Workspace]].