# Een gedeelde inbox instellen in Google Workspace

Met een Google Group als Samenwerkingsinbox kun je met meerdere collega's op een gedeeld e-mailadres reageren, zoals `support@jouwdomein.nl`. Het grote voordeel boven een gewone groep is dat je binnenkomende gesprekken aan een collega kunt toewijzen en kunt markeren als afgehandeld. Zo ziet iedereen wie waarmee bezig is en blijft geen enkel bericht liggen.

## Vereisten

- Google Workspace Business Starter of hoger (Groups for Business moet aanstaan).
- Beheerderstoegang om de groep aan te maken, of een bestaande groep waarvan je eigenaar bent.
- De gespreksgeschiedenis van de groep moet aanstaan. Zonder gespreksgeschiedenis kun je de Samenwerkingsinbox niet activeren.

## De groep aanmaken

:::howto title="Groep aanmaken in de Admin-console"
1. Open [admin.google.com](https://admin.google.com) en ga naar **Directory** en dan **Groepen**.
2. Klik **Groep maken** en kies een naam en e-mailadres, bijvoorbeeld `support@jouwdomein.nl`.
3. Voeg meteen je teamleden toe als lid van de groep.
4. Geef de teamleden die gesprekken moeten kunnen toewijzen de rol **Manager**.
:::

## De Samenwerkingsinbox aanzetten

De Samenwerkingsinbox zelf activeer je niet in de Admin-console, maar in de groepsinstellingen op groups.google.com. Dat is een veelgemaakte vergissing.

:::howto title="Samenwerkingsinbox inschakelen"
1. Ga naar [groups.google.com](https://groups.google.com) en klik op de naam van je groep.
2. Klik links op **Groepsinstellingen**.
3. Zorg dat **Gespreksgeschiedenis** aanstaat. Dit is verplicht voor de functie.
4. Schuif naar **Extra functies van Google Groepen inschakelen** en kies **Samenwerkingsinbox**.
5. Sla op. De inbox is nu een Samenwerkingsinbox.
:::

## Rechten voor toewijzen instellen

Om gesprekken te kunnen pakken, toewijzen en afronden hebben leden het recht **Metadata modereren** nodig. Leden met de rol Manager of Eigenaar hebben dit standaard. Wil je het fijner regelen, pas dan in **Groepsinstellingen** onder de moderatierechten aan wie metadata mag modereren.

Met dat recht kunnen leden een gesprek:

- naar zichzelf toe trekken om het op te pakken;
- toewijzen aan een collega;
- markeren als voltooid, dubbel of geen actie nodig;
- filteren op status of toegewezen persoon.

:::tip title="Gebruik labels om te sorteren"
Maak in de Samenwerkingsinbox een paar vaste categorieen of labels aan, bijvoorbeeld "Facturen", "Technisch" en "Algemeen". Zo kan iedereen in een oogopslag de juiste gesprekken oppakken en houd je het overzicht ook bij drukke periodes.
:::

## Het werkproces in de praktijk

1. Een klant mailt naar `support@jouwdomein.nl`. Het bericht komt binnen als nieuw gesprek.
2. Een teamlid pakt het gesprek door het naar zichzelf toe te wijzen.
3. Tijdens het werk staat het gesprek op de naam van die collega, zodat niemand dubbel reageert.
4. Is het opgelost, dan markeert het teamlid het gesprek als **voltooid** en verdwijnt het uit de openstaande lijst.

:::warn title="Een Samenwerkingsinbox is geen volwaardige helpdesk"
De Samenwerkingsinbox werkt prima voor kleinere teams en een overzichtelijk volume. Wil je SLA's, automatische routering, rapportages of kant-en-klare antwoorden, kijk dan naar een dedicated helpdesk-tool die op Gmail of Google Workspace aansluit. De groepsinterface blijft basaal.
:::

## Veelvoorkomende valkuilen

- **Geen Samenwerkingsinbox-opties zichtbaar:** controleer of de **gespreksgeschiedenis** aanstaat. Zonder die instelling verschijnt de optie niet.
- **Leden kunnen niets toewijzen:** geef ze de rol Manager of het recht **Metadata modereren**.
- **E-mails komen niet binnen:** controleer dat **SPF**, **DKIM** en **DMARC** voor je domein correct staan, anders worden berichten geweigerd of als spam gemarkeerd.
- **Verkeerde plek gezocht:** de schakelaar staat in de groepsinstellingen op groups.google.com, niet onder Type toegang in de Admin-console.

:::faq
### Wat is het verschil tussen een gewone Google Group en een Samenwerkingsinbox?
Een gewone groep verdeelt mail simpelweg onder de leden. Een Samenwerkingsinbox voegt daar werkbeheer aan toe: je kunt gesprekken aan een collega toewijzen, markeren als voltooid en filteren op status of eigenaar.

### Heb ik hier een extra licentie voor nodig?
Nee. De Samenwerkingsinbox zit in Groups for Business en is beschikbaar vanaf Google Workspace Business Starter. Er zijn geen extra kosten zolang Groepen is ingeschakeld voor je organisatie.

### Waarom zie ik de optie Samenwerkingsinbox niet?
Vrijwel altijd staat de gespreksgeschiedenis van de groep dan uit. Zet die eerst aan in de groepsinstellingen, daarna verschijnt de optie onder de extra functies.

### Kunnen leden zien wie aan een gesprek werkt?
Ja. Zodra een gesprek aan iemand is toegewezen, staat de naam van die persoon erbij. Zo voorkom je dat twee collega's hetzelfde bericht beantwoorden.

### Kan ik gesprekken automatisch laten toewijzen?
Nee, de Samenwerkingsinbox heeft geen automatische routering of round-robin. Toewijzen gaat handmatig. Voor automatisering heb je een externe helpdesk-tool nodig.

### Kan ik ook een persoonlijk Gmail-account als gedeelde inbox gebruiken?
Niet op deze manier. De Samenwerkingsinbox is een functie van Google Groups binnen een Workspace-organisatie. Een alternatief is delegatie van een Gmail-postvak, maar dat mist toewijzen en statusbeheer.
:::