# Een gedeelde mailbox aanmaken met Google Groups

Een gedeelde mailbox is handig voor adressen die door een heel team beheerd worden, zoals info@, support@ of sales@. Google Workspace heeft geen los "shared mailbox"-product zoals Microsoft 365, maar je bereikt hetzelfde met een Google Group. Dat is gratis (geen extra licentie nodig) en geeft je controle over wie er bij de berichten kan.

## Waarom een Google Group en geen apart account?

Je zou een los gebruikersaccount kunnen aanmaken voor info@ en het wachtwoord delen, maar dat is onveilig en onoverzichtelijk. Een Google Group lost dit netjes op: elk teamlid logt in met zijn eigen account en heeft toegang tot de gedeelde berichten. Je hoeft geen wachtwoorden te delen en je betaalt geen extra licentie.

:::info title="Geen extra licentie nodig"
Een Google Group telt niet als gebruiker en kost dus geen licentie. Je betaalt alleen voor de individuele teamleden die al een Workspace-account hebben. Voor een gedeeld adres is dit de voordeligste oplossing.
:::

## De gedeelde mailbox aanmaken

Je maakt de groep aan in de Google Admin-console. Daar bepaal je het adres, het toegangstype, de leden en wie er mag posten.

:::howto title="Gedeelde mailbox aanmaken stap voor stap"
1. Ga naar **admin.google.com** en log in als beheerder.
2. Open **Directory** en daarna **Groepen**, en klik op **Groep maken**.
3. Geef de groep een naam en een e-mailadres, bijvoorbeeld `support@jouwdomein.nl`.
4. Kies een **toegangstype**. Voor een klantadres dat van buitenaf bereikbaar moet zijn, pas je daarna de postinstellingen aan (zie hieronder).
5. Voeg de teamleden toe die toegang nodig hebben.
6. Sla de groep op. Binnenkomende mail is daarna voor alle leden zichtbaar.
:::

## Samenwerkende inbox inschakelen

Voor een echte gedeelde mailbox wil je de functie **Samenwerkende inbox** (Collaborative Inbox) aanzetten. Daarmee kunnen leden een gesprek naar zichzelf toe halen, het toewijzen aan een collega en het afronden met een status. Zo maak je van de groep een lichte helpdesk.

:::howto title="Samenwerkende inbox aanzetten"
1. Ga naar **groups.google.com** en open je groep (je moet eigenaar of beheerder zijn).
2. Klik op **Groepsinstellingen**.
3. Zet onder de extra functies **Samenwerkende inbox** aan en sla op.
4. Open een binnengekomen gesprek en gebruik **Toewijzen** om het aan jezelf of een collega te koppelen.
5. Markeer een afgehandeld gesprek als **Voltooid**, **Geen actie nodig** of **Duplicaat**.
:::

:::tip title="Voorkom dubbel werk met toewijzen"
Wijs een gesprek meteen toe zodra iemand het oppakt. Andere leden zien dan wie er bezig is. Let op: Samenwerkende inbox heeft geen live botsdetectie, dus het laat niet zien dat een collega op dat moment al aan het typen is. Toewijzen en statussen consequent gebruiken voorkomt dat twee mensen hetzelfde bericht beantwoorden.
:::

## Toegangsinstellingen goed zetten

Bepaal zorgvuldig wie wat mag. Als externe klanten naar support@ moeten kunnen mailen, zet je **Wie kan posten** op **Iedereen op het web**. Voor een interne groep houd je dit beperkt tot leden of de organisatie. Verkeerde instellingen leiden ertoe dat klantmail wordt geweigerd of dat iedereen ongewenst kan posten.

| Instelling | Wanneer gebruiken |
| --- | --- |
| Iedereen op het web | Klantadres zoals support@ of info@ dat van buiten bereikbaar moet zijn |
| Iedereen in de organisatie | Intern aanspreekpunt voor het hele bedrijf |
| Alleen groepsleden | Besloten teamoverleg of gevoelige onderwerpen |

:::warn title="Test altijd een externe afzender"
Zet je **Wie kan posten** te ruim open zonder spamfiltering, dan kan de groep spam ontvangen. Zet je het te streng, dan worden legitieme klantmails geweigerd. Stuur na het instellen altijd een testmail vanaf een extern adres om te controleren of het bericht echt aankomt.
:::

## Beheer en onderhoud

Wijzigt je team, dan beheer je de leden in de Admin-console of op groups.google.com. Verlaat iemand het bedrijf, verwijder hem dan uit de groep zodat hij geen toegang meer heeft tot de gedeelde berichten. Je kunt ook eigenaren aanwijzen die zelf leden mogen beheren, zodat het beheer niet alleen bij de IT-beheerder ligt.

Voor teams met een laag tot gemiddeld mailvolume is dit ruim voldoende. Verwerk je honderden gesprekken per dag, dan loop je tegen de grenzen van Samenwerkende inbox aan (geen botsdetectie, beperkte rapportage) en is een dedicated helpdesktool het overwegen waard.

:::faq
### Heb ik een extra licentie nodig voor een gedeelde mailbox?
Nee. Een Google Group kost geen licentie. Je betaalt alleen voor de individuele teamleden die al een Workspace-account hebben.

### Kunnen klanten van buitenaf naar de groep mailen?
Ja, mits je het posten openzet voor iedereen op het web. Standaard staat een groep vaak beperkter, dus pas de instelling Wie kan posten aan en stuur een testmail om het te controleren.

### Wat is het verschil tussen een gewone groep en Samenwerkende inbox?
Een gewone groep verdeelt mail onder de leden zonder extra structuur. Met Samenwerkende inbox kun je gesprekken toewijzen aan een collega en een status geven, wat de groep geschikt maakt als lichte helpdesk.

### Welke statussen kan ik aan een gesprek geven?
Voltooid, Geen actie nodig en Duplicaat. Daarnaast kun je een gesprek toewijzen aan een specifiek lid zodat duidelijk is wie het oppakt.

### Ziet de klant dat het adres een groep is?
Nee, de klant mailt gewoon naar support@jouwdomein.nl en krijgt antwoord van dat adres. De interne verdeling onder teamleden blijft voor de klant onzichtbaar.

### Is Samenwerkende inbox geschikt voor een druk supportteam?
Voor een laag tot gemiddeld volume werkt het prima. Bij honderden gesprekken per dag mis je botsdetectie en uitgebreide rapportage, en is een aparte helpdesktool een betere keuze.
:::