# Vergaderuitnodigingen beheren in Google Agenda

[[TOC]]

Je agenda is je werkplanning. Hoe je omgaat met uitnodigingen bepaalt niet alleen je eigen productiviteit, maar ook hoe collega's jou waarnemen als betrouwbare deelnemer.

## De drie antwoordopties begrijpen

Google Agenda kent drie antwoorden op een uitnodiging:

- **Ja**: je bevestigt aanwezigheid. De afspraak verschijnt in je agenda en de organisator ziet jouw bevestiging.
- **Nee**: je wijst de uitnodiging af. De afspraak verdwijnt uit je agenda. Voeg altijd een korte reden toe in het bericht als je een uitnodiging van een klant of directie afwijst.
- **Misschien**: je kunt nog niet beslissen of je aanwezig bent. Handig als je twijfelt of als je wacht op goedkeuring van een manager. De afspraak blijft zichtbaar in je agenda met een afwijkende weergave.

Kies bewust. "Misschien" als standaardantwoord op alles irriteert organisatoren en maakt capaciteitsplanning onmogelijk.

:::tip title="Voeg context toe bij je antwoord"
Bij elk antwoord kun je een notitie meesturen. Eén zin als "Ik kan erbij zijn, maar moet om 11 uur weg" of "Liever niet, ik zit dan in een klantsessie" voorkomt heel wat heen-en-weer gemail.
:::

## Uitnodigingen verwerken via Gmail en Agenda

Uitnodigingen komen binnen in Gmail als een speciaal bericht met de drie knoppen direct in de e-mail. Je kunt reageren zonder Google Agenda te openen. Het voordeel is snelheid. Het nadeel is dat je niet ziet of je op dat moment al iets hebt staan.

Open de uitnodiging liever via Google Agenda zelf. Klik op de afspraak en gebruik de detailweergave. Je ziet direct je andere afspraken op dezelfde dag en kunt zo een bewuste keuze maken.

## Automatisch weigeren tijdens afwezigheid

Tijdens vakantie of een vrije dag wil je niet handmatig elke uitnodiging afwijzen. Maak daarvoor een Afwezig-afspraak aan in Google Agenda. Die weigert automatisch uitnodigingen die in die periode vallen en stuurt jouw bericht naar de organisator.

:::howto title="Afwezig-periode instellen"
1. Klik op **Maken** of op een lege plek in je agenda.
2. Kies het tabblad **Afwezig** (naast Afspraak en Taak).
3. Stel de begin- en einddatum in en zet eventueel **Hele dag** aan.
4. Pas het standaard **afwijsbericht** aan zodat het past bij je situatie.
5. Kies of je alleen nieuwe of ook bestaande afspraken in die periode wilt afwijzen.
6. Sla op.
:::

:::warn title="Alleen op Workspace-accounts"
De afspraaksoort **Afwezig** met automatisch weigeren is alleen beschikbaar op een Google Workspace-account. Met een gratis persoonlijk Gmail-account kun je wel een hele dag als "bezet" markeren, maar uitnodigingen worden dan niet automatisch geweigerd.
:::

Combineer dit met de afwezigheidsassistent in Gmail. Dan geef je via e-mail én via je agenda dezelfde boodschap af.

## Samen een tijdstip vinden met Zoek een tijdstip

Als je een vergadering wilt inplannen met meerdere deelnemers, gebruik dan het tabblad Zoek een tijdstip in plaats van handmatig te vragen wanneer iedereen kan:

:::howto title="Zoek een tijdstip gebruiken"
1. Klik op een lege plek in je agenda om een nieuwe afspraak te maken.
2. Klik op **Meer opties** om het volledige bewerkingsscherm te openen.
3. Voeg alle genodigden toe bij **Gasten**.
4. Klik op het tabblad **Zoek een tijdstip** boven de tijdkiezer.
5. Bekijk het raster: elke rij is een deelnemer en de gekleurde blokken tonen wie bezet is.
6. Sleep het afspraakblok naar een kolom waar iedereen vrij is en sla op.
:::

Zoek een tijdstip werkt alleen als je toegang hebt tot de agenda's van de deelnemers. Binnen dezelfde Google Workspace-organisatie is dat standaard het geval. Voor externe deelnemers zie je de beschikbaarheid meestal niet en valt de functie weg. Op mobiel bestaat het tabblad niet, maar kun je via **Roosters bekijken** of **Voorgestelde tijden** wel een handje hulp krijgen.

## Herhalende uitnodigingen beheren

Bij een herhalende vergadering kun je één instantie accepteren of afwijzen zonder de hele reeks te beïnvloeden. Open de specifieke afspraak en kies bij je antwoord voor **Alleen dit evenement**. Zo kun je een keer een wekelijkse standup overslaan zonder de reeks te verbreken.

## Vereiste en optionele deelnemers aangeven

Plan je zelf een vergadering en weet je dat sommige mensen er echt bij moeten zijn en anderen optioneel zijn? Geef dat aan:

- Voeg alle deelnemers toe bij **Gasten**.
- Klik op het persoonsicoontje naast een naam en zet die op **Optioneel**.

Optionele deelnemers zien dat in hun uitnodiging staan. Dat geeft hen de ruimte om hun eigen prioriteiten te stellen zonder dat het onbeleefd overkomt.

:::faq
### Wat als ik een uitnodiging accepteer maar later toch niet kan?
Stuur zo vroeg mogelijk een nieuw antwoord via de afspraak in je agenda. Klik op de afspraak, wijzig je status of kies "E-mail sturen aan organisator". Laat het weten zodat de organisator een alternatief kan zoeken, zeker als je een vereiste deelnemer bent.

### Ziet de organisator of ik op "Misschien" sta?
Ja. De organisator ziet per genodigde de status Ja, Nee of Misschien. Daarom werkt "Misschien" als nette signalering dat je nog wacht op duidelijkheid, en niet als manier om geen keuze te maken.

### Kan ik een uitnodiging afwijzen zonder een bericht te sturen?
Ja, een bericht is optioneel. Voor interne, vrijblijvende afspraken is een simpele "Nee" prima. Bij een klant, directie of een vergadering waar je vereist bent, is een korte toelichting wel zo netjes.

### Waarom zie ik de beschikbaarheid van een externe deelnemer niet?
Zoek een tijdstip leest alleen agenda's die met jou gedeeld zijn. Externe genodigden delen hun agenda doorgaans niet, dus blijft hun beschikbaarheid leeg. Stem in dat geval handmatig af of vraag om een paar opties.

### Kan ik tijdens mijn afwezigheid ook bestaande afspraken laten afwijzen?
Ja. Bij het instellen van de Afwezig-periode kun je kiezen om alleen nieuwe uitnodigingen te weigeren, of ook afspraken die al in je agenda staan voor die periode.
:::