# Vergaderingen plannen via Google Agenda en Meet

Vergaderingen plannen via Google Agenda en Meet is de eenvoudigste manier om een videovergadering op te zetten. Je maakt een afspraak, voegt een Meet-link toe en nodigt deelnemers uit. Iedereen ziet de vergadering in zijn agenda en doet met een klik mee. In dit artikel lees je hoe je dit het beste aanpakt.

[[TOC]]

## Waarom plannen via Google Agenda

Door je vergadering via Google Agenda te plannen, krijgt elke deelnemer de afspraak automatisch in zijn eigen agenda met een herinnering. De Meet-link staat in de afspraak, dus niemand hoeft te zoeken naar de juiste link. Bovendien blijft de link gekoppeld aan de afspraak, ook als je deze later verplaatst of herhaalt.

:::info title="De link blijft bij de afspraak"
Een Meet-link die via Agenda is aangemaakt, blijft bij de afspraak horen. Bij een terugkerende afspraak gebruikt elke instantie dezelfde link, zodat deelnemers altijd weten waar ze moeten zijn.
:::

## Een vergadering plannen

Het plannen van een vergadering met Meet-link gaat in een paar stappen. Je doet dit op de computer of in de Agenda-app.

:::howto title="Vergadering met Meet-link plannen"
1. Open Google Agenda en klik op een tijdstip of op **Maken**.
2. Geef de afspraak een duidelijke titel.
3. Klik op **Google Meet-videovergadering toevoegen**. Er verschijnt automatisch een Meet-link.
4. Voeg de genodigden toe via hun e-mailadres.
5. Stel de datum, tijd en eventuele herhaling in.
6. Klik op **Opslaan** en verstuur de uitnodiging naar de genodigden.
:::

De genodigden ontvangen een uitnodiging per e-mail en zien de afspraak met de Meet-link in hun agenda verschijnen.

:::tip title="Zet de Meet-link automatisch aan"
Wil je dat elke nieuwe afspraak meteen een Meet-link krijgt? Ga in Google Agenda naar **Instellingen**, open **Afspraakinstellingen** en zet **Automatisch Google Meet-videovergaderingen toevoegen aan afspraken die ik maak** aan. Dan hoef je stap 3 niet meer handmatig te doen.
:::

## Deelnemers en rechten

Wanneer je deelnemers toevoegt, kun je per afspraak instellen of genodigden de afspraak mogen bewerken, anderen mogen uitnodigen of de deelnemerslijst mogen zien. Voor een eenvoudige vergadering laat je deze rechten meestal uit, zodat alleen jij als organisator de afspraak beheert.

:::tip title="Voeg een agenda toe"
Voeg een duidelijke agenda toe in het beschrijvingsveld van de afspraak. Zo weten deelnemers waar de vergadering over gaat en kunnen ze zich voorbereiden. Voeg eventueel relevante documenten als bijlage toe.
:::

## Terugkerende vergaderingen

Voor een wekelijks teamoverleg of een dagelijkse standup stel je een herhaling in. De afspraak verschijnt dan automatisch op de gekozen dagen, steeds met dezelfde Meet-link. Zo hoeft niemand de link op te zoeken.

:::warn title="Let op bij het wijzigen van een reeks"
Wijzig je bij een terugkerende afspraak iets, kies dan bewust of je alleen deze keer of de hele reeks aanpast. Pas je per ongeluk de hele reeks aan, dan verschuift elke toekomstige vergadering mee.
:::

## Verschillen tussen beheerder en gebruiker

De mogelijkheden verschillen per rol. De volgende tabel laat zien wie wat doet.

| Rol | Wat je doet |
| --- | --- |
| Beheerder | Bepaalt in de Admin-console of automatisch een Meet-link wordt toegevoegd aan nieuwe afspraken en stelt standaard deelinstellingen en agendarechten in voor de organisatie. |
| Gebruiker | Plant zelf afspraken met een Meet-link en nodigt deelnemers uit, binnen de standaardinstellingen die de beheerder heeft ingesteld. |

## Veelgestelde vragen

:::faq
### Krijgt elke afspraak automatisch een Meet-link?
Dat hangt af van je instellingen. Je beheerder of jijzelf kan instellen dat elke nieuwe afspraak automatisch een Meet-link krijgt. Anders voeg je de link handmatig toe met een klik.

### Kan ik externe gasten uitnodigen?
Ja, je voegt externe e-mailadressen toe als genodigde. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen moeten externen mogelijk worden toegelaten bij binnenkomst.

### Blijft de link hetzelfde bij een terugkerende afspraak?
Ja, bij een terugkerende afspraak gebruikt elke instantie dezelfde Meet-link, zodat deelnemers altijd op dezelfde plek terechtkomen.

### Hoe verander ik de tijd van een geplande vergadering?
Open de afspraak in Google Agenda, pas de tijd aan en sla op. Genodigden krijgen automatisch een update van de gewijzigde tijd.

### Kan een afspraak meerdere videolinks hebben?
Nee, een afspraak kan maar een videovergadering bevatten. Je kiest Google Meet of een andere videovergader-add-on, niet allebei tegelijk.
:::

Met Google Agenda plan je vergaderingen moeiteloos. Lees ook [[meet-externe-gasten|hoe je externe gasten uitnodigt voor Google Meet]] voor vergaderingen met mensen buiten je organisatie.