# Self-service portaal voor Workspace-support met Google Sites

[[TOC]]

## Waarom een self-service portaal investering loont

De meeste medewerkers willen hun vraag liever zelf beantwoorden dan een ticket indienen of een collega storen. Een goed self-service portaal bedient die behoefte en vermindert tegelijkertijd de werkdruk op champions en helpdesk.

Google Sites maakt het bouwen van een interne kennisbanksite eenvoudig: geen technische kennis vereist, automatisch geïntegreerd met Workspace, toegangsbeheer via Google-groepen en altijd up-to-date te houden door redacteurs zonder HTML-kennis.

:::tip title="Stel een meetbaar doel"
**Primair doel van het portaal:** de medewerker vindt het antwoord binnen 60 seconden zonder iemand te hoeven vragen. Test dit letterlijk: geef testgebruikers vijf vragen en meet hoe snel ze het antwoord vinden.
:::

## Structuur van het portaal

Een goed portaal heeft een logische, intuïtieve structuur. Vertraging begint bij verwarring over de navigatie. Houd het aantal hoofdsecties beperkt en laat elke sectie één duidelijke vraag beantwoorden.

Aanbevolen hoofdsecties:

1. **Aan de slag.** Voor nieuwe medewerkers of mensen die net zijn overgestapt. Per tool een introductiegids: Gmail, Drive, Meet, Chat, Agenda. Koppel elk aan het Google Learning Center voor verdieping.
2. **Handleidingen per tool.** Gedetailleerdere how-to's per specifieke handeling. Groepeer per tool en gebruik de ingebouwde zoekfunctie van Sites, die op alle pagina's werkt.
3. **Veelgestelde vragen.** De top 20 vragen uit de helpdesk, gegroepeerd per categorie. Werk dit wekelijks bij op basis van nieuwe vragen.
4. **Trainingsmateriaal.** Link naar de geplande workshops, opgenomen trainingsvideo's en quick-reference cards als PDF.
5. **Contact en escalatie.** Per afdeling de naam en contactgegevens van de champion, plus het e-mailadres en de Chat-ruimte van de IT-helpdesk.

## Sites aanmaken en inrichten

:::howto title="Zo maak je een Workspace-portaal in Google Sites"
1. Ga naar `sites.google.com` en klik op het plusteken voor een nieuwe site.
2. Kies een sjabloon (Leeg of een ingebouwd sjabloon) en geef de site een naam.
3. Voeg via het menu aan de rechterkant tekstblokken, afbeeldingen en knoppen toe.
4. Maak navigatiepagina's aan via **Pagina's** in het rechtermenu.
5. Voeg een gedeelde Drive-map met handleidingen als PDF in via **Invoegen > Drive**.
6. Voeg video's in via **Invoegen > YouTube** of een videobestand uit Drive.
7. Publiceer de site via **Publiceren** rechtsboven en stel toegang in op **Iedereen in [domein]**.
8. Kopieer de gepubliceerde URL en voeg die toe aan de go-live-communicatie.
:::

## Toegangsbeheer

Stel de juiste rechten in zodat iedereen de site kan lezen, maar alleen de juiste mensen kunnen bewerken:

- **Kijkers:** alle medewerkers (iedereen in het domein).
- **Redacteurs:** champions en IT-lead (zij houden de content bij).
- **Eigenaar:** IT-projectlead (eindverantwoordelijk voor publicatie).

Ga in Sites naar **Delen** om de rechten in te stellen. Gebruik Google-groepen voor eenvoudig beheer van meerdere redacteurs: voeg of verwijder mensen in de groep zonder de siterechten telkens aan te passen.

:::warn title="Publiceer apart van bewerken"
Wijzigingen in de editor zijn pas zichtbaar voor medewerkers nadat je opnieuw publiceert. Spreek af wie publiceert, zodat halfafgemaakte pagina's niet per ongeluk live gaan.
:::

## Contentstrategie

Een portaal is alleen waardevol als de content actueel en relevant is. Bouw een onderhoudsstrategie in vanaf dag één.

- **Wekelijks:** voeg nieuwe FAQ-items toe op basis van de helpdeskvragen van die week. Laat champions dit doen, want zij kennen de meestgestelde vragen het beste.
- **Maandelijks:** beoordeel welke pagina's het meest bezocht worden en welke nauwelijks. Verbeter populaire pagina's en verwijder of herbouw pagina's met weinig bezoekers.
- **Per Workspace-update:** controleer of de handleidingen nog overeenkomen met de huidige interface. Google past schermen regelmatig aan en verouderde screenshots zijn verwarrend.
- **Per kwartaal:** review de volledige structuur. Voeg nieuwe tools toe zodra die uitgerold worden, bijvoorbeeld nieuwe Gemini in Workspace-functies.

## Meetbaarheid

Google Sites toont per pagina hoe vaak die bekeken is. Open de site-statistieken in de editor om te zien welke pagina's het meest bezocht worden. Wil je diepere analyse, koppel dan een Google Analytics-property aan de site voor inzicht in verkeer en bezoekers door de tijd heen.

Aanvullend: voeg op de FAQ-pagina een korte Forms-enquête van één vraag in, bijvoorbeeld "Heb je gevonden wat je zocht? Ja / Nee". Dit geeft directe kwaliteitsfeedback zonder extra analytics-tooling.

:::faq
### Kunnen medewerkers buiten kantoor ook bij het portaal?
Ja, zolang ze zijn ingelogd op hun Workspace-account kunnen ze het portaal overal via de browser bereiken. Zorg dat de URL duidelijk gecommuniceerd is en moedig medewerkers aan om hem te bookmarken.

### Hoe houd ik de content actueel als er weinig tijd is?
Wijs per sectie een verantwoordelijke aan, een champion of teamlid, en zet een kwartaalcheck in hun agenda. Met een goede structuur kost het bijhouden gemiddeld zo'n 30 minuten per sectie per maand.

### Mag ik ook externe links opnemen in het portaal?
Ja. Link gerust naar het Google Learning Center, het Workspace Help Center en relevante YouTube-tutorials van Google. Externe bronnen vullen je interne content aan en bieden diepte voor medewerkers die meer willen leren.

### Kan ik het portaal ook op mobiel bereiken?
Ja. Google Sites past zich aan mobiele schermen aan en is via de browser op telefoon en tablet te bereiken. Een aparte app is niet nodig. Test de mobiele weergave vooraf via de preview in de editor.

### Wie mag de inhoud van het portaal bewerken?
Alleen de mensen die je als redacteur toevoegt via Delen. Geef kijkrechten aan iedereen in het domein en bewerkrechten alleen aan champions en de IT-lead, zodat de content gecontroleerd blijft.

### Hoe weet ik of het portaal echt gebruikt wordt?
Combineer de paginaweergaven uit de site-statistieken met de Ja/Nee-enquête op de FAQ-pagina. Dalend ticketvolume bij de helpdesk voor veelgestelde onderwerpen is het sterkste signaal dat het portaal werkt.
:::