# Partnerportaal met Google Sites

[[TOC]]

## Partnerportaal als groeiversneller

Partners zoals resellers, distributeurs en affiliate-partners hebben actueel marketingmateriaal, producttraining en een manier om deals te registreren nodig. Zonder goed portaal gebruiken ze verouderd materiaal, missen ze trainingen en registreren ze deals los via e-mail, waardoor jij geen overzicht houdt.

Een partnerportaal in Google Sites lost dit op zonder complexe externe software. Het schaalt prima van tientallen tot honderden partners en je beheert het volledig binnen Google Workspace.

:::info title="Bedoeld voor externe partners"
Dit portaal richt zich op partners buiten je eigen organisatie. Deel gevoelig materiaal nooit als `Iedereen met de link`, maar publiceer de site met de instelling **Beperkt** en geef toegang via een Workspace-groep. Zo houd je controle over wie meekijkt.
:::

## Portaalstructuur opzetten

Een bruikbaar partnerportaal bevat minimaal de volgende pagina's:

- **Home**: welkomstpagina met de nieuwste updates en snelkoppelingen.
- **Marketingmateriaal**: brochures, one-pagers, presentaties, social-content, campagnemateriaal per campagne en logo- en huisstijlbestanden.
- **Trainingen**: producttrainingen (video's vanuit Drive of YouTube), salestrainingen en een certificeringsformulier.
- **Dealregistratie**: een registratieformulier (Google Formulieren) en een gedeeld Sheets-overzicht met de status van geregistreerde deals.
- **Nieuws en updates**: productnieuws, campagne-aankondigingen en het archief van de partnernieuwsbrief.

Houd de navigatie ondiep. Twee niveaus zijn meestal genoeg, zodat partners alles binnen een paar klikken vinden.

:::howto title="Partnerportaal aanmaken"
1. Maak een nieuwe Google Sites-site en geef die een herkenbare naam, bijvoorbeeld **Partnerportaal Bedrijfsnaam**.
2. Maak alle pagina's aan via het paneel **Pagina's** rechts in de editor.
3. Voeg op de pagina Marketingmateriaal een **Drive**-widget toe via **Invoegen** en selecteer je gedeelde marketingmap.
4. Voeg op de pagina Dealregistratie een **Formulieren**-widget toe en kies je dealregistratieformulier.
5. Plaats trainingen via **Invoegen > YouTube** of via een **Drive**-widget met je trainingsvideo's.
6. Klik op **Publiceren** en zet de toegang op **Beperkt**.
7. Deel de site met je partnergroep en stuur de gepubliceerde URL door.
:::

## Toegang beheren via Workspace-groepen

Beheer toegang met een groep in plaats van per persoon. Dat scheelt werk bij elke nieuwe of vertrekkende partner.

:::howto title="Toegang regelen met een groep"
1. Maak in de Workspace Admin Console een groep aan, bijvoorbeeld `partners@bedrijfsnaam.nl`.
2. Voeg partnercontacten toe aan de groep. Externe adressen kunnen lid worden als de groep externe leden toestaat.
3. Open in Sites het deelvenster, zet publiceren op **Beperkt** en deel met de groep `partners@bedrijfsnaam.nl`.
4. Nieuwe partner erbij? Voeg het adres toe aan de groep. De site-instellingen hoef je niet aan te raken.
:::

:::warn title="Let op de zichtbaarheid"
Controleer na publiceren altijd via de knop **Voorbeeld** of een testaccount of de juiste mensen binnenkomen en buitenstaanders niets zien. Een ingesloten Drive-map of formulier heeft een eigen deelinstelling. Staat die op `Iedereen met de link`, dan lekt de inhoud buiten je portaal, ook al is de site zelf beperkt.
:::

## Dealregistratieformulier

Het dealregistratieformulier is het hart van het portaal. Houd het kort en vraag alleen wat je nodig hebt om een deal te beoordelen:

- Partnernaam (keuzelijst of tekst)
- Contactpersoon
- Klantbedrijf
- Geschatte dealwaarde
- Verwachte sluitdatum
- Productcategorie
- Korte omschrijving van de opportunity

Koppel het formulier aan een Sheet en zet in Formulieren een melding aan zodat je partnerteam een mail krijgt bij elke nieuwe registratie. Een eenvoudige bevestigingsmail naar de partner kun je toevoegen met een add-on of een klein Apps Script.

## Nieuws actueel houden zonder telkens te bewerken

Schrijf nieuwsberichten in een Google Doc en sluit dat document in met een **Drive**-widget op de homepage. Werk je het Doc bij, dan toont het portaal automatisch de laatste versie en hoef je de site zelf niet aan te passen. Datzelfde werkt voor een gedeeld Sheets-overzicht met de status van deals.

:::tip title="Meet wat partners gebruiken"
Koppel via de site-instellingen een Google Analytics-meet-id (formaat `G-XXXXXXXXXX`) aan je portaal. Zo zie je welke pagina's het meest bezocht worden en waar partners afhaken, zodat je het materiaal gericht kunt verbeteren.
:::

:::faq
### Kunnen externe partners inloggen met hun eigen e-mailadres?
Voor een beperkt portaal heeft elke partner een Google-account nodig dat lid is van de gedeelde groep. Dat mag een gratis persoonlijk Google-account zijn. Heeft een partner geen Google-account, gebruik dan een aparte publieke pagina met alleen niet-gevoelig materiaal.

### Hoe beperk ik materiaal tot gecertificeerde partners?
Werk met twee niveaus. Maak een publieke of breed gedeelde pagina voor alle partners en een aparte, beperkt gedeelde site of pagina voor gecertificeerden. Voeg een partner na certificering toe aan de groep van de beveiligde omgeving.

### Kan ik zien hoe het portaal gebruikt wordt?
Ja. Koppel een Google Analytics-meet-id via de site-instellingen. Je ziet dan paginaweergaven, populaire onderdelen en waar bezoekers afhaken. Reken op ongeveer een dag voordat de eerste data verschijnt.

### Hoe houd ik het portaal beveiligd op de lange termijn?
Beheer toegang altijd via een groep, niet per persoon, en haal vertrokken partners direct uit de groep. Controleer periodiek de deelinstellingen van ingesloten Drive-mappen en formulieren, want die staan los van de zichtbaarheid van de site.

### Hoe automatiseer ik de onboarding van nieuwe partners?
Een eenvoudige aanpak is een vaste welkomstmail die je verstuurt zodra je iemand aan de partnergroep toevoegt. Een trigger op groepswijzigingen is mogelijk met Apps Script, maar is bewerkelijk. Een welkomstmail na de eerste dealregistratie is meestal voldoende en simpeler te onderhouden.
:::