Focustijd blokkeren in Google Agenda helpt je om ongestoord aan je belangrijkste taken te werken. In een werkdag vol vergaderingen en meldingen is geconcentreerde tijd schaars. Met een focustijdblok claim je die tijd actief en bescherm je hem tegen onderbrekingen.
Focustijd blokkeren in je agenda
Focustijd is een apart afspraaktype, net als Afwezigheid of Werklocatie. Je maakt een nieuwe afspraak en kiest bovenaan voor Focustijd. Tijdens dat blok kan Google je Chat-meldingen dempen en afspraken weigeren, zodat niemand je werk onderbreekt.
Let op: je kunt focustijd alleen aanmaken vanuit de dag- of weekweergave, en het blok moet een vaste begin- en eindtijd hebben. In de maandweergave is de optie niet beschikbaar.
Een focustijdblok maken
- Open Google Agenda op je computer en zet de weergave op Dag of Week.
- Klik op het tijdslot waarop je wilt focussen.
- Klik bovenin de afspraak op Focustijd.
- Geef het blok een titel, bijvoorbeeld
Diep werk. - Stel de begin- en eindtijd in.
- Kies bij de instellingen of nieuwe en bestaande afspraken automatisch geweigerd worden, of alleen nieuwe.
- Klik op Opslaan. Tijdens het blok wordt je Chat op niet storen gezet.
Het verschil met een gewone afspraak is dat focustijd je actief beschermt. Je Chat-status springt op niet storen en collega's zien dat je geconcentreerd bezig bent in plaats van alleen dat je bezet bent.
Plan focustijd op je beste uren
Iedereen heeft uren waarop hij scherper is. Blokkeer focustijd op het moment dat jij het meest productief bent, bijvoorbeeld de eerste twee uur van de ochtend voordat de vergaderingen beginnen.
Meldingen dempen tijdens focustijd
Een van de krachtigste functies van focustijd is het automatisch dempen van Google Chat. Tijdens het blok krijg je geen pop-ups van inkomende berichten, zodat je niet steeds wordt afgeleid. De eerste keer dat je focustijd gebruikt, staat niet storen voor Chat standaard aan. Je kunt dit per blok aan- of uitzetten.
Voorwaarden voor het dempen van Chat
Het dempen van Chat werkt alleen als je organisatie Google Chat heeft ingeschakeld en het focustijdblok korter is dan 24 uur. Voor langere of opgesplitste blokken blijft het weigeren van afspraken wel werken, maar de Chat-demping niet.
Belangrijk: focustijd dempt Google Chat en zet je Workspace-status op niet storen, maar het dempt niet automatisch je telefoon of apps buiten Workspace. Wil je echt ongestoord werken, zet dan ook je telefoon op stil.
Afspraken automatisch weigeren
Standaard weigert een focustijdblok zowel nieuwe als bestaande afspraken die binnen het blok vallen. Vind je dat te streng, dan kun je in de instellingen van het blok kiezen voor Alleen nieuwe afspraken weigeren. Zo blijven al ingeplande overleggen staan en houd je nieuwe verzoeken buiten de deur.
Controleer wat er geweigerd wordt
Omdat de standaardinstelling ook bestaande afspraken weigert, kan een lang focusblok zomaar een belangrijk overleg afzeggen. Kies bewust tussen alle afspraken of alleen nieuwe, en check je agenda voordat je het blok herhalend maakt.
Focustijd herhalen voor een vast ritme
Geconcentreerd werken werkt het beste als gewoonte. Maak je focustijdblok daarom herhalend, bijvoorbeeld elke werkdag van negen tot elf. Zo bouw je een vast ritme op waarin collega's weten dat je dan niet beschikbaar bent. De stappen voor een vast ritme:
- Maak het blok: kies Focustijd en stel je beste uren in.
- Zet herhaling aan: maak het blok dagelijks of wekelijks terugkerend.
- Regel het weigeren: kies of conflicterende afspraken automatisch geweigerd worden.
- Houd je eraan: behandel het blok als een echte afspraak zodat het een gewoonte wordt.
Door het ritme vast te leggen, hoef je niet steeds opnieuw na te denken over wanneer je focust. Het staat gewoon in je agenda, net als je vergaderingen.
Inzicht in je focustijd
Sommige Workspace-edities tonen een overzicht van je tijdsbesteding, waarin je ziet hoeveel tijd naar vergaderingen en hoeveel naar focus gaat. Of dit beschikbaar is, hangt af van je editie en het beleid van je organisatie. Is het er, gebruik het dan om bij te sturen wanneer vergaderingen je focustijd opeten.
Focustijd is geen garantie
Een focustijdblok helpt, maar uiteindelijk bepaal jij of je je eraan houdt. Zet je tijdens je focusblok toch je mail open, dan verlies je het voordeel. Behandel het blok als een echte afspraak met jezelf.
Voor welke accounts is focustijd beschikbaar?
Focustijd werkt op zakelijke en onderwijsaccounts van Google Workspace, zoals Business Standard en Plus, Enterprise en Workspace for Education. Op een gratis persoonlijk account is de optie meestal niet zichtbaar.
Wat is het verschil tussen focustijd en een gewone afspraak?
Een gewone afspraak toont alleen dat je bezet bent. Focustijd beschermt je actief door je Chat op niet storen te zetten en afspraken te weigeren die binnen het blok vallen.
Weigert focustijd ook afspraken die al in mijn agenda staan?
Standaard wel. Een focustijdblok weigert zowel nieuwe als bestaande afspraken. In de instellingen van het blok kun je dit terugzetten naar alleen nieuwe afspraken.
Kan ik focustijd elke dag inplannen?
Ja. Maak het focustijdblok herhalend, bijvoorbeeld elke werkdag van negen tot elf, zodat je een vast werkritme opbouwt.
Dempt focustijd ook mijn telefoon?
Nee. Focustijd dempt Google Chat en Workspace-meldingen, maar niet je telefoon of apps buiten Workspace. Zet die zelf op stil voor volledige rust.
Kan ik focustijd maken in de mobiele app?
Het aanmaken werkt het beste op de computer in de dag- of weekweergave. Op je telefoon kun je calendar.google.com in je browser openen en overschakelen naar de desktopweergave om dezelfde stappen te volgen.
Combineer focustijd met Afwezigheid instellen voor hele vrije dagen en met Google Agenda instellen en aanpassen om je werktijden goed neer te zetten. Zo bouw je een agenda die werk en rust in balans houdt.