Automatische acties instellen in AppSheet workflows is de stap waarmee je app van een digitaal formulier verandert in een echte procestool. In plaats van dat iemand handmatig vervolgstappen doet, laat je AppSheet die zelf uitvoeren zodra er iets in je data verandert. In dit artikel leer je hoe acties en bots werken en hoe je ze instelt.
Acties versus bots: het verschil
AppSheet kent twee soorten automatisering. Een Action is een losse handeling die een gebruiker of het systeem uitvoert, bijvoorbeeld een knop die een status op Afgerond zet. Een Bot is een automatisering die zelf reageert op een gebeurtenis in je data, bijvoorbeeld een mail sturen zodra een nieuw record wordt aangemaakt.
Knop of achtergrond?
Acties verschijnen vaak als knoppen in je app, terwijl bots op de achtergrond draaien. Voor automatische workflows gebruik je bots, voor handmatige handelingen met een tik gebruik je acties.
Een actie aanmaken
Een actie definieer je in het tabblad Behavior onder Actions. Je kiest de tabel, het type actie en wat de actie precies doet. Een veelgebruikt voorbeeld is een actie die een kolomwaarde aanpast.
Een data-actie maken
- Ga naar het tabblad Behavior en klik op New Action.
- Geef de actie een naam en kies de tabel waarop hij werkt.
- Kies bij Do this de optie
Data: set the values of some columns. - Selecteer de kolom die je wilt aanpassen, bijvoorbeeld
Status. - Vul de nieuwe waarde in, bijvoorbeeld
Afgerond. - Stel onder Only if this condition is true in wanneer de knop verschijnt.
Na het opslaan verschijnt de actie als knop bij de records waarvoor de voorwaarde klopt. Een gebruiker tikt erop en de waarde wordt direct aangepast.
Een bot instellen voor automatische workflows
Bots zijn de motor achter automatische workflows. Een bot bestaat uit een event dat bepaalt wanneer hij start, en een proces dat bepaalt wat er gebeurt. Een proces is opgebouwd uit een of meer taken.
De opbouw van een bot ziet er zo uit:
| Onderdeel | Wat het doet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Event | Bepaalt de trigger | Een nieuw of gewijzigd record |
| Conditie | Optionele voorwaarde | Alleen bij status Nieuw |
| Proces | De reeks stappen die de bot uitvoert | Mail sturen, daarna status bijwerken |
| Taak | De concrete actie binnen een stap | Een mail of een data-update |
Een bot bouwen in Automation
- Ga naar het tabblad Automation en klik op New Bot.
- Stel een Event in en kies het type, bijvoorbeeld
Data changeop een tabel. - Beperk het event eventueel tot een soort wijziging, zoals alleen
Adds. - Voeg een Process toe en geef het een duidelijke naam.
- Voeg een of meer Tasks toe, bijvoorbeeld een mail sturen of data aanpassen.
- Zet de bot aan en test met een echte wijziging in je data.
Geef alles een sprekende naam
Geef je bots en acties duidelijke namen die het doel beschrijven, bijvoorbeeld Mail naar manager bij nieuwe aanvraag. Bij een groeiende app met tientallen automatiseringen scheelt dat enorm bij het terugvinden en onderhouden.
Soorten taken die een bot kan uitvoeren
Een bot kan verschillende taken doen. De meest gebruikte zijn een mail sturen, een record aanmaken of bijwerken, een melding pushen naar de telefoon, of een document genereren op basis van een sjabloon.
- Mail sturen: de bot stuurt een mail met velden uit het record erin verwerkt. Handig voor meldingen aan een collega of bevestigingen aan een klant. Lees meer in e-mailmeldingen instellen.
- Data aanpassen: de bot werkt automatisch een waarde bij of maakt een record aan in een andere tabel, bijvoorbeeld een logregel voor elke wijziging.
- Melding pushen: de bot stuurt een pushmelding naar de app op de telefoon van een gebruiker, zodat die direct ziet dat er actie nodig is.
- Document genereren: de bot maakt op basis van een sjabloon een PDF of document, bijvoorbeeld een offerte of bevestiging.
Voorkom een eindeloze lus
Pas op met bots die elkaar kunnen triggeren. Als bot A een record aanpast dat bot B start, en bot B past iets aan dat bot A weer start, ontstaat een lus. Bouw altijd een duidelijke voorwaarde in zodat een bot niet eindeloos blijft draaien.
Praktisch voorbeeld: melding bij een nieuwe aanvraag
Stel je hebt een tabel Aanvragen en je wilt dat een manager automatisch een mail krijgt zodra er een nieuwe aanvraag binnenkomt. Je maakt een bot met een event van het type Data change dat alleen op toevoegingen reageert. In het proces zet je een mailtaak die het veld met de aanvrager en de omschrijving overneemt. Voeg een conditie toe zodat de mail alleen gaat als het bedrag boven een bepaalde grens ligt, zodat kleine aanvragen geen ruis veroorzaken.
Wat is het verschil tussen een actie en een bot?
Een actie is een losse handeling, vaak een knop die een gebruiker indrukt. Een bot draait automatisch op de achtergrond zodra een event optreedt, zonder dat iemand iets hoeft te doen.
Kan een bot meerdere stappen doen?
Ja. Een proces kan meerdere taken bevatten, zodat een bot bijvoorbeeld eerst een mail stuurt en daarna een status bijwerkt.
Hoe snel draait een bot na een wijziging?
Bots draaien doorgaans binnen enkele seconden na het event, afhankelijk van de synchronisatie en de complexiteit van het proces.
Kan ik een bot tijdelijk uitschakelen?
Ja. Elke bot heeft een schakelaar waarmee je hem uitzet zonder hem te verwijderen, handig tijdens testen of onderhoud.
Kan een event ook op een vast tijdstip starten?
Ja. Naast een wijziging in de data kun je een event op een schema instellen, bijvoorbeeld elke ochtend, of het laten reageren op een binnenkomende webhook.
Waar vind ik terug of een bot is gelukt?
In het tabblad Automation zie je per bot de uitvoeringsgeschiedenis met geslaagde en mislukte runs, zodat je fouten kunt opsporen.
Volgende stappen
Met acties en bots bouw je echte processen. Combineer ze tot een goedkeuringsworkflow waarbij een aanvraag automatisch bij de juiste persoon belandt, of laat een bot een e-mailmelding sturen bij elke nieuwe registratie. Zo neemt je app steeds meer routinewerk over.