E-mailmeldingen instellen in AppSheet zorgt dat de juiste mensen automatisch op de hoogte zijn van wat er in je app gebeurt. In plaats van handmatig iemand te informeren, laat je AppSheet een mail sturen zodra een record verandert. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je dat opzet en personaliseert.
Hoe werken e-mailmeldingen in AppSheet?
E-mailmeldingen draaien via AppSheet Automation. Je maakt een bot die luistert naar een gebeurtenis in je data, bijvoorbeeld het aanmaken van een nieuw record. Wanneer die gebeurtenis optreedt, voert de bot een taak uit van het type Send an email. De mail kan waarden uit het record bevatten, zodat de ontvanger meteen de relevante gegevens ziet.
Een bot bestaat altijd uit twee delen: een event (wanneer er iets gebeurt) en een proces (een reeks taken die wordt uitgevoerd). De taak Send an email is een van die taken in het proces.
Geen eigen mailserver nodig
AppSheet verstuurt mails via de eigen infrastructuur, je hoeft dus geen mailserver in te stellen. Standaard is de afzender het adres van de app-maker. Je kunt de getoonde afzendernaam aanpassen via de instelling Customize From name, maar het onderliggende afzenderadres ligt grotendeels vast.
Een e-mailmelding stap voor stap
E-mailmelding instellen
- Ga naar het tabblad Automation en maak een nieuwe bot aan via Create a new bot.
- Stel het event in, bijvoorbeeld
Adds onlyvoor nieuwe records in je tabel. - Voeg aan het proces een stap toe en kies Run a task.
- Selecteer als taaktype Send an email.
- Vul bij To de ontvanger in, met een kolom of formule zoals
[CustomerEmail]. - Schrijf het onderwerp en de tekst, en verwijs naar kolommen met
<<[Kolomnaam]>>.
Na het opslaan stuurt de bot bij elke nieuwe rij automatisch een mail. Test dit door zelf een record toe te voegen en te controleren of de mail aankomt met de juiste inhoud.
Werkt pas met een abonnement
Het daadwerkelijk versturen van mails via Automation werkt alleen met een betaald AppSheet-abonnement. Zonder abonnement kun je de bot wel configureren, maar voert hij de taak niet uit. Houd daar rekening mee bij het testen.
De inhoud personaliseren
Een goede melding is persoonlijk en bevat precies de juiste gegevens. In het onderwerp en de tekst verwijs je naar een kolom door de kolomnaam tussen vierkante haken te zetten en die te omsluiten met dubbele punthaken: <<[Klant]>>. AppSheet vervangt dat bij verzending door de echte waarde uit het record, bijvoorbeeld de klantnaam of het bedrag.
Voor de inhoud heb je drie veelgebruikte aanpakken:
- Kolomwaarden invoegen: verwijs naar een kolom met
<<[Kolomnaam]>>. AppSheet vult bij verzending de echte waarde uit het record in. - HTML-opmaak: maak de mail op met HTML voor koppen, vetgedrukte tekst en knoppen, zodat de melding professioneel oogt in plaats van als kale tekst.
- Een template hergebruiken: voor terugkerende mails maak je een template dat je opnieuw gebruikt, zodat alle meldingen dezelfde nette opmaak hebben. In een template kun je ook
<<If>>-expressies gebruiken om onderdelen voorwaardelijk te tonen.
Houd het onderwerp kort en concreet
Verwijs in het onderwerp naar de status en bijvoorbeeld de klantnaam, zoals Nieuwe aanvraag van <<[Klant]>>. Een duidelijk onderwerp zorgt dat de ontvanger meteen weet waar de mail over gaat, zonder hem te openen.
De juiste ontvanger bepalen
Het veld To bepaalt naar wie de mail gaat. Je kunt een vast adres invullen, maar krachtiger is een verwijzing naar een kolom die het mailadres bevat. Heeft elke aanvraag een kolom met het mailadres van de verantwoordelijke manager, dan stuurt AppSheet de mail automatisch naar de juiste persoon met [ManagerEmail].
Je kunt ook verwijzen naar een gerelateerde tabel. Staat het mailadres in de gekoppelde klanttabel, dan gebruik je een verwijzing als [KlantRef].[Email]. Zo blijft de ontvanger altijd actueel zonder dat je adressen dubbel hoeft bij te houden.
Controleer of het adres geldig is
Controleer altijd of de ontvanger-kolom een geldig mailadres bevat. Een lege of foute waarde betekent dat de mail niet aankomt zonder dat iemand het merkt. Bouw een voorwaarde in zodat de bot alleen draait als er een geldig adres aanwezig is.
Kan ik meerdere ontvangers tegelijk mailen?
Ja. In het veld To geef je meerdere adressen op gescheiden door komma's, of een formule die een lijst van adressen oplevert.
Kan ik een bijlage meesturen?
Ja. AppSheet kan een gegenereerd bestand zoals een PDF, CSV of XLSX als bijlage meesturen, of een bestand uit een kolom. Dat is handig voor bijvoorbeeld een bevestiging of factuur.
Wordt een mail ook gestuurd bij wijzigingen, niet alleen bij nieuwe records?
Ja. Stel het event in op Updates only of Adds and updates, afhankelijk van wanneer je de melding wilt sturen.
Hoe voorkom ik dat mensen te veel mails krijgen?
Bouw een voorwaarde in het event of de taak zodat de bot alleen mailt wanneer het echt nodig is, bijvoorbeeld alleen bij de status Nieuw en niet bij elke kleine wijziging.
Welke syntax gebruik ik om een kolomwaarde in de mail te zetten?
Gebruik de kolomnaam tussen vierkante haken, omsloten door dubbele punthaken, dus <<[Kolomnaam]>>. Vierkante haken alleen, zonder de punthaken, werken in het veld To maar niet in de mailtekst.
Kan ik het afzenderadres veranderen?
Je kunt de getoonde afzendernaam aanpassen via Customize From name. Het onderliggende afzenderadres is standaard dat van de app-maker en ligt grotendeels vast.
Volgende stappen
E-mailmeldingen zijn vaak een schakel in een groter proces. Combineer ze met een goedkeuringsworkflow zodat een manager per mail een aanvraag kan beoordelen, en bekijk hoe je andere automatische acties koppelt aan dezelfde gebeurtenis. Zo bouw je een app die mensen op het juiste moment de juiste informatie geeft.