Compliance in de advocatuur

Compliance in de advocatuur: het kader

Advocatenkantoren bewaken niet alleen het recht voor cliënten, ze hebben ook eigen compliance-verplichtingen. Die vloeien voort uit de Advocatenwet en de Verordening op de advocatuur (Voda), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), de Sanctiewet en de AVG. Compliance is daarmee een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering geworden.

Google Workspace speelt hierin een ondersteunende rol. Het levert opslag, auditlogging, toegangscontrole en bewaaropties die je nodig hebt om aantoonbaar aan de wettelijke eisen te voldoen. De juridische verantwoordelijkheid blijft altijd bij het kantoor: Workspace is gereedschap, geen compliance-oplossing op zichzelf.

Wwft-verplichtingen voor advocaten

De Wwft is van toepassing op advocaten die bepaalde aangewezen diensten verlenen:

• Aan- en verkoop van onroerend goed.
• Beheer van geld, effecten of andere vermogensbestanddelen van de cliënt.
• Oprichting of beheer van vennootschappen of andere rechtspersonen.
• Aan- en verkoop van ondernemingen.
• Het uitvoeren van financiële of zakelijke transacties namens de cliënt.

Voor deze diensten is een cliëntonderzoek (CDD, Customer Due Diligence) verplicht. Dat omvat in elk geval:

• Identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënt.
• Identificatie en verificatie van de uiteindelijk belanghebbende (UBO) bij rechtspersonen.
• Beoordeling van het doel en de aard van de beoogde zakelijke relatie.
• Voortdurende monitoring van de relatie en de transacties die daarbinnen plaatsvinden.

Let op: advies en bijstand in een rechtszaak of bij strafrechtelijke verdediging valt in beginsel buiten de Wwft. De grens is niet altijd scherp, dus leg per dossier vast waarom de Wwft wel of niet van toepassing is.

Cliëntdossier voor de Wwft in Drive

Maak in je vaste dossierstructuur een aparte submap voor Wwft-compliance. Zo blijven de gevoelige stukken bij elkaar en kun je de toegang gericht beperken.

Dossier - Cliënt XYZ
├── Wwft
│   ├── Identiteitsverificatie (kopie ID)
│   ├── UBO-verklaring
│   ├── Risicobeoordeling
│   └── Transactieoverzichten
├── Correspondentie
└── ...

Beperk de toegang tot de Wwft-submap tot uitsluitend de compliance-verantwoordelijke en de behandelend advocaat. Gebruik in Drive mapgerichte toegangsrechten en zet downloaden, kopiëren en printen uit voor lezers waar dat kan.

Ongebruikelijke transacties melden

Constateer je een ongebruikelijke transactie of heb je aanleiding tot verdenking van witwassen of terrorismefinanciering, dan ben je verplicht dit te melden bij FIU-Nederland (Financial Intelligence Unit). Het melden gebeurt via het officiële goAML-meldportaal van FIU-Nederland (meldportaal.fiu-nederland.nl). Je moet je hiervoor eenmalig als melder registreren.

Documenteer intern bij elke melding:

• Datum en aard van de ongebruikelijke transactie.
• De reden voor de melding.
• Tijdstip en wijze van melden.
• Het meldingsnummer dat FIU-Nederland teruggeeft.

Bewaar dit interne document in een beveiligde Drive-map die alleen toegankelijk is voor de compliance-officier. Deel een melding niet met de cliënt: er geldt een wettelijke geheimhoudingsplicht (tipping-off-verbod).

Sanctietoetsing

Advocatenkantoren moeten cliënten toetsen aan sanctielijsten van de EU, de VN en (waar relevant) de Verenigde Staten (OFAC). Doe dit bij elke nieuwe cliëntacceptatie en periodiek voor bestaande cliënten en relaties.

Gebruik bij voorkeur een geautomatiseerde sanctietoetsingsdienst. Voer je handmatige controles uit, raadpleeg dan officiële bronnen: de geconsolideerde EU-sanctielijst en de informatie over internationale sancties op rijksoverheid.nl. Voor de Verenigde Staten is de OFAC-lijst (SDN en Consolidated List) leidend. Documenteer de uitkomst en de datum van toetsing in het Wwft-dossier.

Bewaring van compliance-documentatie

De Wwft vereist dat je de gegevens uit het cliëntonderzoek bewaart tot vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie of na het uitvoeren van de transactie. De termijn start dus pas op het moment dat de relatie eindigt, niet bij aanvang.

Richt in Google Vault een bewaarbeleidsregel in voor je Wwft-documentatie:

• Label of map: Wwft-dossiers.
• Bewaartermijn: 5 jaar, eventueel met een korte buffer voor controle.
• Actie na afloop: een melding aan de compliance-officier voor beoordeling, in plaats van automatisch verwijderen.

Houd er rekening mee dat de AVG verlangt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Stem je bewaarbeleid daarom expliciet af op de wettelijke Wwft-termijn en verwijder na afloop wat je niet langer mag bewaren.