Waarom video voor HR-onboarding?
Onboarding is een van de meest kritieke momenten in de medewerkerservaring. De eerste indruk bepaalt in hoge mate hoe snel een nieuwe medewerker effectief wordt en hoe betrokken hij of zij op langere termijn blijft.
Traditionele onboarding leunt op documenten, presentaties en live sessies. Video voegt een dimensie toe die tekst niet kan bieden: toon, sfeer en gezichten. Een welkomstvideo van de CEO klinkt heel anders dan een e-mail van de CEO. Een visuele rondleiding door het kantoor of de systemen geeft meer context dan een geschreven handleiding.
Google Vids maakt dit toegankelijk voor elke organisatie, zonder apart videoproductiebudget.
Bewaar video's centraal in een gedeelde Drive-map
Onboarding-video's in Google Vids sla je op in een gedeelde Drive-map. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch toegang zodra ze aan de juiste Google Groep of organisatie worden toegevoegd.
Welke video's maak je voor onboarding?
Een effectief onboarding-videoprogramma bestaat doorgaans uit vijf tot acht korte video's:
- Welkomstvideo van de CEO of directeur (twee tot drie minuten): persoonlijk en warm, geeft cultuur en ambitie mee.
- Organisatiestructuur (drie tot vijf minuten): wie doet wat, hoe zijn de teams ingedeeld?
- Introductie van tools en systemen (per tool twee tot drie minuten): Google Workspace, intranet, HR-systeem.
- Beleid en procedures (vijf tot acht minuten): verlof, declaraties, veiligheid, gedragscode.
- Overzicht eerste week (twee minuten): wat staat er op de agenda en wat wordt er verwacht?
- Cultuur en waarden (drie tot vier minuten): waar staat de organisatie voor?
Welkomstvideo stap voor stap
Zo maak je de welkomstvideo
- Open Google Vids via Drive (Nieuw, Google Vids) of via vids.google.com.
- Laat Gemini een script en storyboard genereren op basis van een prompt en eventueel een Doc uit Drive.
- Laat de CEO het script doorlezen en aanpassen, zodat de uitgesproken versie authentiek klinkt.
- Voeg beelden toe: een foto of korte clip van de CEO, beelden van de werkomgeving en sfeerbeelden van samenwerking of producten.
- Neem de voice-over op of laat de CEO de tekst zelf inspreken voor een persoonlijke toon.
- Bewaar de video met Bestand, Exporteren naar Drive in de onboarding-map.
Script schrijven met Gemini
Typ in Vids een duidelijke prompt, bijvoorbeeld: "Schrijf een script voor een welkomstvideo van twee minuten van onze CEO voor nieuwe medewerkers. Organisatie: [naam]. Sector: [sector]. Waarden: [waarden]. Toon: warm en inspirerend."
Gemini genereert een script met voorgestelde scènes. Laat de CEO het doorlezen en aanpassen; de uitgesproken versie moet authentiek klinken en niet als een gegenereerde tekst.
Beelden kiezen
Voor de welkomstvideo gebruik je:
- Een foto of korte video van de CEO.
- Beelden van het kantoor of de werkomgeving.
- Beelden die de cultuur weerspiegelen, zoals samenwerken, teammomenten, producten of diensten.
Upload deze rechtstreeks vanuit Drive.
Voice-over opnemen
Voor een welkomstvideo is een echte opname van de CEO of HR-manager veel persoonlijker dan een gegenereerde stem. Plan een korte opnamesessie van een kwartier voor de volledige welkomst-voice-over. Vids biedt sinds 2026 ook AI-avatars en synthetische voice-overs, maar bewaar die liever voor neutrale instructievideo's dan voor het persoonlijke welkomstwoord.
Procesinstructievideo's
Procesinstructies zijn uitstekend geschikt voor een gegenereerde voice-over. Niemand verwacht persoonlijkheid van een handleiding; men verwacht duidelijkheid.
Structuur per procesvideo:
- Opening (vijftien seconden): wat leer je in deze video?
- Stap 1: beschrijf de eerste handeling met een screenrecording of afbeelding.
- Stap 2 tot N: herhaal dit per handeling.
- Afsluiting (tien seconden): samenvatting en volgende stap.
Gebruik schermafbeeldingen of screenrecordings als beeldmateriaal. Importeer ze als afbeelding of video in de betreffende scène.
Laat een gegenereerde stem het zware werk doen
Voor instructievideo's kun je per scène de AI-voice-over gebruiken die Gemini voorstelt. Pas je later een proces aan, dan herschrijf je alleen de tekst van die scène en genereer je de voice-over opnieuw, zonder dat iemand opnieuw hoeft in te spreken.
Onboarding-map structuur in Drive
Maak een Drive-map Onboarding - [Organisatienaam] met submappen:
Welkom
Welkomstvideo CEO.mp4
Onze organisatie.mp4
Systemen en tools
Google Workspace introductie.mp4
HR-systeem handleiding.mp4
Beleid
Arbeidsvoorwaarden en verlof.mp4
Gedragscode.mp4
Eerste week
Weekoverzicht week 1.mp4
Deel de map met de organisatie of een specifieke groep met leesrechten. Voeg nieuwe medewerkers handmatig toe of regel automatische toegang via Google Groups.
Zet de map op je onboarding-checklist
Voeg de Drive-map toe aan de onboarding-checklist in je HR-systeem. Zo weet een nieuwe medewerker al op dag één precies waar de video's staan.
Video's actueel houden
Onboarding-video's verouderen snel: systemen veranderen, processen worden aangepast en de organisatie groeit. Plan een halfjaarlijkse review van alle onboarding-video's en loop deze vragen langs:
- Is de informatie nog correct?
- Zijn de schermafbeeldingen nog actueel?
- Zijn er nieuwe processen die een eigen video verdienen?
Omdat een Vids-project gewoon in Drive staat, werk je een bestaande video eenvoudig bij en exporteer je de nieuwe versie ter vervanging van de oude.
Let op bij delen buiten de organisatie
Wil je een video op YouTube zetten (sinds 2026 kan dat rechtstreeks via Bestand, Exporteren naar YouTube), houd er dan rekening mee dat de export standaard op Privé staat. Controleer in YouTube Studio of interne informatie zoals systemen, namen of beleid niet onbedoeld op Openbaar komt te staan.
Kunnen medewerkers onboarding-video's bekijken op hun mobiel?
Ja, Drive-video's bekijk je via de Google Drive-app op Android en iOS. Zorg wel dat de juiste deelrechten zijn ingesteld voor de groep of organisatie.
Hoe voeg ik interactieve elementen toe, zoals quizvragen of klikbare links?
Google Vids ondersteunt geen interactiviteit in de video zelf. Gebruik voor interactieve e-learning Google Sites of een LMS (Learning Management System) en embed daar de Vids-video in.
Hoe lang mogen onboarding-video's zijn?
Houd elke video gefocust op één onderwerp en bij voorkeur onder de vijf tot acht minuten. De aandacht van kijkers daalt sterk na enkele minuten, dus liever meerdere korte video's dan één lange.
Moet elke afdeling eigen onboarding-video's hebben?
Algemene onboarding-video's gelden voor iedereen; afdelingsspecifieke video's maak je apart. Dat geeft meer relevantie voor de kijker en is makkelijker te onderhouden.
Hoe exporteer ik een afgeronde video?
Kies Bestand en daarna Downloaden als MP4 voor een lokaal bestand, of Exporteren naar Drive om de video direct in de onboarding-map te plaatsen. Sinds 2026 kun je ook rechtstreeks naar YouTube exporteren.
Heb ik een betaald abonnement nodig voor de AI-functies?
De AI-functies in Vids, zoals scriptgeneratie met Gemini, gegenereerde video met Veo, AI-avatars en gegenereerde muziek, zitten bij Google Workspace Business- en Enterprise-abonnementen. Voor consumenten zijn ze beschikbaar in de Google AI Pro- en Ultra-plannen.